Информационно-справочная документация

 

Информационно-справочная документация.

    Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решения и издания распорядительных документов.      

    К информационно-справочным документам относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная  записка, заявление, переписка (деловое  письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, перечень. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может быть только принята к сведению.

                                        

                                              ПРОТОКОЛ

    Протокол- это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

         Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы  ознакомления.

    Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Во  вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовали (должностные  лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных  органов нередко присутствует большое  количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый к протоколу.

    Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания (заседания, совещания).

    В разделе «Повестка дня» перечисляются  и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

         Основная часть протокола состоит  из разделов, соответствующих пунктам  повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме:  СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ.  Каждый вопрос «Повестки дня»  рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем  и секретарем.

    Наряду  с полной протоколы могут иметь  сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого протокола заканчивается протокольным решением или постановлением.

         В протоколе краткой формы  указываются только рассмотренные  вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

         В практике делопроизводства  часто приходится делать выписки из протоколов. Из  содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

    1

      

 

Образец оформления протокола

 
 
 
 
 
 
 
 

2

                                                                    ООО «Приор»

 
 

                                                                     ПРОТОКОЛ

                                                      общего собрания акционеров

                               17.01.2005                                                             №1

 

Председатель  собрания: А.В. Ситников

Секретарь собрания: Н.П. Игнатьева

Присутствовали: акционеры ООО «Приор» - 146 акционеров, владеющих в совокупности 90% акций, дающих право участвовать в голосовании.

Собрание считается  правомочным.

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. Об увеличении уставного капитала ООО «Приор».

СЛУШАЛИ:

    С предложением об увеличении уставного  капитала общества докладчик – Президент  ООО В.Н. Филатов.

ПОСТАНОВИЛИ:

         Увеличить уставный капитал общества  на 1 000 000 (один миллион) рублей.

ГОЛОСОВАЛИ:

    «ЗА» - 145 голосов

    «Против» - 0 голосов

    «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - 1 голос.

РЕШЕНИЕ ПРИНЯТО.

 

Председатель  собрания   Подпись    А.В. Ситников

Секретарь собрания    Подпись    Н.П. Игнатьева

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пример  оформления протокола

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное  изложение какого-либо вопроса, отражающего  производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться  рукописным способом на стандартном листе бумаги.

    Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

    Обычно  докладной запиской информируют  руководство об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя  докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются  по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя, и преследует цель повышения эффективности деятельности организации.

 

    

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

__________________________________________________________________________________

    Пример  оформления докладной записки

    4

                                     Объяснительная записка

    Объяснительная  записка - это документ, в котором  работник организации объясняет  причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка  оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, резолюцию, отметку об исполнении документа  и направлении его в дело.

 
 

    Служебная записка

    Служебная записка это документ по назначению близкий докладной записке, но составленный по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения  и др., работником или руководителем  подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

    Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту,  адресат, подпись.

    Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предположения просьбы, заявки т.п.

    Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой  служебной записки является дата ее составления и подписания.

                                                  

 

                                                    Заявление

    Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

    Заявления оформляются лично работником, как  правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.

    Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных  трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т.д. Как правило, подается на имя первого руководителя для  принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т.п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

    5

 

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА    Заместителю генерального директора

                                                    по персоналу –  начальнику службы

                                                    персонала И.И. Иванову

 
 

    Проект  изменений

    к штатному расписанию

    на  текущий год

 
 

               В соответствии  с вашими указаниями от 20 января  с.г. отделом кадров подготовлен

    проект  изменений к штатному расписанию (прилагается на четырех листах).

            При вашем согласии прошу Вас  утвердить прилагаемый проект  изменений и

    подписать соответствующие распоряжения о  введении в действие уточненного  штатного

    расписания  с 1 апреля с.г.

      Проект распоряжения о введении  в действие уточненного штатного  расписания  прилагается (на 1 листе).

 

         Начальник отдела кадров   Подпись   М.М. Михайлова

        

         СОГЛАСОВАНО:

         начальник юридического отдела

         подпись             П.П. Петров

         01.02.2008

 

Пример  оформления служебной записки

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6

 

Директору фирмы «Центр»

                                                                                                  П. В. Еремину

                                                                                                 ст. бухгалтера

                                                                                                   Васильева И.В.