Характеристика автоматизированных систем управления документами в банках Республики Беларусь (концепция развития электронного документ

      электронные документы (в том числе объединенные в тома и дела);

      структурированная информация, не являющаяся электронными документами;

      архивы автоматизированных систем, в том числе их эталонные и резервные копии.

Кроме того, в зависимости от выполняемых функций могут различаться принципы и технологии хранения, учета, обслуживания, доступа, безопасности и др.

БСАЭД, с технологической точки зрения, должна отвечать следующим требованиям:

      наличие единого формата хранения электронных документов, решение вопросов совместимости с форматами электронных документов взаимодействующих систем (в зависимости от решаемой задачи может использоваться различная степень совместимости форматов электронных документов: от самого глубокого, детального проникновения до самой низкой степени, когда исходный формат фактически погружается в формат хранения);

      наличие необходимого набора средств представления на бумажных носителях и визуализации электронных документов для обеспечения обслуживания и выдачи копий электронных документов;

      обеспечение процедур приема электронных документов на хранение, преобразование их в формат хранения БСАЭД, построение поискового индекса;

      хранение электронных документов в архиве;

      обеспечение разграничения прав доступа к электронным документам в архиве и иных необходимых функций безопасности;

      контроль сроков хранения и при необходимости выполнение регламентного удаления документов с истекшим сроком хранения;

      обеспечение необходимого набора функций обслуживания различных категорий пользователей;

      создание копии электронного документа на бумажном носителе.

Для решения задачи организации межведомственного архива необходимо обеспечить наличие ряда функций, реализующих специфические процедуры архивного дела: хранение и использование номенклатур дел организаций, проведение экспертизы ценности, передача на хранение в государственный архив, уничтожение и др.

Обеспечение оперативного доступа пользователей и взаимодействия в режиме реального времени с автоматизированными системами различных организаций, выступающих в роли как источников, так и потребителей электронных документов,  является особым требованием к архивам оперативного хранения электронных документов и документальных банков данных.

Специальными функциями БСАЭД могут являться прием, учет и хранение электронных копий документов на бумажных носителях, а также организация массового перевода документов в электронный вид (оцифровка).

К функциям БСАЭД как организационной единицы относятся:

      участие в разработке необходимых нормативных правовых и технических нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность БСАЭД, электронного документооборота и архивов электронных документов в банковской сфере;

      разработка унифицированных форматов, технологий и типовых проектных решений;

      разработка технологической и методической документации, связанной с деятельностью БСАЭД;

      разработка и реализация политики развития БСАЭД;

      сертификация компонентов информационных технологий, применяемых в электронном документообороте и архивах электронных документов в банковской сфере и контроль за их функционированием.

БСАЭД должна включать в себя подсистемы:

      обеспечения деятельности межведомственного архива;

      оперативных архивов и банков данных;

      учета и хранения недокументальной информации;

      нормативно-справочной информации;

      администрирования;

      безопасности.

Для организации доступа пользователей и автоматизированных систем к функциям БСАЭД, а также обеспечения ряда технологических инфраструктурных элементов предполагается использование компонентов среды электронного взаимодействия и информационного обслуживания.

С учетом потребностей Национального банка при наличии имеющихся или находящихся в процессе создания технологий и компонентов уже на начальных этапах создания БСАЭД данная система может обеспечивать функционирование ряда архивов Национального банка: ведомственного архива электронных документов, текущих архивов структурных подразделений, банка данных входной отчетности, банка данных выходной отчетности, банка данных нормативных документов. При этом готовые и отработанные компоненты и технологии работы с электронными документами могут быть использованы в БСАЭД, что позволит существенно снизить затраты на ее создание.

ВЕБ-ПОРТАЛ БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЫ – СРЕДА ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Существуют различные источники, обеспечивающие информационное обслуживание по технологии Интернет (интранет) в интересах участников банковской системы, в частности:

      веб-сайт Национального банка в Интернете;

      веб-сайты структурных подразделений и организаций Национального банка;

      веб-сайты банков;

      ИСС ”Банк“;

      другие ресурсы.

Указанные источники охватывают большой объем информационного обслуживания как участников банковской системы, так и потребителей банковских услуг, в том числе потенциальных. Поэтому создание интернет-портала для банковской системы как еще одного источника, носящего преимущественно информационный и новостной характер, представляется нецелесообразным. С другой стороны, возрастают требования оптимизации взаимодействия участников банковской системы и соответственно возникает множество задач взаимодействия, часть из которых рассматривается в рамках настоящей Концепции.

В связи с этим в Концепции создание веб-портала банковской системы рассматривается прежде всего как построение среды информационного взаимодействия в интересах участников банковской системы. Наличие в его рамках сведений информационного характера не исключается, но в настоящей Концепции они не рассматриваются.

Можно выделить следующие основные задачи информационного взаимодействия, которые должны войти в сферу применения создаваемой системы:

      организация информационного взаимодействия различных автоматизированных систем на корпоративном и межкорпоративном уровнях с целью обеспечения решения бизнес-задач ”простого“ взаимодействия (использование информационных услуг сервисного характера, публикуемых другими системами, и т. п.);

      организация информационного взаимодействия различных автоматизированных систем на корпоративном и межкорпоративном уровнях с целью обеспечения решения конкретных бизнес-задач, представляющих собой сложные процессы, выполняемые в виде электронных административных регламентов;

      непосредственное предоставление на основе портальных технологий различным категориям пользователей функций разных автоматизированных систем, в том числе систем, принадлежащих другим организациям, с целью обеспечения выполнения этими пользователями конкретных бизнес-функций (организация доступа к комплексам информационных услуг, принадлежащих другим автоматизированным системам, и т. п.).

Конкретной сферой применения системы, описываемой в данной главе, является:

      организация доступа с помощью технологий веб-портала к функциям комплекса информационных услуг, реализуемых на первом этапе внедрения переписки в электронном виде;

      организация доступа с помощью технологий веб-портала к банку данных входной отчетности, информационное обслуживание в банке данных входной отчетности;

      организация информационного обслуживания с помощью технологий веб-портала в банке данных нормативных документов Национального банка;

      организация информационного обслуживания с помощью технологий веб-портала в банке данных выходной отчетности;

      организация информационного обслуживания с помощью технологий веб-портала в БСАЭД;

      организация взаимодействия автоматизированных систем при реализации третьего этапа модернизации процесса сбора отчетности;

      организация взаимодействия автоматизированных систем при реализации некоторых функций БСАЭД;

      обеспечение задач межведомственного электронного документооборота.

Целесообразно вести речь о создании централизованной автоматизированной системы, обеспечивающей не только веб-доступ пользователей к функциям различных автоматизированных систем и их информационное обслуживание, но и решение задач взаимодействия автоматизированных систем. В связи с этим необходимо ввести название создаваемой системы, отражающее ее общее назначение, – среда электронного взаимодействия и информационного обслуживания. Реализация СЭВИО требует тесного взаимодействия с БИОК в части использования его функций для решения описанных задач. В свою очередь, СЭВИО может использоваться для поддержки выполнения ряда функций БИОК.

Кроме указанных выше, можно выделить еще несколько задач, решение которых целесообразно отнести к области применения СЭВИО:

      обеспечение организаций услугами по использованию виртуальных АС ДОУ в случае отсутствия у них аналогичных систем (подсистема виртуальных АС ДОУ);

      обеспечение организаций, не имеющих собственных аналогичных систем, инструментарием для реализации различных бизнес-процессов, связанных с обработкой электронных документов (подсистема виртуальных комплексов обработки электронных документов);

      обеспечение различных автоматизированных систем необходимыми информационными услугами, связанными прежде всего с обработкой документов в электронном виде, а именно: формирование электронных документов унифицированных форматов и электронных конвертов для обмена, проверка ЭЦП, нормализация формата, преобразование форматов, поточное распознавание текстов документов, автоматическое построение полнотекстовых индексов (подсистема документальных информационных сервисов) и др.

Круг конкретных бизнес-задач, решаемых СЭВИО, может расширяться по мере реализации новых проектов, связанных с информационным взаимодействием разных систем.

СЭВИО должна включать в себя:

      систему информационного взаимодействия (далее – СИВ) как инфраструктуру взаимодействия разнородных систем;

      систему межведомственного электронного документооборота (далее – СМВЭДО);

      систему обмена типовыми технологическими электронными документами (далее – СОТТЭД);

      подсистему виртуальных АС ДОУ;

      подсистему виртуальных комплексов обработки электронных документов;

      подсистему виртуальных специализированных комплексов;

      портал информационного обслуживания пользователей;

      подсистему нормативно-справочной информации;

      подсистему администрирования и безопасности;

      подсистему удостоверяющих центров (с использованием БИОК).

В основу создания СИВ должна быть положена архитектура SOA как основной принцип организации и использования распределенного множества функциональных возможностей, которые могут контролироваться различными владельцами.

Сутью SOA является переход к идеологии информационных услуг – атомарных бизнес-функций одной автоматизированной системы (источника), пригодных для использования другой автоматизированной системой (потребителем). При этом для сложных взаимодействий, в том числе охватывающих множество систем, используются электронные административные регламенты – специальным образом описанные бизнес-процессы связанного выполнения одной либо нескольких информационных услуг.

Взаимодействие может осуществляться как в режиме реального времени, что необходимо для проведения сложных и массовых процессов и операций, так и в оффлайновом режиме.

СИВ должна иметь трехуровневую структуру:

      нижний уровень – SOA-платформа;

      средний уровень – базовые прикладные сервисы;

      верхний уровень – функциональные прикладные сервисы, реализующие конкретные задачи информационного взаимодействия.

Нижний  уровень  должен  реализовываться  средствами  мощной  SOA-платформы (SOA Backplane) – распределенной промышленной системы класса middleware (программное обеспечение промежуточного слоя), используемой для интеграции различных прикладных автоматизированных систем в части организации процессов взаимодействия, обеспечения безопасности и общего управления.

Основные базовые функции SOA-платформы представлены в приложении к настоящей Концепции.

К основным функциям базовых прикладных сервисов относятся:

      поддержка прикладных соглашений взаимодействия с системами;

      использование электронных документов с ЭЦП;

      управление доступом к информационным услугам и регламентам в межведомственной среде;