Понятие организационной, распорядительной и информационно-справочной документации

 

 

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Санкт-Петербургский  государственный университет культуры и искусств

Факультет культуры семьи и детства

Кафедра «Социально-культурного сервиса и туризма»

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Дисциплина: Документационное обеспечение в СКСиТ

 

Тема: Понятие организационной, распорядительной и информационно-справочной документации

 

 

 

 

 

Выполнила:

                                    студентка группы 26510

Халиулова Алсу

Проверил:

Клебанов В.А.  

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург, 2011

Оглавление

 

1. Понятие документа        3

2. Организационные  документы      5

3. Распорядительные  документы      11

4. Справочно-информационные  документы     14

5. Требования к оформлению документов     21

6. Документооборот  на предприятиях социально-культурной  сферы  30

7. Направления совершенствования документационного

обеспечения в  СКСиТ         36

Список литературы        37 
1. Документ и его функции

 

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Документ обеспечивает:

- закрепление информации;

- сбор информации;

- обработку информации;

- передачу информации;

- использование информации;

- хранение информации.

Документы имеют большое  значение в управленческом процессе, т.к:

- отражают деятельность организации;

- на их основе принимаются управленческие решения;

- являются главным аргументом в спорных ситуациях;

- являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

К основным функциям документов можно отнести:

- информационную (документирование, хранение, предоставление информации);

- управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);

- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

- научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 группы.

Первая - это документы  по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства  предприятием и его деятельностью. Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, штатное расписание, положения о персонале, должностная инструкция и др.) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание). Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.).

Вторая группа - документы  по функциям управления. Такие документы  составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и  сбыта, коммерческих, юридических отделов  и других функциональных подразделений.

В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

 

 

2. Организационные  документы

 

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми  документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

-  Устав организации

- Учредительный договор

-  Приказы и распоряжения вышестоящих организаций

-  Приказы и распоряжения руководства организации

-  Организационная структура

-  Положения о подразделениях

- Правила внутреннего  трудового распорядка 

-  Штатное расписание

-  Должностные инструкции

- Памятки

-  Служебные записки

- Переписка с другими организациями.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны  для исполнения. Фактически организационные  документы реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности организации.

Организационный документ оформляется  на общем бланке с указанием конкретного  вида. Датой подписания организационных  документов является дата, проставляемая в бланке. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы  имеют, как правило, сложную структуру  текста, состоящую из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы  действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации фирмы разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

К основным организационным  документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл.4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться:

1. наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму;

2. место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное;

3. порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Юридическое лицо, созданное  в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного  этим учредителем.

а) В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

б) Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы. В тексте необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация.

в) Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положения бывают типовые  и индивидуальные. Типовые разрабатываются  для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

Кроме того, к организационным относятся общие документы:

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации. Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний и доведения их до исполнителей. Регламенты оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации.

Правила внутреннего трудового  распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

Наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на совете директоров организации.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру  организации, наименование структурных  подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов, регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц. Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей).