Координация как функция управления

Координация как  функция управления

Цель координации  — обеспечить согласованность действий членов команды. Перед организацией или ее подразделением стоят самые  разные задачи, а потому каждый работник должен стремиться к достижению этих целей. Если действия не будут согласованными, хаотичной будет и деятельность организации.

 
Огромную роль в процессе координирования  играет организация информационных потоков. Если выполнение частной задачи зависит от выполнения другой задачи, необходимо, чтобы информация о том, что последняя задача решена, своевременно поступала к работникам, которые  должны решать следующую задачу.

 
К сожалению, в нашей стране только формируется особая группа менеджеров, целенаправленно занимающихся коммуникациями, и специалистов, способных дать полноценные  консультации в области коммуникаций, помочь разработать хорошо и экономно функционирующую систему информационных потоков. Любой руководитель должен уделять достаточно внимания этим вопросам, а по возможности прибегать к  помощи специалистов. 

Коммуникации —  это сложный процесс, и для  того, чтобы разобраться в нем, необходимы специальные знания, которые  помогут выявить проблемы и увидеть  их действительные причины. Конечно, такими специальными знаниями может овладеть каждый менеджер, но это требует  определенных усилий и времени, которого обычно не хватает.

 
Существуют традиционные формы, позволяющие  координировать действия работников. 
1. Совещания. Регулярные совещания помогают решить множество проблем. 
Впрочем, организация совещания — не такая уж простая задача. Во-первых, следует собрать информацию, которая имеет значение с точки зрения вопросов, обсуждаемых на совещании. Такую информацию следует распространить заранее, чтобы его участники могли обдумать свою позицию по данному вопросу.

 
Во-вторых, необходимо уметь направлять обсуждение вопроса в нужное русло. Здесь имеется в виду не изменение  мнения работников в нужную сторону, а умение пресекать непродуктивные формы обсуждения вопросов (например, эмоциональный спор). Желательно, чтобы  все точки зрения на решение проблемы были высказаны — это будет  способствовать принятию более эффективного решения.

 
2. Личные контакты между руководителями. Иногда личные контакты позволяют  решить проблемы, связанные с  координированием деятельности  отдельных работников или подразделений,  могут принести большую пользу. Кроме того, необходимо всегда  уточнять важные с этой точки  зрения показатели (например, сроки  выполнения работы), обращаясь к  ответственному за этот вопрос  работнику, для чего иногда  достаточно простого телефонного  звонка.

 
3. Согласование рабочих планов  и графиков. Каждое подразделение  имеет планы; они не всегда  имеют материально выраженную  форму (в виде документа), однако  они всегда есть. По этой причине  всегда необходимо ставить в  известность руководителей других  подразделений о том, в какие  сроки вы планируете выполнить  возложенную на вас работу. Это  необходимо делать в первую  очередь в тех случаях, когда  либо другое подразделение зависит  от вас, либо вы зависите  от другого подразделения. Если  этого не сделать, неожиданно  может возникнуть конфликт. 
 
4. Компромисс. Иногда сотрудникам не удается договориться и прийти к общему мнению независимо от усилий, которые предпринимаются как с их стороны, так и со стороны третьих лиц. Другими словами, возникает конфликт. Ситуация конфликта плоха тем, что она мешает координации действий разных людей или подразделений; в качестве следствия она может иметь недоверие обеих сторон друг к другу, то есть невозможность эффективной совместной работы в будущем.

 
В этом случае целесообразно идти на компромисс, особенно, если от этого  зависит благо организации. Компромисс не означает отказа от своей позиции  и перехода на позицию другой стороны. Компромисс предполагает уступку, которая  мотивируется именно стремлением к  сотрудничеству. При этом желательно четко указать, чем вы готовы поступиться, — в обратном случае противоположная  сторона может взять власть в  свои руки.

 
5. Координация в работе над  документами. Нередко можно столкнуться  с ситуаций, когда документ, предназначенный  для внутреннего пользования  или направляемый в другую  организацию, затрагивает интересы  разных работников или менеджеров. В этом случае исполнитель,  который готовит данный документ, должен предоставить первый вариант  всем лицам, заинтересованным  в нем. Передавая документ, необходимо  указать срок, к которому должны  быть подготовлены все замечания  по нему. 

Когда они будут  готовы, исполнитель должен внести их (или не вносить, но в таком  случае свою позицию необходимо четко  мотивировать). Новый вариант снова  передается всем заинтересованным лицам.

 
Целесообразно  собрать согласительное совещание, на котором будут высказаны все соображения относительно того, каким должен быть документ. Такое обсуждение, осуществляемое лицом к лицу, нередко приносит очень хорошие плоды и помогает разрешить несогласие.