Лекции по психологии

        - масштаб привлечения участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

        - место проведения - местные, выездные;

        - периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);

        - количество участников - в узком  составе-до 5 человек, в расширенном  составе-до 20 человек, представительные - более 20 человек. 

         Деловые совещания могут классифицироваться  по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче.

         Совещания подразделяются на  инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

         Цели инструктивных совещаний  - передача необходимых сведений  и распоряжений сверху вниз  по схеме управления для скорейшего их выполнения.  Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных.

         Цели оперативных (диспетчерских)  совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

         Цели проблемных совещаний - поиск  наилучших решений проблемы в  кратчайшие сроки, вынесение на  обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.

         Проблемное совещание может включать  такую форму группового принятия  решений, как дискуссия, которая  предполагает общение на основе  доводов и аргументов с целью  найти истину путем сопоставления  различных мнений. Суть действий  в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.

       Таким образом, деловое совещание представляет собой форму групповой деятельности; соответственно факторы, определяющие его эффективность, связаны в  первую очередь с умением организовать работу труппы и управлять групповым  поведением. В отличие от деловой беседы, когда собеседники не могут не принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, речевое поведение участников делового совещания во многом обезличено, подчинено интересам и ожиданиям той группы, представителями которой они себя считают.  

       3. КОСВЕННОЕ ДЕЛОВОЕ  ОБЩЕНИЕ

       Телефонный  разговор - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.

         Особенности телефонной коммуникации. У телефона есть ряд преимуществ,  которых лишены другие средства  коммуникации. Главные из них:  скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи; конфиденциальность контакта; сокращение бумагооборота; экономия средств на организацию контактов других видов.

         Чтобы освоить правила эффективного  ведения телефонных переговоров,  необходимо сначала осознать  и учесть все значимые компоненты  этой типичной коммуникативной  ситуации.

         Коммуникативная установка - расположить собеседника к дальнейшим деловым контактам; получить или передать достоверную информацию, не тратя времени и средств на командировки или переписку.

         Ролевые установки. В деловом  разговоре по телефону роли  собеседников ничем не отличаются от таковых в непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает свое поведение, выбирая удобный ему момент и манеру ведения разговора.

         Невербальными средствами общения по телефону могут быть паузы (их продолжительность), интонация (выражающая энтузиазм, согласие, настороженность и т.д.), шумовой фон и быстрота снятия трубки (после гудка), параллельное обращение к другому собеседнику и т.д.

         Правда, все перечисленные моменты могут не согласовываться с вашими мотивами, если инициатор беседы - кто-то другой. Поэтому нужно быть готовым к тому, что по объективным или субъективным причинам разговор может сорваться, что собеседник может просто не захотеть разговариватъ с вами.

         Телефонный этикет. По принятому  в деловом мире "телефонному  этикету" каждый из говорящих  должен придерживаться определенного  набора этикетно-речевых формул  общения по телефону.

       Любые деловые контакты связаны с достижением  целей, решением конкретных задач, т.е. с реализацией коммуникативной установки

         Участники делового общения, обладая  реальным статусом (профессиональным, социальным, культурным), в процессе  переговоры исполняют роли, обусловленные  характером коммуникативной ситуации. Как правило, переговорный процесс предполагает отношения в системе субъект - субъект. Каждый из участников переговоры руководствуется своими намерениями, мотивами, целями. Успешное завершение переговоров - это прежде всего выработка совместного решения, совместных планов дальнейших действий, так как самой общей целью партнеров в переговорном процессе является обмок мнениями и информацией с последующим налаживанием новых скя-зей и отношений или подтверждением старых. В особых случаях целью переговоров становится разрешение конфликта.

         Мотивы, цели, ролевые установки,  условия переговоров диктуют  набор этикетио-речевых формул, специфических  речевых и языковых средств  оформления предметного содержания  разговора. 

         Начиная переговоры, нужно учитывать личные качества и жизненные ценности каждого из участников, уметь посмотреть па проблему глазами собеседника, оппонента, конкурента, строить речевые обороты следует с учетом доступности, простоты понимания любым из партнеров но общению.

       Косвенное деловое общение кроме телефонных переговоров, включает составление деловых писем.

       Деловая переписка играет важную роль при  общении с клиентами, партнерами, поставщиками и т.д. Ведь деловое  письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании.

       Несколько правил составления деловых писем:

1. Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес.
2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем.
3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент.
4. Нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя.
6. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк.

       Деловое общение, как  в своей письменной (деловая корреспонденция и документация), так и устной (деловая речь) формах отличается высокой степенью конвенциональноти, то есть жесткому следованию ряду общепринятых норм и правил, как речевого плана, и тогда мы говорим о речевом этикете, так и общеповеденческого (деловой этикет). Это обусловливает наличие постоянных формулировок, повторяющихся в одной и той же ситуации, например, при открытии совещаний, установления контактов на переговорном процессе и т.д., которые являются характерным признаком этого вида речевой деятельности. 

  4. ДИАГНОСТИКА КОММУНИКАТИВНЫХ  СПОСОБНОСТЕЙ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ

  Тест  «Умеете ли вы вести  деловые переговоры?»

  Инструкция. Вам предлагается 16 вопросов, на каждый из которых вы должны ответить «да» или «нет».

  Если  вы владеете секретами умелого ведения беседы, то это может весьма вам помочь в общении с окружающими и в достижении своих целей даже в условиях конкуренции. Предлагаемый ниже тест как раз и призван помочь вам разобраться, пусть и в первом приближении, одарены ли вы такой способностью, или вам надо срочно приложить усилия, чтобы овладеть хотя бы минимумом дипломатических навыков.

  1. Бывает ли, что вас удивляют  реакции людей, с которыми вы  сталкиваетесь в первый раз?

  2. Есть ли у вас привычка договаривать  фразы, начатые вашим собеседником, поскольку вам кажется, что вы угадали его мысль, а говорит он слишком медленно?

  3. Часто ли вы жалуетесь, что  вам не дают всего необходимого  для того, чтобы успешно закончить  порученную вам работу?

  4. Когда критикуют мнение, которое  вы разделяете, или коллектив, в котором вы работаете, возражаете ли вы (или хотя бы возникает у вас такое желание)?

  5. Способны ли вы предвидеть, чем  вы будете заниматься в ближайшие 6 месяцев?

  6. Если вы попадаете на совещание,  где есть незнакомые вам люди, стараетесь ли вы скрыть ваше собственное мнение по обсуждаемым вопросам?

  7. Считаете ли вы, что в любых  переговорах всегда кто-то становится победителем, а кто-то обязательно проигрывает?

  8. Говорят ли о вас, что вы  упорны и твердолобы?

  9. Считаете ли вы, что на переговорах всегда надо запрашивать вдвое больше того, что вы хотите получить в конечном итоге?

  10. Трудно ли вам скрыть свое  плохое настроение, например когда  вы играете с приятелями в  карты и проигрываете?

  11. Считаете ли вы необходимым  возразить по всем пунктам тому, кто на совещании высказал мнение, противоположное вашему?

  12. Неприятна ли вам частая смена  видов деятельности?

  13. Заняли ли вы ту должность  и получили ли ту зарплату, которые наметили для себя  несколько лет назад?

  14. Считаете ли вы допустимым пользоваться слабостями других ради достижения своих целей?

  15. Уверены ли вы, что можете легко  найти аргументы, способные убедить  других в вашей правоте?

  16. Готовитесь ли вы старательно  к встречам и совещаниям, в  которых вам предстоит принять участие?

  Оценка  результатов. За каждый ответ, совпадающий  с контрольным, начислите себе по 1 баллу. Оцените свои результаты. 

  Сумма баллов от 0 до 5 означает, что вы не готовы для ведения переговоров. Вам  следует немного поработать над  собой.