Документооборот в Акционерных обществах

.13.4.Регистрирует полученные документы в журнале учета входящих документов в соответствии с порядком регистрации документов, установленным Правилами документооборота.

.14.При поступлении документов по ведению реестра сотрудник Общества, принявший документы, регистрирует их в журнале учета входящих документов.

.15.Сотрудник вносит в журнал учета входящих документов записи в соответствии с требованиями, установленными Правилами ведения реестра.

.16.При внесении принятых документов в журнал учета входящих документов им присваивается входящий номер, соответствующий порядковому номеру записи по журналу.

.17.В журнале учета входящих документов регистрируются как распоряжения на внесение записей в реестр, так и все документы, являющиеся основанием для внесения записи в реестр. Документы группируются в дела в соответствии с операцией, основанием для которой являются. Исполнение распоряжений осуществляется в соответствии с порядком и сроками, установленными Правилами ведения реестра. В журнал учета входящих документов вносится отметка об исполнении в соответствии с порядком обработки распоряжений, установленным Правилами документооборота.

.18.В журнале учета входящих документов регистрируются как запросы документы, являющиеся запросами на получение информации из реестра, и письменные запросы от зарегистрированных лиц о правах, закрепленных ценными бумагами и о способах и порядке осуществления этих прав. Ответы на письменные запросы даются в соответствии с порядком и сроками, установленными Правилами ведения реестра. В журнал входящих документов вносится отметка об исполнении запроса в соответствии с порядком обработки запросов, установленным Правилами документооборота.

.19.В журнале учета входящих документов регистрируются как информация документы, поступающие от уполномоченных государственных органов, в том числе судебных органов, не требующие ответа. На документы, зарегистрированные в журнале входящих документов как информация, Общество не выдает письменного ответа и не направляет их на обработку. Такие документы после ознакомления сотрудников, осуществляющих ведение реестра, направляются на хранение.

.20.При регистрации документов в журнале учета входящих документов сотрудник, принявший и зарегистрировавший документы, вносит свою фамилию, имя, отчество. На каждом документе ставится дата приема документов, входящий номер документа по журналу входящих документов, и подпись сотрудника, осуществившего регистрацию.

.21.При личном обращении сотрудник после регистрации принятых документов в журнале входящих документов составляет акт приема-передачи документов в двух экземплярах. Акт приема передачи документов подписывается обратившимся лицом и уполномоченным сотрудником Общества. Один экземпляр акта выдается обратившемуся лицу, а другой экземпляр акта скрепляется с зарегистрированными документами для дальнейшей передачи на обработку (исполнение).

.22.Сотрудник, зарегистрировавший документы в журнале учета входящих документов, осуществляет контроль и несет ответственность за соответствие документов, принятых от зарегистрированных лиц, актам приема передачи и данным журнала входящих документов.

.23.При обнаружении несоответствия состава документов записям журнала входящих документов сотрудник, принимавший документы, организуют поиск недостающих документов и, при необходимости, решает вопрос о восстановлении ненайденных документов.

.24.Обработку (исполнение) документов осуществляет лицо, назначенное генеральным директором Общества, либо самим генеральным директором Общества.

.25.Прием и обработку документов осуществляют разные сотрудники, таким образом, чтобы исполнение распоряжения одного зарегистрированного лица исполняется разными сотрудниками в соответствии с Правилами ведения реестра.

.26.Обработанные (исполненные) документы передаются на хранение.

.27.При обработке распоряжений и документов о внесении записей в реестр, запросов на предоставление информации из реестра, сотрудник Общества осуществляет экспертизу документов:

.27.1.Проверяет наличие всех документов для проведения операции в реестре (наличие письменного запроса на предоставление информации) в соответствии с Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ.

.27.2.Проверяет, что представленные документы являются подлинниками или копиями, удостоверенными в соответствии с требованиями Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ.

.27.3.Проверяет, что предоставленные документы соответствуют формам, установленным Обществом, или требованиям, установленным Федерального органа исполнительной власти на рынке ценных бумаг.

.27.4.Проверяет, что документы заполнены разборчиво, не содержат исправлений и помарок.

.27.5.Проверяет наличие всей необходимой информации в предоставленных документах в соответствии с Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ.

.27.6.Проверяет, что запрос на предоставление информации содержит указание на то, какая информация требуется (перечень и объем информации), запрос уполномоченного государственного органа содержит перечень запрашиваемой информации и основания ее получения.

.27.7.Проверяет, что документы, предоставленные иностранным лицом (нерезидентом), надлежащим образом легализованы.

.27.8.Проверяет, что документы содержат все необходимые подписи и печати в соответствии с Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ: Распоряжение (запрос) подписан зарегистрированным лицом, либо должностным лицом юридического лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, либо лицом, действующим от имени зарегистрированного лица по доверенности, оформленной в соответствии с Правилами ведения реестра и законодательством Российской Федерации, распоряжение юридического лица заверено печатью этого юридического лица; Запрос уполномоченного государственного органа подписан должностным лицом соответствующего органа и скреплен его печатью.

.27.9.Проверяет полномочия лиц, подписавших документы: проверяет наличие и правильность оформления доверенности (иных документов, подтверждающих полномочия представителя), полномочия лица, подписавшего доверенность, и полномочия представителя в случае подписания документов уполномоченными представителями зарегистрированных лиц в соответствии с предоставленной доверенностью и/или иными документами, подтверждающими полномочия представителя, в соответствии с Правилами ведения реестра и законодательством РФ; проверяет наличие и правильность оформления документа, подтверждающего назначение на должность, и компетенцию лица, имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица, в соответствии с предоставленным документом о назначении на должность и учредительными документами; проверяет полномочия лица, требующего представления информации, на получение данной информации, в соответствии с требованиями Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ.

.27.10.Проверяет наличие лицевых счетов в реестре для лиц, по счетам которых осуществляется операция в реестре.

.27.11.Проверяет наличие и действительность анкеты с образцом подписи, заверенным одним из установленных Правилами ведения реестра способов.

.27.12.Осуществляет сверку подписи зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя в порядке, установленном Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ.

.27.13.Проверяет наличие всех необходимых для открытия счета документов по лицевым счетам, по которым осуществляется операция в реестре.

.27.14.Проверяет по уставу зарегистрированного юридического лица компетенцию должностных лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

.27.15.Проверяет наличие нотариально удостоверенной банковской карточки в случае, если вышеуказанные должностные лица не расписались в анкете зарегистрированного лица в присутствии уполномоченного сотрудника Общества.

.27.16.Проверяет, что в реестре содержится вся необходимая информация о лице, передающем ценные бумаги, лице, принимающем ценные бумаги, и о ценных бумагах, в отношении которых предоставлено распоряжение о внесении записей в реестр, либо о зарегистрированном лице, предоставившем запрос.

.27.17.Проверяет, что данные, содержащиеся в предоставленных документах, данные документа, удостоверяющего личность, соответствуют информации лицевого счета о зарегистрированном лице и данным анкеты зарегистрированного лица.

.27.18.Проверяет, что количество ценных бумаг, указанных в передаточном распоряжении или ином документе, являющемся основанием для внесения записей в реестр, не превышает количество ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги;

.27.19.Проверяет, что не осуществлено блокирование операций (ценных бумаг) по лицевому счету зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги.

.27.20.Проверяет, что ценные бумаги, по которым поступило распоряжение о проведении операций, не обременены обязательствами, а в случае, если обременение зафиксировано по данным ценным бумагам в реестре, документы оформлены с учетом обременения в соответствии с Правилами ведения реестра.

.28.В случае если результаты проверки подтверждают соответствие предоставленных документов всем требованиям Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ, сотрудник проводит соответствующую операцию - вносит соответствующие записи в реестр по лицевым счетам, указанным в документах, или предоставляет информацию из реестра.

.29.При внесении записи в реестр сотрудник осуществляет следующие действия: Вносит соответствующие записи в регистрационный журнал и по лицевым счетам зарегистрированных лиц в соответствии с требованиями Правил ведения реестра. Вносит в журнал учета входящих документов по соответствующему номеру исполненных документов отметку «Исполнено», дату внесения записи в реестр. На обработанных распоряжениях ставит отметку об исполнении, дату операции по регистрационному журналу, подпись лица, осуществившего операцию. В случае неисполнения операции направляет отказ почтой.

.30.При предоставлении информации из реестра сотрудник осуществляет следующие действия: Выдает требуемую информацию из реестра в письменном виде, заверяет ее подписью генерального директора и печатью Общества. Направляет ответ на запрос лицу, предоставившему запрос, по почте, или передает лично в руки, в соответствии со способом доставки, указанным в анкете зарегистрированного лица или в предоставленном запросе. В случае выдачи ответа лично в руки обратившемуся лицу контролирует проставление обратившимся лицом на письменном запросе отметки «Получено», даты получения, фамилии лица, получившего ответ, и его подписи. В случае направления ответа лицу, представившему запрос, по почте отправляет исходящую корреспонденцию заказным письмом, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции в общей канцелярии. Ведет учет запросов, полученных от зарегистрированных лиц, и ответов по ним, включая отказы от предоставления информации, в журнале учета входящих документов. Ведет учет запросов уполномоченных государственных органов в журнале учета входящих документов. Делает копии ответов на запросы и прикрепляет к запросу зарегистрированного лица для передачи на хранение. На обработанном запросе ставит отметку об исполнении, дату предоставления информации (отправки ответа), исходящий номер ответа на запрос. Данные о выданной из реестра информации не заносятся в регистрационный журнал.

.31.В случае обнаружения ошибки при приеме или обработке документов, сотрудник Общества составляет акт об обнаружении ошибки, уведомляет об обнаруженной ошибке вышестоящее руководство и принимает меры к устранению ошибки в соответствии с Правилами ведения реестра.

.32.В случае, если проверка документов при их обработке сотрудником выявила несоответствие представленных документов требованиям Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ, сотрудник оформляет отказ во внесении записи в реестр и или предоставлении информации из реестра, передает его на подпись руководителю Общества вместе с документами, предоставленными зарегистрированным лицом. Отказ составляется в соответствии с требованиями Правил ведения реестра и действующего законодательства РФ.

.33.В журнале учета входящих документов по соответствующему номеру неисполненных документов ставится отметка «отказ», заносится дата направления отказа во внесении записи в реестр. Отказ направляется лицу, предоставившему документы, по почте, или выдается лично на руки. В случае направления отказа по почте исходящая корреспонденция отправляется заказным письмом, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции в общей канцелярии, к нему прикладывается зарегистрированный почтой реестр отправленных писем. Копия отказа прикрепляется к неисполненным документам. В случае выдачи отказа лично в руки обратившемуся лицу, последний ставит на экземпляре отказа отметку «Получено», дату получения, фамилию лица, получившего отказ, и подпись.

.34.Документы, по которым выдан отказ, передаются на хранение в соответствии с Правилами документооборота.

.35.Общество осуществляет хранение и учет документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр, и учет запросов, полученных от зарегистрированных лиц, и ответов по ним, включая отказы от внесения записи в реестр.

.36.Хранению подлежат подлинники документов, полученных от зарегистрированных и других уполномоченных лиц. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа уведомляется руководство Общества, проводится расследование обстоятельств и причин факта утраты (повреждения) документа, составляется соответствующий акт с указанием причины и обстоятельств утраты или повреждения, приобщаемый к предаваемой на хранение копии документа и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан генеральным директором Общества. На основании полученных данных должны быть разработаны и реализованы конкретные меры по предотвращению выявленных причин утраты или повреждения документов.