Документооборот в Акционерных обществах

ОАО «НОРФЕС»

Протокол от 18.12.2009 № 7

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ (ДОКУМЕНТОВ РЕЕСТРА) ОАО «НОРФЕС»

г. Владивосток 2009 г.

Оглавление

. Общие положения

. Термины и определения

. Обязанности регистратора

. Хранение документов

. Способы сохранения электронных данных

. Порядок ведения журналов Реестра

. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных системы ведения Реестра

. Способы восстановления данных в случае их утраты

. Общие положения

.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС» (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом "О рынке ценных бумаг" от 22 апреля 1996г. No 39-ФЗ, Федеральным законом "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995г. No 208-ФЗ, "Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг", утвержденным Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 2 октября 1997г. No 27 (далее - Положение о ведении реестра) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

.2. При внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, в Правила вносятся соответствующие изменения и дополнения.

.3. Правила определяют порядок обработки и хранения документов реестра, обязанности регистратора, а также порядок осуществления внутреннего контроля.

.4. Регистратор обязан по требованию зарегистрированных лиц, эмитента и любых других заинтересованных лиц представить им для ознакомления Правила, а также изменения и дополнения к ним.

.5. Правила Внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС», утвержденные приказом Генерального директора Общества от 8 апреля 2009 года, считать утратившими силу.

. Термины и определения

.1. В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее - Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО «НОРФЕС».

. Обязанности регистратора

.1. Система документов Реестра представляет собой:

.1.1. Информацию об эмитенте и о ценных бумагах эмитента.

.1.2. Внутренние документы ОАО «НОРФЕС» по ведению Реестра владельцев именных ценных бумаг.

.1.3. Основания для внесения записей в Реестр.

.1.4.Журнал учета входящих документов.

.1.5. Регистрационный журнал.

.1.6. Информация о зарегистрированных лицах (лицевые счета) и об операциях по лицевым счетам.

Все документы системы ведения Реестра хранятся на бумажных и электронных носителях.

.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.

.2.1. Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

.2.2. Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица, Регистратор может выдать копии представленных документов.

.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения (изменения) информации в Реестр.

.3.1. Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным осуществлять ведение Реестра (далее - Регистратор).

.3.2. Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Регистратор производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

.3.3. При каждом обращении зарегистрированного лица Регистратор обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.

Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Регистратора. В этом случае Регистратор ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

.3.4. Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами. Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале учета входящих документов. На каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета документов, принимаемых от клиента.

.4. Внесение записей в систему ведения Реестра производится Регистратором в следующем порядке:

.4.1. Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.

.4.2. Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.

.4.3. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.

.4.4. Исходящие документы подписываются Регистратором, на документе проставляются дата и исходящий номер.

.4.5. Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется сопроводительным письмом, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в электронном журнале входящих (исходящих) документов Общества.

.4.6. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

. Хранение документов

.1. Хранение документов осуществляется в специальных пронумерованных папках в месте, недоступном для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкаф под ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Регистратор.

.2. Регистратором хранятся следующие документы:

информация об эмитенте;

внутренние документы ОАО «НОРФЕС» по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг;

документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами;

копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами;

письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

журнал учета входящих документов;

регистрационный журнал;

лицевые счета зарегистрированных лиц.

.3. Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных с ведением Реестра, в течение трех лет.

. Способы сохранения электронных данных

.1. Программное обеспечение должно гарантировать сохранение введенной информации в электронный Реестр (журнал учета входящих документов, регистрационный журнал, лицевые счета) как при бесперебойной работе оборудования, так и при аварийных отключениях.

.2. Регистратор предпринимает следующие меры по защите от последствий сбоя оборудования:

централизованное хранение информации на сервере;

ежедневное резервное копирование информации на гибкий магнитный диск;

использование источников бесперебойного питания для подключения основных узлов ЛВС;

регулярная распечатка данных из системы ведения Реестра.

.3. Регистратор осуществляет копирование информации электронного Реестра на гибкий магнитный диск и обеспечивает хранение диска в месте, недоступном для несанкционированного доступа.

. Порядок ведения журналов Реестра

.1. Регистратор ведет следующие журналы:

.1.1. Журнал учета входящих документов. Журнал ведется на бумажном и электронном носителе и содержит следующие данные:

порядковый номер записи;

входящий номер документа;

наименование документа;

дата получения документа Регистратором;

сведения о лице, представившем документы, а именно: для юридического лица - наименование организации, представившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя.

дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) или направления отказа о внесении записи в Реестр;

исходящий номер ответа на документы;

фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

.1.2. Регистрационный журнал. Журнал ведется на бумажном и электронном носителе и содержит следующие данные:

порядковый номер записи;

дата получения документов и их входящие номера;

дата исполнения операции;

тип операции в соответствии с запросом;

номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке;

вид ценной бумаги;

количество ценных бумаг;

категория (тип) ценных бумаг;

государственный регистрационный номер выпуска.

. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных системы ведения Реестра

.1. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценных бумаг.

.1.1. Общий контроль за исполнением поручений и документооборотом осуществляется Генеральным директором Общества. Текущий внутренний контроль осуществляется Регистратором.

.1.2. При приеме документов производится:

проверка наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке), отсутствия обременений ценных бумаг, блокирования счета;

сверка поданных документов с анкетой владельца счета;

сверка соответствия количества (наличия достаточного количества) ценных бумаг;

сверка полноты представления документов и правильности их заполнения;

проверка полномочий представителя зарегистрированного лица.

.1.3. При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится:

.1.3.1. Ввод документов в журнал учета входящих документов.

.1.3.2. Сверка соответствия бумажных и электронных поручений последующим позициям:

стороны по сделке (сторона по запросу);

количество ценных бумаг;

основание для поручения;

состав и количество поданных документов.

.1.4. При выдаче выписок и справок из Реестра, ответов на запросы зарегистрированных лиц и государственных органов производится:

проверка соответствия выписки, справки состоянию лицевого счета;

сверка соответствия реквизитов зарегистрированного лица в выдаваемом документе с его удостоверением личности;

проверка соответствия содержания и полноты ответа запросу клиента по журналу учета входящих документов

.2. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг.

.2.1. При размещении ценных бумаг производится сверка информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг, правах частично оплаченных ценных бумаг на дивиденды с данными устава и проспекта эмиссии, осуществляется контроль за количеством размещенных ценных бумаг для предупреждения перевыпуска.

.2.2. Осуществляется проверка на полноту и точность введенных данных. На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам. В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц. По всем сверкам составляются протоколы проверок, которые подписываются лицом, проводившим проверку и Генеральным директором.

. Способы восстановления данных в случае их утраты

.1. В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях, Регистратор выполняет следующие действия: