Документооборот в Акционерных обществах

.37.Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа.

.38.При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, или помещения после выхода сотрудников закрываются на ключ.

.39.Ответственность за организацию хранения и сохранность подлежащих хранению текущих документов несет генеральный директор Общества.

.40.В архив передаются сшитые и заверенные генеральным директором Общества журналы учета входящих документов, регистрационные журналы, акты сверок.

.41.Папки с документами, передаваемыми в архив, снабжаются описью документов по произвольной форме с указанием количества передаваемых в архив документов и периода дат регистрации документов.

.42.В архив передаются документы только после исполнения распоряжений (запросов) по ним.

.43.При передаче документов и запросов в архив сотрудник Общества проводит сверку состава передаваемых в архив документов в соответствии с описью и выпиской из журнала учета входящих документов за установленный период. Опись документов, передаваемых в архив, подписывается сотрудником, передающим документы в архив, и специалистом архива, принимающим документы в архив.

.44.При обнаружении несоответствия состава документов, передаваемых в архив, и данных журнала учета входящих документов оформляется акт сверки, выявляются причины несоответствия, принимаются меры для комплектации документов.

.45.Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в местах, обеспечивающих их полную сохранность, защиту от пыли и воздействия солнечного света. Доступ к архиву должен быть ограничен, несанкционированный доступ к документам посторонних лиц исключен, а помещение, где хранится архив, должно быть защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

.46.Сотрудник Общества обязан ежедневно осуществлять сверку количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете Общества, лицевом счете Общества.

.47.При осуществлении сверки проверяется соответствие количества размещенных ценных бумаг каждой категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг и количества ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц и лицевом счете эмитента.

.48.При осуществлении сверки в процессе размещения ценных бумаг проверяется соответствие количества ценных бумаг определенной категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска на основании зарегистрированного решения о выпуске ценных бумаг и количества ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете эмитента и лицевом счете эмитента.

.49.В случае обнаружения в результатах сверки расхождений сотрудник Общества составляет акт об обнаружении расхождений при проведении сверки, уведомляет об этом единоличный исполнительный орган Общества, устанавливает причины расхождения и предпринимает меры по устранению такого расхождения. При этом данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

3. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

3.1.Контроль за ведением реестра владельцев именных ценных бумаг осуществляется генеральным директором Общества.

.2.Контроль за ведением реестра владельцев именных ценных бумаг осуществляется с целью обеспечения: Соблюдения Обществом требований законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации, а также внутренних документов Общества. Соблюдения Обществом прав и законных интересов инвесторов. Обеспечения надлежащего исполнения операций. Обеспечения надлежащего хранения информации и документов реестра. Обеспечения конфиденциальности сведений о зарегистрированных лицах, ценных бумагах, учитываемых на их лицевых счетах, а также об операциях по их лицевым счетам.

.3.Внутренний контроль осуществляется путем проведения периодических проверок на соответствие ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Правилам ведения реестра, Правилам документооборота, другим внутренним и нормативным документам Общества.

.4.Исполнение нормативных документов, регламентирующих ведение реестра владельцев именных ценных бумаг, и законодательных актов РФ о ценных бумагах обязательно для должностных лиц и персонала Общества.

.5.Система внутреннего контроля обеспечивает контроль за ведением реестра владельцев именных ценных бумаг в соответствии с требованиями законодательства РФ о ценных бумагах и защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, нормативных правовых актов Российской Федерации, Правил ведения реестра, Правил документооборота, других внутренних документов Общества.

.6.Система внутреннего контроля состоит из текущего контроля в процессе исполнения операций сотрудником Общества и периодического контроля (проверок), проводимых генеральным директором Общества.

.7.Прием, регистрация и исполнение документов по одному поручению зарегистрированного лица производится в обязательном порядке различными сотрудниками Общества.

.8.Текущий контроль производится сотрудником Общества на каждом этапе обработки документов и между этапами при передаче документов на следующий этап обработки.

.9.При приеме документов производится контроль: наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке); наличия анкеты и соответствия поданных документов с анкетой зарегистрированного лица; полномочий представителя зарегистрированного лица.

.10.При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится контроль: ввода документов в журнал учета входящих документов; наличия отметок о регистрации на документах; выдачи подписанного акта приема-передачи документов при личной подаче документов Обществу; соответствия состава документов данным журнала учета входящих документов и актам приема-передачи документов.

.11.При обработке документов (проведении операций в реестре) производится контроль:

полноты представления документов и правильности их заполнения в соответствии с Правилами ведения реестра; наличия всех необходимых документов и информации по лицевым счетам; соответствия данных, содержащихся в предоставленных документах, информации лицевого счета о зарегистрированном лице и данным анкеты зарегистрированного лица; осуществления сверки подписи зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя в порядке, установленном Правилами ведения реестра и действующим законодательством РФ; наличия/отсутствия блокирования операций (ценных бумаг) по лицевому счету зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги; наличия/отсутствия обременения ценных бумаг обязательствами на лицевом счете зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги; проверка правильности проведения операции или выдачи отказа, соответствия данных документов и данных о проведенной операции по лицевым счетам, регистрационному журналу, журналу учета входящих документов; соответствия содержания и полноты ответа на запрос клиента по журналу учета входящих документов, регистрации исполнения запроса клиента в журнале учета входящих документов; наличия всех необходимых отметок на документах о приеме, регистрации, обработке и контроле документов; проверка соблюдения сроков исполнения операций проверка исполнения всех распоряжений, поступивших Обществу в соответствии с журналом учета входящих документов.

.12.При осуществлении операций размещения, конвертации, аннулирования (погашения) ценных бумаг производится контроль: наличия всех необходимых документов для проведения операции, оформленных в соответствии с требованиями Правил ведения реестра; соответствия информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг; соответствия количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц; правильности выполнения операции по лицевым счетам зарегистрированных лиц и регистрационному журналу; наличия отметок об исполнении и проверке операций на документах и в журнале учета входящих документов; соблюдения сроков проведения операции.

.13.При подготовке списка лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам, и списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, производится контроль: наличия всех необходимых документов для проведения операции, оформленных в соответствии с требованиями Правил ведения реестра; соответствия количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц; соответствия суммы начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе, на основании которого производится выплата; исчисления налогов и сумм к выдаче выборочной проверкой части расчета.

.14.При передаче документов на хранение в архив производится контроль: наличия всех необходимых отметок о регистрации и исполнении документов; соответствия передаваемых в архив документов описи документов и журналу учета входящих документов.

.15.В случае обнаружения ошибок или несоответствий при осуществлении операций в реестре сотрудник Общества направляет документы на доработку. В случае необходимости принятия мер к исправлению ошибок сотрудник составляет акт об обнаруженной ошибке и уведомляет об этом генерального директора Общества.

.16.В случае выявления расхождений при осуществлении сверок количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, сотрудник Общества составляет протокол проверки и уведомляет об этом генерального директора Общества. По каждому факту устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

.17.Периодический контроль (проверки) по ведению реестра может быть плановым, по поручению генерального директора Общества.

.18.Общество осуществляет следующие виды проверок:

Проверка организации документооборота; Проверка проведения операций; Проверка исполнения порядка и сроков рассмотрения жалоб, обращений и заявлений на действия Общества по ведению реестра; Проверка процедур, препятствующих несанкционированному доступу к служебной информации, и ее неправомерному использованию.

.19.При проведении проверки организации документооборота контролирующее лицо осуществляет следующие действия:

.19.1.Выборочно проверяет исполненные анкеты зарегистрированных лиц, сопоставляет их форму требованиям Правил ведения реестра, проверяет правильность оформления и наличие в анкетах всей необходимой информации и всех отметок при обработке сотрудниками Общества в соответствии с Правилами документооборота.

.19.2.Выборочно проверяет исполненные передаточные распоряжения, сопоставляет их форму требованиям Правил ведения реестра, проверяет правильность оформления и наличие в передаточных распоряжениях всей необходимой информации и всех отметок при обработке сотрудниками Общества в соответствии с Правилами документооборота.

.19.3.Выборочно проверяет исполненные залоговые распоряжения, сопоставляет их форму требованиям Правил ведения реестра, проверяет правильность оформления и наличие в залоговых распоряжениях всей необходимой информации и всех отметок при обработке сотрудниками Общества в соответствии с Правилами документооборота.

.19.4.Проверяет, все ли документы, на основании которых были проведены операции в реестрах, содержат отметку об исполнении.

.19.5.Проверяет регистрационный журнал.

.19.6.В случае обнаружения утраты регистрационного журнала проверяет выполнение следующих обязанностей: уведомление Федеральный орган исполнительной власти на рынке ценных бумаг в письменной форме, в срок не позднее следующего дня с даты утраты; публикацию в средствах массовой информации сообщения о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных реестра; принятие мер к восстановлению утраченных данных в реестре в десятидневный срок с момента утраты.

.19.7.Проверяет форму журнала учета входящих документов, заполнение всех граф журнала, наличие журнала учета входящих документов в бумажной форме в соответствии с установленным Правилами документооборота порядком.

.19.8.Проверяет проведение операции открытия лицевого счета в реестре: наличие анкеты; наличие всех необходимых документов для открытия счета; правильность заверения подписи;

.19.9.Проверяет внесение в реестр записи о переходе прав собственности на ценные бумаги:

предоставление всех необходимых документов; не осуществлено ли блокирование операций по лицевому счету зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги; выполнение сотрудниками обязанностей по проверке полномочий лиц, подписывающих документы, по сверке подписи на распоряжениях; правильность выдачи и оформления отказов во внесении записей в реестр.

.19.10.Удостоверяется, что за отчетный период не было осуществлено:

аннулирование внесенных в реестр записей; прекращения исполнения надлежащим образом оформленного распоряжения по требованию зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя; выдачи отказа от внесения записи в реестр из-за ошибки, допущенной Обществом.