Хранение дел в государственном архиве

 

оглавление

      Введение   2

      Глава 1. Государственные архивы  4

1. Понятие государственного архива  4
2. Состав Архивного фонда Российской Федерации  4
3. Управление Архивом и контроль за его деятельностью  4

      Глава 2. Передача документов на хранение  7

1. Состав документов, подлежащих передаче в архив  7
2. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение  7
3. Прием-передача документов при смене руководителя архива  10
4. Порядок приема-передачи документов при реорганизации

организации  11

      Глава 3. Система мер  обеспечения сохранности документов  12

1. Организация хранения документов  12
2. Требования к зданиям и помещениям архива  12
3. Режимы хранения документов  13
4. Проверка наличия и состояния документов  15
5. Особо ценные и уникальные документы архива  17
6. Электронное хранение документов  18

      Глава 4. Порядок выдачи дел из хранилищ  22

1. Общие требования к учету документов  23
2. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении  24

      Заключение   26

      Список использованных источников  27

      Приложение   28

      Приложение 1. Акт приема-передачи документов на государственное хранение  28

      Приложение 2. Карта-заместитель дела  29

      Приложение 3. Книга выдачи дел из хранилища  30

 

ВВЕДЕНИЕ 

     Тема данной курсовой работы – «Хранение дел в государственном архиве». Данная тема была выбрана неслучайно: рассмотрение вопроса о хранении документов и дел в государственных архивах явилась основной проблемой в деятельности любого архива, значимость данного вопроса остается актуальной и на сегодняшний день, так как все документы, имеющие наиболее ценную информацию передаются из ведомственного архива, который является источником в государственный архив, где документы подлежат постоянному хранению. Благодаря деятельности государственных архивов,  мы  знаем историю нашего прошлого. В архиве  собраны бесценные документы, отражающие научно-техническое, культурное, спортивное достижения России.

     Сотни миллионов документов хранятся в  архивохранилищах Российской Федерации. Советская Россия была первой страной, которая в результате победы Великой  Октябрьской социалистической революции национализировала архивы и открыта их для исследователей. Организация архивного дела в Российской Федерации самая лучшая в мире. Она обеспечивает наиболее полную концентрацию в государственных архивохранилищах всех имеющихся и вновь создаваемых документальных материалов. Отсутствует ограниченный срок давности, ранее истечение, которого в большинстве капиталистических стран документы вообще не выдаются исследователям. Большая часть материалов обработана и действительно доступна для исследователей.

     При проведении исследования были использованы учебные и методические пособия, государственные стандарты по ведению  делопроизводства и архивного дела в организациях, нормативно-законодательная  база архивоведения.

    Автор учебного пособия Л.Е. Шепелев «Работа исследователя с архивными документами» на теоретическом уровне сумел подчеркнуть те основы, которые необходимо учитывать как делопроизводителю, так и архивисту. Он описывает достаточно исторических фактов, которые в дальнейшем помогут специалистам более организованно хранить документы в архивах или подготавливать их к сдаче в архив.

      Автор учебно-практического руководства Э.Н. Давыдов «Делопроизводство» на теоретическом уровне посвящает «Подготовке и передаче дел в архив организации», где точно описывает срок хранения документов, а также организацию последовательности составления документов, передаваемых на архивное хранение.

        Автор сборника нормативных документов М.Н. Микушина (Серия «Кадровик») подробно рассматривает правила оформления официальных документов, правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, сроки хранения документов. Данное издание подготовлено с учетом последних изменений в законодательстве.  

К сожалению, авторы данных пособий охватывают теоретический аспект архивоведения. В данной курсовой работе автор попытался исследовать с практической точки зрения использование архивных дел в деятельности архивных служб.  

      Объектом  исследования данной работы является рассмотрение службы государственного архива.

      Предметом исследования являются правила ведения, составления и оформления архивных документов.

      Цель  курсовой работы: провести анализ особенностей в использовании архивных документах правил их оформления и формирования, введения архивного дела в государственных архивах. Для реализации данной цели потребовалось разрешение следующих задач:

1. Раскрыть понятия «архив» и «государственный архив».
2. Проанализировать основные требования к оформлению дел при их подготовке и передаче на дальнейшее хранение.
3. Исследовать систему мер обеспечения сохранности документов.
4. Изучить порядок выдачи дел из хранилищ государственного архива.

 

глава 1. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ 
 

1. Понятие государственного архива

 

      Под термином «архив» понимают учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Слово «архив» в понимании людей вызывает различные представления. Для одних, а может и для большинства, это груда ненужных бумаг, которые пылятся, и занимает место, но для историков слово «архив» - это собрание бесценных документов, которые отражают жизнь и становление человеческого социума. Важнейшие документы, собранные на протяжении всей жизни человека на земле хранятся в архивах. Государственные архивы - это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (то есть вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. Государственные архивы создаются Правительством Российской Федерации либо органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

       

2. Состав Архивного фонда Российской Федерации

 

      В состав архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника  их происхождения. Времени способа  создания, вида носителя, форм собственности  и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.  

1.3. Управление Архивом  и контроль

за  его деятельностью 

      Архив возглавляет директор. Директор, его  заместители, главный бухгалтер, которые  назначаются и освобождаются  от должности Учредителем. Директор, его заместители и главный  бухгалтер действуют на условиях срочного трудового договора, заключённого с Учредителем.

      Приказы Учредителя, принятые в пределах его  компетенции, обязательны для директора.

Директор  без доверенности действует от имени  Архива, в том числе:

      - представляет его интересы в  органах государственной власти  и местного самоуправления,  предприятиях и организациях, выдает доверенности;

      - имеет право подписи на финансово-хозяйственных  документах, распоряжается  денежными средствами в пределах утвержденных смет и выделенных ассигнований, в том  числе полученных от реализации платных работ и услуг;

      - определяет структуру, готовит  штатное расписание Архива в  пределах установленного  фонда оплаты труда;

      - разрабатывает смету доходов  и расходов на содержание Архива  в пределах выделенных  на соответствующий период ассигнований; а также по внебюджетным средствам;

      - организует деятельность Архива, распределяет обязанности между  заместителями; 

      - издаёт приказы в пределах  своей компетенции, проверяет  их исполнение, даёт указания   обязательные для исполнения всеми работниками Архива, применяет меры поощрения и  дисциплинарных взысканий;

      - утверждает положения об отделах,  экспертно-методической комиссии, дирекции, планы  работы (по согласованию с Учредителем), представляет отчёты о работе;

      - осуществляет приём, перемещение, увольнение сотрудников;

      - решает вопросы выдачи документов  по запросам учреждений, организаций,  граждан во  временное пользование, для публикации, для работы пользователям в читальном зале;

      - организует повышение квалификации  сотрудников, разработку и реализацию  мероприятий по внедрению прогрессивных форм и методов труда, социально- экономическим вопросам;

      - устанавливает должностные оклады, размеры надбавок и доплат, премии, материальной  помощи работникам архива;

      - обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещения, соблюдение правил  пожарной и охранной безопасности, определяет потребности в необходимом оборудовании  и материалах.

      Директор  несёт персональную ответственность  за:

      - деятельность Архива, выполнение  уставных задач;

     - эффективное и рациональное использование  имущества и финансовых средств  Архива;

      - информационную безопасность Архива;

      - материально-техническое обеспечение  Архива;

      - своевременность отчётности Архива  перед контролирующими органами;

      - выполнение программ, договорных и иных обязательств Архива;

      - за реализацию Архивом выполненных  работ и платных услуг; 

      - обеспечение Архива квалификационными  кадрами, повышение их деловой  квалификации;

      - обеспечение надлежащей технической  эксплуатации помещений Архива, соблюдение  правил пожарной безопасности.

      Директор, его заместители и главный  бухгалтер могут быть досрочно освобождены  от должности в случае неудовлетворительного  исполнения своих должностных обязанностей, нарушений требования законодательства, настоящего Устава.

      В Архиве на правах совещательных органов  образуются:

      - дирекция, рассматривающая важнейшие  вопросы организации деятельности, контроля,  проверки исполнения, выполнения планов, подбора и расстановки кадров, отчёты о работе  отделов. Решения дирекции утверждаются приказами директора;

      - экспертно-методическая комиссия  для рассмотрения вопросов экспертизы  ценности  документов Архива, отбора документов, подлежащих и не подлежащих хранению в  Архиве, рассмотрения и решения методических и практических вопросов архивного дела;

      - комиссия по рассекречиванию  документов в соответствии с  действующим  законодательством Российской Федерации. При необходимости в Архиве могут создаваться  иные научно-совещательные органы, положения и состав которых утверждаются  директором Архива.