Автоматические системы управления и особенности их внедрения

При построении модели проблемной ситуации исследованию в  первую очередь подлежит состояние  исходных данных задачи, модели ситуации принятия решения, ограничения, варианты решений и их последствия, внешние  факторы субъективного и объективного характера. Совокупность этих элементов  составляют определённую систему принятия управленческих решений. Её можно назвать  системой поддержки принятия решений (далее - СППР). Другими словами, система  поддержки принятия решений (СППР) –  это система, обеспечивающие лицо принимающие  решение, необходимыми данными, знаниями, выводами, рекомендациями  для принятия решений.

Концептуально модель современной СППР содержит подсистемы, основанные на базах знаний, данных и моделей: отображения поддержки  понимания проблемы, генерация моделей, выработка рекомендаций, модель объекта.

Схематично процесс  принятия решений с использованием СППР выглядит следующим образом. Сперва пользователь запрашивает необходимые ему данные, наиболее полно изучает проблему, получает от системы поддержки принятия решений советы, относящиеся к опыту решения похожих проблем, пробует применять различные методы и знания экспертов. Такой анализ помогает глубже понять и рассмотреть проблему, уточнить свои предпочтения и выбрать наилучший вариант её решения. В перспективе ожидается появление интеллектуальных СППР, которые будут подстраиваться под индивидуальный стиль мышления пользователя и имитировать приемы его работы.

Система поддержки  реализации решения (далее - СПРР) создана  обеспечить реализацию решения лица принимающего решение внутри объекта управления. На каждом этапе своего развития в СППР и СПРР преобладает то или иное обеспечение: организационное, информационное, математическое, техническое, лингвистическое, программное, правовое и др. Основные принципы организации СППР являются общими при любом наборе обеспечивающих средств. Традиционно уровни принятия решений разделяют на тактический, оперативный и стратегический. Каждый этот уровень требует определённой информационной поддержки, которая в большинстве случаев реализуется в виде автоматизированной информационной системы.

Информационные  системы для оперативного управления обеспечивают пользователя системы  информационным продуктом, каждодневно  необходимых для принятия эффективных  управленческих решений. Это могут  быть разнообразные отчеты о внутренних операциях, данные о конъюнктуре  рынка и т.п. Подобные информационные продукты предоставляются потребители  в некотором порядке. Например:

- по их требованию

- периодически, в  соответствии с определённым  графиком

- как следствие  некоторых исключительных событий

Например, некоторые  менеджеры по продажам получают отчет  о продажах определённого товара, анализы отчетов, в которых содержится результаты продаж, как по видам  товаров, так и по территориальному распределению филиалов.

Тактические информационные системы созданы для обработки  данных и реализации моделей, которые  помогают в принятии отдельных решений, в основной массе слабо структурированные  задачи. такие системы призваны обеспечить руководителей среднего звена необходимой информацией для принятия групповых либо индивидуальных тактических решений. Зачастую такие решения имеют большее значение на определённом временном интервале.

Стратегические  же информационные системы предназначены  для принятия стратегически важных решений и используются руководителями высшего ранга. Системы эти обеспечивают доступ к информации, отражающей текущее  состояние дел, и взаимосвязи, которые  необходимы для принятия решений.

Высшие руководители получают информацию из множества источников, не только из компьютерных систем, но и  из писем, различных отчетов, заметок и тд. Цель компьютеризированной стратегической информационной системы – обеспечить высшему составу руководителей наиболее быстрый и упрощённый доступ и сортировку нужной информации по ключевым факторам, которые позволят оценивать степень достижения стратегических целей предприятия и прогнозировать его деятельность на длительную перспективу.

в 80-х годах 20 века качественно новые изменения  социальной, экономической и технической  сфер вызвали острую необходимость  ускорения информационных процессов  и стимулировали взрывной характер развития информационных технологий. Из-за этого появились новые классы автоматизированных информационных систем – системы обработки данных, информации и знаний.

1.5 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  УПРАВЛЕНИЕ ОФИСАМИ И КОРПОРАЦИЕЙ

Основной объект управления является операционный документ, который имеет как и все документы свой жизненный цикл. Операционные документы формируются при существовании любой хозяйственной операции и подтверждают её совершение. Между документами возможно установление связи. Совокупность всех операционных документов в сумме образуют документооборот предприятия, который состоит из автоматизации документооборота, электронного корпоративного архива, системы распределения баз данных, управления персоналом, создания в корпорации единого пространства которое будет обучать персонал, например система «корпоративный университет» (LotusLearningSpace).

Такой пакет прикладных программ как «Делопроизводство» представляет собой развитие систем электронного документооборота, за основу которого берется технология LotusDomino/Notes. Такие продукты на отечественном рынке, и на рынке СНГ не новинка, и поставляются на протяжении последних пяти лет, и широко предоставлены на многих предприятиях и организациях различного профиля деятельности.

Подсистема «Картотека» - это базовое приложение в структуре  корпоративного документооборота кафедры. База данных использует другие приложения для получения нужной необходимой  информации о структуре организации  и личных данных сотрудников.

Подсистема «Картотека»  является основным компонентом всей системы в силу некоторых особенностей, таких как: настройка всей системы  на структуру высшего учебного заведения  с описанием всех должностей и  подразделений, содержит информацию о всех физических лицах, уволенных и работающих сотрудников, кандидатах для приёма на работу, аспирантов и студентов.

Такая подсистема как  «Делопроизводство и документооборот» предназначена для создания в  организациях и на предприятии технологической  цепочки подготовки, утверждения, согласования и исполнения документов.

Программный комплекс «IBA-ISO/Outside» предназначался для управления документами в системе менеджмента качества предприятия, формирования статистической отчетности, для контроля исполнительской дисциплины, автоматизации процессов внутренних проверок качества или окружающей среды с применением безбумажной технологии. Комплекс реализовывался на платформе LotusNotes.

При разработке комплекса  были учтены традиционные методы контроля адекватности и эффективности системы  менеджмента качества, мониторинга  процессов создания продукции. Основной упор был сделан на формализацию и  гибкость настроек документооборота процессов  управления качеством с применением  электронной почты, и максимальную автоматизацию процедур внутренних проверок качества и системы управления окружающей средой, при которой учитывается  корпоративные реализации.

информационная система поможет тому дальновидному управляющему составу, которые работают на перспективу роста. В нашей республике широко применяются такие системы, как: «Галактика», система «Эталон», справочно-правовая система «КонсультантПлюс».

Основной объект, с которым работает система «Галактика», это операционный бизнес-документ. Выделяются три основных вида бизнес-документов: документы-основания, планы, регламентирующие операции между юридическими лицами; сопроводительные документы, в которых отражена суть выполняемых операций. Кроме этого, система «Галактика» создает такие организационные документы, как «Структура штатного расписания», личные карточки сотрудников и т.д.

2 ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ  АВТОМАТИЧЕСКИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ. СТАНДАРТЫ MRP/ERP

2.1 ОСОБЕННОСТИ И ЗАДАЧИ АВТОМАТИЧЕСКИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Внедрение автоматических систем управления предприятием является достаточно сложным и длительным процессом. Но не смотря на новизну компьютеризированных систем, некоторые проблемы уже изучены, формализованы и имеют эффективные пути решения. Заблаговременное изучение и подготовка к этим проблемам в значительной мере облегчает, удешевляет и помогает по максимуму безболезненней пройти процессу внедрения АСУ, повышает эффективность дальнейшего использования системы.

В данном вопросе, мы рассмотрим основные проблемы, возникающие  в большинстве случаев, при внедрении  информационных систем в управление предприятием, и максимально эффективные  пути по их решению.

1. Отсутствие постановки  задач менеджмента на предприятии.

Эта проблема включает в себя не только методологию управления, но частично философские и психологические  аспекты. Дело обстоит намного сложнее, чем кажется на первый взгляд. Ведь большинство руководителей управляют предприятием исходя из своего опыта, интуиции, своего видения управленческого процесса основываясь на весьма не структурированные данные о реальном состоянии дел и динамике.

Грамотная постановка задач менеджмента, является основным фактором при внедрении АСУ на предприятии. Прежде чем запускать  проект автоматизации в определённую область деятельности предприятия, требуется детальное изучение на грамотность построения бизнес-процессов.

Поэтому, при внедрении  процесса автоматизации желательно внедрение в область автоматизации  профессиональных консультантов, которые  помогут свершиться процессу. По опыту  внедрения затраты на консультантов  гораздо меньше, чем убытки от проваленного проекта автоматизации.

2. Необходимость  в частичной реорганизации структуры  и деятельности предприятия при  внедрении информационной системы  управления предприятием.

Прежде чем приступать к внедрению АСУ, обычно проводят частичную реорганизацию структуры  предприятия и технологию ведения  бизнеса. Именно поэтому, не маловажный этап проекта внедрения, является полное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе этого  заключения, которое получают в результате обследования, строится вся дальнейшая схема информационной системы. Без сомнения, автоматизировать можно все по принципу «как есть», однако этого делать не стоит. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения огромного количества необоснованных растрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых помогло бы уменьшить производственные и логистические ошибки, и существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес процессов. Как сказано « нельзя автоматизировать хаос, иначе мы получим автоматизированный хаос». Под реорганизацией имеется ввиду реинженеринг в классическом понимании, с полной перестройкой внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

3. Необходимость  в изменении технологии работы  с информацией, и принципов  ведения бизнеса.

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую до этого технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одним  из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого  учета и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение  может быть определено как центр  финансового учета, с соответствующим  уровнем финансовой ответственности  его руководителя. Это в свою очередь  повышает ответственность каждого  из руководителей, и представляет в  руки высших менеджеров эффективный  инструмент для четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии АСУ  руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо  всех срезах деятельности компании, без  временных задержек и излишних придаточных  звеньев. Кроме того, информация подается руководителю в удобном виде, при отсутствии человеческого фактора, который может предвзято или субъективно трактовать информацию. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который её доставил. Такой подход имеет право на жизнь и при наличии информационной системы управления, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.

Внедрение АСУ вносит существенные изменения в управления бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или  завершение того или иного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается  автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс  лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных  системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определённому числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основании существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ отправляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д. поэтому каждый этап выполнения заказа должен контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.