Организация делопроизводства

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет  контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений  граждан) занимается приемом и  учетом предложений, заявлений  и жалоб граждан. Ее функции  следующие:

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов  осуществляет перепечатку документов  с черновиков, считку и правку  текстов документов, учет выполняемой  работы.

6. Копировально-множительное  бюро, как правило, имеет место  в тех организациях, деятельность  которых связана с рассылкой  большого количества нормативной  или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию  документов, тиражированию текстов  документов, подготовке рекламной  продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации - осуществляет прием от структурных  подразделений отработанных и  подготовленных к хранению дел,  оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой  по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые  характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется  спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается  в составе учреждений, имеющих  в своей структуре постоянно  действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
• подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет  всю работу с документами в  небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие  нормативно-методические документы  регламентируют наименование и примерную  структуру службы ДОУ государственных  предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных  структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре  принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных  обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее  собрание членов кооператива.

 

3. Составьте схему работы с исходящим документом. Укажите используемые реквизиты.

 

Исходящие документы подготавливают в структурных подразделениях, к  деятельности которых они относятся, и направляют адресатам в централизованном порядке. Подготовленный проект согласовывают  с руководителем подразделения  и передают в печать. Подготовленный документ исполнитель подписывает  у руководителя подразделения. Если руководитель подразделения не имеет  права подписи исходящих документов, он визирует документ и передаёт  его вышестоящему руководителю. Документ при необходимости визируют или подписывают другие должностные лица и передают ответственному за делопроизводство в подразделении. Документы, составленные непосредственно руководителем предприятия, обрабатывает его секретарь. Делать исправление на документе запрещено. Все замечания или дополнения следует излагать на отдельном листе. Ответственный за делопроизводство в подразделении проверяет правильность оформления документов (правильность составления, наличие виз и приложений). Ответственный за делопроизводство в подразделении  регистрирует подписанный документ в журнале регистрации исходящей документации, регистрационный номер указывают на подлиннике и копии документа. На документах делают пометку о категории почтового отправления (заказное, с уведомлением), кроме простых отправлений. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема работы с исходящими документами

Составление проекта 

исходящего документа

  Проверка  правильности 

  оформления  проекта документа

     Согласование  проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка номера на

документе

Проверка правильности 

адресования

Отправка документа 

адресату

Подшивка второго  экземпляра

(копии) в дело

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: ООО «Управление персоналом», 2005
2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2006. - 272с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
4. Бизнес журнал Bizkiev [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://bizkiev.com/content/view/382/205/ свободный. – Загл. с экрана. Дата обращения: 24.01.2012.