Содержание
Введение 3
1.
Становление НОУТ и ее влияние на делопроизводство
в 1920-30 гг. Создание научно-исследовательских
институтов, ведомственных и вневедомственных
органов рационализации, их исследовательская
деятельность и практические разработки
по внедрению НОУТ 5
2.
Деятельность Отдела административной
техники РКИ СССР, акционерного общества
«Оргстрой» по рационализации делопроизводства.
Институт техники управления, его методическое
и практическое значение 7
3.
Методические разработки ГАУ СССР 1930-60
гг. по организации и технологии делопроизводства.
Попытки совершенствования делопроизводства
административными методами 14
Заключение 18
Список
литературы 20
Введение
Зарождение
документоведения в России было связано
с так называемым "практическим"
документоведением, т.е. с созданием правил
работы с документами и требований к самим
документам на практике, в делопроизводственном
процессе, в прикладной сфере. Практическое
документоведение возникло с появлением
палеографии (науки о развитии письменности,
о древних рукописях) и дипломатики (науки,
изучающей форму и содержание правовых
актов), т.е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда
в России появились унифицированные документные
формы, складывавшиеся из отдельных частных
случаев, которые обобщались в канцеляриях
и затем официально закреплялись. Делопроизводственная
практика и в дальнейшем оказывала постоянное
и существенное влияние на процесс становления
науки о документах.
Однако
уже с начала 18 века стали закладываться
правовые основы документирования, прежде
всего в сфере государственного управления.
Многие формы документов были закреплены
законодательными актами. В 19 веке эта
работа была продолжена. Причём в середине
столетия появились первые попытки теоретического
осмысления документационных процессов
в российском обществе. Они были предприняты
в работах Н. Варадинова и В. Вельдбрехта,
которые систематизировали документацию,
распределили её по группам и на основании
законодательных актов предложили правила
составления документов. В этих работах,
помимо образцов документов, содержалась
и теоретическая часть.
Н.В.
Варадинов, в частности, разделял делопроизводство
на 1) теоретическое и 2) практическое. Он
впервые ввёл в оборот и сам термин "теоретическое
делопроизводство". В теоретическом
значении, по его мнению, делопроизводство
представляет собой "науку, излагающую
правила составления деловых бумаг, актов
и самих дел", а также изучающую "наружные"
и "внутренние свойства" деловых
бумаг. Практическое же делопроизводство
- это "общий порядок производства дел
в присутственных местах по данным законами
формам и по установившимся образцам деловых
бумаг".
Однако
в последующие десятилетия, вплоть
до революции 1917 г., документоведческие
исследования не получили сколько-нибудь
серьёзного продолжения, за исключением,
пожалуй, работ инженера-путейца И.И.Рихтера,
увидевших свет в начале 20-го столетия.
В них содержались отдельные теоретические
обобщения и определения ряда понятий.
Кроме того, автор предпринял небезуспешную
попытку классификации "делопроизводства
и делохранения казённых железных дорог".
1.
Становление НОУТ и
ее влияние на делопроизводство
в 1920-30 гг. Создание научно-исследовательских
институтов, ведомственных
и вневедомственных
органов рационализации,
их исследовательская
деятельность и практические
разработки по внедрению
НОУТ
Общественно-политическая
и научная жизнь России 20-х
гг. изобилует противоречиями. С одной
стороны, пресечение деятельности видных
ученых, с другой - активная и успешная
работа теоретиков и практиков управления
(Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А.,
Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский
И.М. и др.), существование нескольких вполне
самостоятельных школ управленческой
мысли. Например, школы крупного исследователя
НОТ и Управления Гастева А.К. (руководителя
Центрального института труда), выдвинувшей
оригинальную и содержательную концепцию
трудовых установок; направление, возглавляемое
Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем
самой массовой общественной организации
в стране - Лиги «Время», в дальнейшем переименованной
в Лигу «НОТ» — 1924 г.). Керженцев П.М. сделал
в своих исследованиях важный вывод о
перенесении универсальных организационных
принципов деятельности объектов из одной
сферы в другую. Он писал: «... опыт военный
в какой-то мере использовать в промышленности
или организационные методы индустрии
использовать в деле культурной работы
и т. д.»1. Значительный круг ученых
объединяла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители
в основном работали в Институте техники
управления (ИТУ) при Народном Комиссариате
Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором
которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие
управленческой мысли - «производственная
трактовка» управленческих процессов
представлено в литературе Бызовым Л.А.,
Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной
методологической посылкой их теоретических
построений и практической рационализаторской
деятельности явилось утверждение о наличии
общих черт в производственных и управленческих
процессах. Несмотря на определенную ограниченность
функционально-технического подхода к
изучению управления, авторы данной концепции
смогли эффективно решать с ее позиций
многие «локальные» управленческие вопросы:
рационализацию структур; совершенствование
документирования исполнения, планирования
и учета; рационализацию технологии и
техники управленческих процедур и операций.
Институт издавал рекомендации по улучшению
делопроизводства в аппарате управления.
Организационно-научная
деятельность по оптимизации в сфере
управления была закреплена нормативными
документами и созданием целой сети общественных
организаций, институтов и лабораторий,
занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства.
Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ
СССР создан отдел нормализации, состоящий
из пяти секций. В секции делопроизводства
занимались совершенствованием структуры
делопроизводственных служб в партийном
и государственном аппарате, рационализацией
контроля исполнения, разработкой обоснованных
норм выработки для отдельных категорий
управленческих работников. На базе отдела
нормализации в июле 1923 г. организована
Секция административной техники, продолжавшая
и расширявшая направления исследований
своего предшественника (обследование
государственного аппарата с использованием
хронометража, анкетирования; консультации
по улучшению деятельности «низовых»
органов управления, методическая помощь
и т. д.)2.
Для
координирования работы по НОТ в
масштабах всей страны в декабре
1923 г. образован Совет научной организации
труда, производства и управления (СовНОТ).
2.
Деятельность Отдела
административной техники
РКИ СССР, акционерного
общества «Оргстрой»
по рационализации делопроизводства.
Институт техники управления,
его методическое и
практическое значение
В
середине 20-х гг. дополнительно создаются
две новые крупные организации:
1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926
г. Государственный институт техники управления
(ИТУ). Обе организации работали в постоянном
и тесном контакте. Причем деятельность
Оргстроя носила преимущественно прикладной
характер (разработка образцов канцелярской
мебели, оборудования, средств оргтехники),
тогда как ИТУ больше внимания уделял
теоретическим исследованиям в области
управления. Реализация теоретических
положений проходила по линии Оргстроя
или силами самого института, имевшего
тесные связи с низовыми органами НОТ
(опытно-рационализаторскими станциями,
оргбюро предприятий, ячейками по НОТ,
лабораториями и др.).
Наиболее
интересные и перспективные разработки
проблем делопроизводства велись в
ИТУ по следующим основным направлениям3:
документооборот
учреждений и методы его оптимизации;
способы
регистрации документов, выбор рациональных
методов учета документации;
контроль
исполнения документов;
хранение
документов.
Движение
основных документопотоков учреждений
исследовалось с использованием
графических методов, предлагались оптимальные
варианты работ с документацией, сокращались
инстанции прохождения документов и операции,
выполняемые с ними, разрабатывались маршруты
курьерской связи. В рекомендациях ИТУ
по выполнению учреждениями операций
регистрации предлагалось, по возможности,
отказаться от регистрации исходящей
корреспонденции. Пропагандировалась
«безрегистрационная система», базировавшаяся
на принципе направления документов непосредственно
исполнителям. Однако низкая общая культура
управления работников советских ведомств
и учреждений стала причиной того, что
внедрение данной системы во многом себя
не оправдало.
По
системе и направлениям обследования
объектов ИТУ практически не отличался
от зарубежных консультационно-внедренческих
фирм и от организаций, которые работают
в этой области на современном этапе. В
результате детального обследования учреждений
создавался проект реорганизации общего
делопроизводства, состоящий из двух основных
частей. Первая содержала краткую характеристику
существующего положения дел в организации;
во второй — намечались конкретные пути
реорганизации и улучшения деятельности
делопроизводства. Описание делопроизводства
велось в соответствии со стадиями обработки
документов: прием, регистрация, разметка
корреспонденции, курьерская связь, порядок
исполнения и контроль, отправка документации.
В
проекте «новой системы делопроизводства»
ИТУ излагались следующие общие принципы
оптимизации деятельности обследуемых
объектов4:
организация
делопроизводства должна быть единой
для всего учреждения;
регистрация
документов должна быть однократной
и производиться в самой упрощенной
форме; отказ, где возможно, от регистрации;
количество
инстанций, через которые проходит
каждый документ, сокращается до минимума;
справочная
работа обеспечивается с наименьшей
затратой энергии и времени;
контроль
исполнения документов должен быть проверкой
по существу, не носить формальный характер;
наблюдение,
руководство и ответственность
за постановку делопроизводства возлагается
на определенное лицо.
После
изложения общих принципов давались
конкретные рекомендации по совершенствованию
делопроизводства для обследуемого объекта.
ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены
«Правила постановки архивной части делопроизводства
в государственных, профессиональных
и кооперативных учреждениях и предприятиях
РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались
рекомендации по составлению перечней
категорий и дел, циркулирующих в учреждениях,
и правила их уничтожения (для документов
с истекшими сроками хранения).
Важным
этапом в развитии проблем делопроизводства
можно считать подготовленный ИТУ
проект «Общих правил документации и
документооборота» (издан в 1931 г.). В нем
аккумулирован передовой практический
опыт, накопленный к этому времени различными
ведомствами и организациями, обобщены
исследования отечественных и зарубежных
ученых. Предполагалось ввести «Общие
правила» в качестве типовых и единых
для всех учреждений. Основным исполнительным
органом по реализации всех делопроизводственных
операций, по замыслу авторов, должен был
стать секретариат. В «Правилах» определялись
функции работников секретариата, их обязанности
и содержание работ. Изложение материала
в «Правилах» можно сравнить с содержанием
современных обучающих инструкций к компьютерным
программам. Например, детально описывался
порядок обработки корреспонденции и
указывалась методика выполнения каждой
операции5.
Разработанные
составителями «Правил» признаки группировки
дел (корреспондентский, предметно-вопросный,
номинальный, географический и хронологический)
актуальны в делопроизводстве и сейчас.
В «Правилах» последовательно и полно
представлена вся технология выполнения
операций, включая подготовку дел к сдаче
в архив и их архивное хранение. Вполне
уместно, учитывая высокий научный уровень
исполнения «Правил», их общегосударственную
значимость, сравнение этого документа
с Единой государственной системой делопроизводства
(ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были
доработаны по отзывам учреждений и окончательно
не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле
1932 г.
При
всем разнообразии видов и форм документов,
реально циркулирующих в советских
учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными
по форме и содержанию потоки документации.
В этой связи к концу 20-х гг. остро встала
проблема их унификации и стандартизации.
В ИТУ организовали специальное структурное
подразделение, занимавшееся этими вопросами
на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации.
Им были разработаны стандарты служебных
писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов,
извещений и др. Стандартизировались материалы,
применяемые в делопроизводстве (бумага,
чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.);
средства и предметы конторского труда,
включая офисную мебель. Успешной была
деятельность Кабинета по стандартизации
форматов бумаги (использовался, в частности,
опыт Германии).