Хранение дел в государственном архиве

• после перемещения дел в другое помещение;
• после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел и доступ в хранилища посторонних лиц;
• при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
• при реорганизации или ликвидации организации.

      По  проверке наличия и состояния  документов необходимо:

1. сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
2. подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
3. изымать дела, не внесенные в опись;
4. изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

      Внесение  в опись не учтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

      До  начала работы по проверке наличия  и состояния дел изучаются  документы предыдущих проверок, проверяется  правильность нумерации дел в  каждом годовом разделе сводной  описи, соответствие нумерации дел  итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

      Проверка  наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи  с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его  структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

      Физическое  состояние дел определяется путем  их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.

      Делать  какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.

      Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное  пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

      Лист  проверки наличия и состояния  дел в фонде составляется непосредственно  в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

      По  окончании проверки наличия и  состояния документов по каждой описи  в конце описи после заверительной  надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

      Если  проверкой обнаружена недостача  дел и документов, то организуется их розыск.

      В этих целях рекомендуется:

1. изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
2. организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
3. проверить дела находящихся рядом фондов;
4. изучить дело фонда – акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

      Розыск  рекомендуется проводить в течение  года после завершения проверки наличия  дел.

      Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

      Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются  в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

      Проверка  наличия и состояния документов считается завершенной после  внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих  сведений о делах постоянного  хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения. 

5. Особо ценные и уникальные документы архива

      По согласованию с государственным архивом, архив организации, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.

      На  выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося  в архиве, составляется опись особо  ценных документов, которая рассматривается  ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации.

      Отнесение документов к уникальным и включение  их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

      Выявленные  документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и  др.) или текста регистрируются в  журнале или картотеке учета  физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.

      Независимо  от ценности документов немедленной  передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.

      На  особо ценные и уникальные документы  организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

      Совокупность  страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Он создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

      Одновременно  с созданием страхового фонда  создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши). Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

      Страховой фонд и фонд пользования создаются  в порядке, установленном федеральной  архивной службой России. 

6. Электронное хранение документов

      Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

      База  данных о документах формируется  в процессе их регистрации.

      Данные  о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя.

      В связи с этим, если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

      Особенно  актуальным переносом информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).

      В государственных архивах с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации и восстановление информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения.

      Сроки хранения документов не зависят от формы их существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями  документов с указанием средств  хранения (типовыми и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в БД о документах организации.

      Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

      В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

      После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно активно для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок хранения их установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жесткий диск – эти носители следуют защитить от возможного магнитного воздействия – плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

      Если  документы используются в оперативной  работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

      Оптимальным вариантом для документов постоянного  и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

      Архивы, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют, таким образом, возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров.