Справочно-информационная системная документация

Телеграмма

Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты  телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости  от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.

В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения  обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный  адрес.

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется  использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами.

Бланк телеграммы делится  на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное  наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным  правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные  интервалы, полное наименование должности  лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.

 

Пример составления  и оформления телеграммы.

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ

МОСКВА РОСТОКИНСКАЯ 7 УПО  ПЕТРОВУ

ДОКУМЕНТЫ ОФОРМЛЕНЫ ПРОСИМ ВЫЕХАТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ тчк

23/06-14

МАТВЕЕВА

Невский пр-т, 16,

Санкт - Петербург, 190098

РУСЬТУРЭКС

Начальник отдела <Личная подпись> Л.Б. Матвеева

02.03.2003

Телефонограмма

Для передачи оперативной  информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами  телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит "от кого" и "кому" с указанием  должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время  передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего  и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном  бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать  внимание на факты, даты, время, место  проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана  руководителем предприятия или  ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается  список адресатов и номера их телефонов.

При передаче телефонограммы вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид  документа; после передачи текста нужно  записать должность, имя, отчество и  фамилию лица, принявшего ее, номер  телефона, дату, время передачи; указываются  все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы, автора телефонограммы, дату, время  приема; во избежание неточностей  или ошибок принимающий должен повторить  записанный текст телефонограммы передающему  лицу.

 

Пример составления  и оформления телефонограммы.

Оргкомитет "Возрождение"Директору ОАО "ЛОГОС"

ТЕЛЕФОНОГРАММА И.В. Смирнову

05.09.2001 №02-65/164

14 час. 15 мин. 144 28 17

Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в  гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Время проведения - 12.09.2001 в 17.00. Регистрация  участников - в 16.00.

Председатель оргкомитета<Личная подпись> А.Л. Глебов

Передал: Принял:

Референт И.С. Круглов  Секретарь <Личная подпись> А.Р. Усова

329 15 19 144 28 17

05.09.2001

14 час. 15 мин.

 

 

Телекс

Это обобщенное название различных  по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах). Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

Реквизиты телекса: наименование и адрес организации - отправителя; дата отправления; номер телекса; адресат; текс; подпись. Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу телекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу информации. Язык телекса мало чем отличается от языка писем. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная форма вежливости, сохраняются знаки препинания.

Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором  указывается информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.

Телексы печатаются латинским  шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется специальная перекодировочная таблица. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса означает ожидание ответа.

 

 

Электронное письмо, также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным.

В конце письма, как и  традиционной переписке, лучше употреблять  универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер телефона и факса, а также название организации. Перед отправкой письма рекомендуется проверить орфографию.