Хранение дел в государственном архиве

      Управление  Архивом осуществляется директором на принципах единоначалия, в условиях гласности, при участии трудового  коллектива, профсоюзного комитета в  выработке решений по принципиальным вопросам производственной деятельности, социально-экономического развития коллектива, контроля за их исполнением.

      В Архиве применяется совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Совмещение должности или расширение зоны обслуживания оформляются приказом директора.

      Должностные лица Архива несут установленную законодательством ответственность за не предоставление, искажение или сокрытие информации, содержащейся в документах, хранящихся в Архиве.

      Таким образом, существует Государственный  архив, который собирает и хранит информацию. Каждая информация имеет сроки хранения, свою значимость и свою историю.

Государственные архивы, как и ведомственные, имеют свои права, обязанности, управление и контроль за их деятельностью.

 

ГЛАВА 2. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ 
 

1. Состав  документов,

подлежащих  передаче в государственный архив 

      Государственный архив  в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

      Дела  временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив , как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

      Документы личного происхождения в архив  организации передаются на временное  хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

      В государственный архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций. 

2.    Порядок передачи документов архива

на  постоянное хранение 

      Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в  архиве организации, передаются на постоянное хранение.

      Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования. Для этого составляется акт приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 1).

      Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

      Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

1. архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры РФ, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – 15 лет;

 
      

2. архивные  документы органов государственной  власти и прокуратуры краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения – 10 лет;
3. архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства – 5 лет;
4. записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги – 75 лет;
5. архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
6. научная, технологическая и патентная документация – 10 лет;
7. конструкторская документация – 5 лет;
8. проектная документация по капитальному строительству – 25 лет;
9. телеметрическая документация – 5 лет;
10. кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы – не более 3 лет со времени изготовления;
11. фотодокументы – 3 года;
12. документы на машинных носителях – 5 лет.

      В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим  органом управления архивным делом  или архивным учреждением.

      Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

      Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в  случае необходимости практического  использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

      Документы постоянного хранения государственной  организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации, передаются в государственный архив.

      При ликвидации организации ее документы  подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. 
 

      При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

      Документы по личному составу ликвидированной  организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив.

      Уничтожение документов с неистекшими сроками  временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

      Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1-2.4.7 настоящих Правил.

      Организацию упорядочения документов ликвидируемой  организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключать договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

      Передача  документов постоянного хранения в  государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях, с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

      Научно-техническая  и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

      Документы передаются в государственный архив  по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

      При первой передачи документов государственный  архив передается историческая справка  на архивный фонд организации. При последующих  передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших  изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. 
 

      Передача  дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки  о приеме документов в государственный  архив.

      Прием документов на постоянное хранение оформляется  актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причина их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.

      Архив организации принимает меры по розыску  документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

      Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

      Вместе  с документами передаются три  экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. 

3. Прием-передача документов

при смене руководителя архива 

      При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту о выдаче дел во временное пользование.

      Для приема-передачи дел руководителя архива приказом руководителя организации  назначается комиссия в составе  не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.

      При приеме-передаче дел необходимо проверить  наличие и состояние:

• документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
• учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
• печатей и штампов архива (при их наличии);
• противопожарного и охранного оборудования.

      Необходимо  проверить также условия хранения документов.

4. Порядок приема-передачи документов

при реорганизации организации 

      Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

      В состав ликвидационной комиссии по реорганизации  организации должен входить представитель  соответствующего архивного органа.

      При реорганизации организации с  передачей ее функций другой или  нескольким организациям, в том числе  с изменением форм собственности, документы  передаются организации или организациям-правопреемникам.

      При реорганизации организации, когда  из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.