Характеристика автоматизированных систем управления документами в банках Республики Беларусь (концепция развития электронного документ

Для решения задачи организации полноценного электронного организационно-распорядительного документооборота необходимо преодолеть проблемы, связанные с разнородностью АС ДОУ, между которыми требуется обеспечить взаимодействие (различие архитектур, форматов электронных документов, форматов и средств ЭЦП и др.),  а также с обменом ключами для проверки ЭЦП.

Теоретически реализуемым вариантом преодоления указанных проблем несовместимости является полная (либо значительная) унификация компонентов информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в том числе имеющих разные форматы), для чего потребуется кардинальное изменение АС ДОУ всех участников обмена.

Практически данный вариант не представляется реальным как по организационно-технологическим, так и по экономическим причинам.

Более предпочтительными выглядят решения, которые не разрушают существующие системы, но обеспечивают их унифицированными механизмами информационного обмена. Ниже рассмотрены два варианта таких решений.

Первый вариант построен на следующих принципах:

      разработка в установленном законодательством порядке унифицированного формата обмена электронными документами;

      использование специальной централизованной информационной системы коллективного пользования, построенной на принципах SOA, обеспечивающей необходимую инфраструктуру для межведомственного электронного документооборота и являющейся посредником между АС ДОУ различных организаций, –  системы межведомственного электронного документооборота (далее – СМВЭДО), которая является подсистемой среды электронного взаимодействия и обслуживания.

СМВЭДО в качестве посредника обеспечивает проверку ЭЦП должностных лиц организации-отправителя, преобразование исходного формата электронного документа в унифицированный формат обмена электронными документами и удостоверение подлинности исходных ЭЦП с помощью собственной системной электронной цифровой подписи. Роль СМВЭДО как посредника должна признаваться участниками обмена.

Программные средства для работы с унифицированным форматом обмена электронными документами могут предоставляться автоматизированным системам различных организаций как прикладная информационная услуга со стороны СМВЭДО либо встраиваться в соответствующие автоматизированные системы в виде отчуждаемых модулей (при решении задачи дистрибуции таких модулей).

Предлагаемый подход позволит минимизировать изменения в АС ДОУ участников документооборота, поскольку технически от них потребуется построить взаимодействие лишь с одной автоматизированной системой и обеспечить совместимость, например, путем соответствующих преобразований лишь с одним новым форматом.

Кроме того, СМВЭДО может стать шлюзом, обеспечивающим взаимодействие участников банковской системы с системой электронного документооборота органов государственного управления и иными создаваемыми системами документооборота.

Дополнительно для организаций, не имеющих собственных АС ДОУ, могут быть предоставлены услуги виртуальной АС ДОУ, обеспечивающие как минимум функции создания (с использованием ЭЦП), получения и отправки электронных документов в диалоговом режиме, а также подтверждения доставки и как максимум полнофункциональные решения, включающие все процедуры обработки организационно-распорядительных документов от подготовки и согласования проектов документов до передачи на хранение в архив электронных документов (в соответствии с главой 6 настоящей Концепции).

Вторым вариантом является использование программных компонентов, предназначенных для встраивания в различные АС ДОУ и обеспечения обмена документами без посредников. Такие компоненты должны также использовать унифицированный формат обмена, решать задачи преобразования исходных форматов в унифицированный формат обмена электронными документами, а также содержать в себе функции отправки и получения электронных документов (либо эти функции должны быть реализованы в АС ДОУ). При этом необходимо обеспечить использование ЭЦП, понимаемых другими участниками обмена технически, то есть обеспечить унифицированные (или единые) формат ЭЦП и средства ЭЦП. Кроме того, эти ЭЦП должны пониматься технологически, то есть необходимо обеспечить ответы на вопросы: кому принадлежат эти цифровые подписи и каковы основания им доверять. Возможные ответы на поставленные вопросы:

      автором ЭЦП является должностное лицо организации-отправителя (либо уполномоченное подписывать официальный документ, либо удостоверять подлинность ЭЦП или электронной копии документа) или автоматизированная система отправителя, использующая системную ЭЦП;

      основаниями для доверия ЭЦП должны считаться двусторонние договоренности между обменивающимися организациями, поскольку обмен происходит без посредника, полномочия которого признаются всеми участниками обмена, что для решения задачи электронного документооборота в банковской системе в целом с учетом потенциального расширения круга участников за ее пределы выглядит весьма сложным с организационной точки зрения.

Сложности в реализации второго варианта могут явиться существенной организационной преградой для развития электронного документооборота в банковской системе в целом. Однако описанный вариант имеет право на существование, особенно на начальной стадии, преимущественно для обмена электронными документами между отдельными организациями, а также в случае невозможности по каким-либо причинам построения системы-посредника коллективного пользования (СМВЭДО или аналогичной). Кроме того, этот вариант подходит для решения отдельных задач технологического документооборота, к которым в качестве примера можно отнести процесс сбора банковской отчетности, когда одна организация является получателем, а множество организаций – отправителями.

Под технологическим документооборотом понимается обмен различного рода документами, связанными, как правило, с основной деятельностью. В отличие от организационно-распорядительного документооборота он часто носит массовый характер и не замыкается на обмене документами между банками и Национальным банком. Такие документы могут иметь как структурированный, так и неструктурированный вид.

К технологическому документообороту могут быть отнесены процессы сбора отчетности банков, которые детально рассматриваются в главе 4 настоящей Концепции.

Текущее состояние в области технологического документооборота в банковской системе характеризуется следующим:

       в банковской системе действует ряд автоматизированных систем, обеспечивающих электронный документооборот для отдельных категорий документов, которые, как правило, жестко структурированы (АС МБР, система передачи финансовой информации и др.);

       большинство банков используют системы ”клиент-банк“, которые обеспечивают достаточно большой объем документооборота (в среднем количество платежных электронных документов составляет около половины от общего числа документов) и охватывают достаточно много видов документов между банками и клиентами;

       практически все банки имеют в своем распоряжении автоматизированные банковские системы (АБС), обеспечивающие процессы обработки банковских операций;

       в целом различные организации, имеющие АБС, используют решения разных производителей;

       в АБС используются различные программно-технологические решения, основанные на разных архитектурных принципах и использующие отличающиеся форматы электронных документов и методы обмена информацией (при этом в различных реализациях формат электронного документа может иметь неодинаковую трактовку), форматы и принципы обмена электронными документами, форматы ЭЦП, средства ЭЦП, ключи для выработки и проверки ЭЦП;

       внедряются отдельные процессы автоматизированного обмена технологической информацией на договорной основе.

Однако указанные элементы автоматизации не полностью охватывают потребности банковской системы в процессах электронного документооборота, в связи с чем пересылка документов между различными организациями, а также между банками и клиентами зачастую осуществляется в виде документов на бумажных носителях (приложения на бумажных носителях к электронным  платежным документам).

К факторам, существенно усложняющим решение задач  технологического документооборота и требующим обязательного учета, можно отнести:

      недостаточность нормативной правовой и нормативной технической базы, отсутствие утвержденных форматов и протоколов обмена информацией;

      технологическую разнородность систем, использующих электронные документы;

      отсутствие единой инфраструктуры ключевой информации;

      устаревшую инструментальную платформу стандартизации форматов электронных документов;

      сложные и дорогостоящие процедуры сертификации программного обеспечения для банков.

Решение задач технологического электронного документооборота позволит добиться оптимизации взаимодействия участников банковской системы и повышения контролируемости и скорости проведения ряда банковских операций за счет:

      сокращения бумажного документооборота;

      повышения скорости и надежности доставки документов;

      автоматизации процессов обработки и контроля;

      обеспечения полноты архива с возможностями объединения логически связанных документов в пакеты.

Кроме того, перевод документов в электронный вид и хранение их в архивах электронных документов позволит существенно сократить объемы архивов документов на бумажных носителях.

Особенности технологического документооборота требуют создания специализированной автоматизированной системы – системы обмена типовыми технологическими электронными документами (далее – СОТТЭД).

При условии адекватного процесса совершенствования нормативной правовой и нормативной технической базы реализация СОТТЭД возможна в виде распределенной сети гарантированной доставки банковской информации. Такое решение позволит замкнуть значительную часть трафика на узлах обмена, а функционирование многих узлов обеспечит большую надежность системы в целом.

СОТТЭД должна создаваться при условии организации тесной двусторонней связи с СМВЭДО и соблюдения общих принципов обработки электронных документов. СОТТЭД должна использовать ряд основных компонентов и технологий, реализуемых в рамках СМВЭДО, и при этом учитывать специфику технологического электронного документооборота.

В основу стандартизации форматов должны быть положены общие принципы на базе XML/SOAP и использование дополнительных содержательных атрибутов отправителя, получателя, кодов, банков, счетов, сумм и других элементов, исходя из назначения конкретного типа документа.

Следует отметить, что для многих банковских операций обмена технологическими документами необходима организация связанного потока документов (в том числе некоторых организационно-распорядительных), поэтому важным условием реализации доставки технологических электронных документов является возможность ссылок на документы или общие идентификаторы операций СМВЭДО.

СОТТЭД при ее создании и развитии, кроме прочего, может обеспечить возможности технологического взаимодействия с иными организациями, не входящими в банковскую систему, обмен документами с которыми часто является неотъемлемой частью банковских процессов.

ПРИМЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССАХ СБОРА И ХРАНЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

В настоящее время в Национальном банке внедрены технология автоматизированного сбора и обработки отчетности, поступающей из банков и структурных подразделений Национального банка, и информационное обеспечение результатами обработки банковской отчетности структурных подразделений Национального банка и ряда органов государственного управления.

В Национальном банке применяемые в составе информационной системы инструменты автоматизации объединены в рамках подсистемы сбора и обработки банковской отчетности. Подсистема является собственной разработкой Национального банка, сопровождается и эксплуатируется с 1993 года.

Эксплуатация подсистемы включает сбор отчетной информации в электронном виде, поступающей из банков и структурных подразделений Национального банка, входной контроль данных и их загрузку в базу данных экономических показателей. На основе собранной информации формируются сводные выходные отчеты, необходимые для анализа и принятия управленческих решений структурными подразделениями и руководством Национального банка.

В процессе сбора отчетной информации организована автоматизированная обратная связь с ее источниками. По результатам входного контроля отправителю отчетной информации направляется квитанция о приеме или протокол ошибок.

В качестве средства доставки применяется электронная почта ProCarry.

Основные проблемы общей технологической схемы сбора банковской отчетности заключаются в следующем:

       используется технологически устаревшее средство доставки отчетов – электронная почта ProCarry, не отвечающая современным потребностям банков и Национального банка;

       банки не имеют возможности получать в режиме реального времени информацию о доставке и результатах обработки отчетов в Национальном банке;

       отсутствуют сертифицированные средства криптографической защиты и ЭЦП;

       структурные подразделения Национального банка, непосредственно занимающиеся анализом отчетности, не участвуют в процессе сбора отчетности, что приводит к необходимости их дополнительного взаимодействия с банками и подразделением эксплуатации подсистемы сбора и обработки банковской отчетности;