Элементы делопроизводства: документирование, документооборот, архивное хранение

    3 – унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации  предприятий;

    4 – унифицированная система банковской  документации;

    5 – унифицированная система отчетно-статистической  отчетности;

    6 – унифицированная система по  труду;

    7 – унифицированная система документации  пенсионного фонда РФ;

    8 –унифицированная система внешнеторговой документации. 

    Так же в документировании выделяют такие  понятия как табель форм документов и альбом форм документов.

    Табель  форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, а так же этапов подготовки и прохождения.

    Альбом  форм документов – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

 

2. Второй  элемент делопроизводства - документооборот

 

    Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. 

    В документационном обеспечении организация  документооборота – один из важнейших  участков деятельности.

    Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное  прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами  времени.

    В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

    1. Централизация операций по приему  и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

    2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

    3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

    4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и  отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

    5. Вынесение конкретных резолюций,  по возможности точно определяющих  исполнителя, поручение, срок  исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

    6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование  документа. 

    7. Делегирование руководителем права  подписывать документы заместителям  руководителя и руководителям  структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

    8. Выполнение технических операций  по обработке и передаче документов  техническим персоналом, творческих  операций – специалистами и  руководителями.

    9. Разделение документов, включенных  в документооборот организации,  на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

    10. Выделение в массиве поступающих  документов так называемых нерегистрируемых  документов. Нерегистрируемые документы – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения. 

    Итак, еще раз, вся документация учреждения делится на 3 документопотока:

1. Входящие (поступающие);
2. Исходящие (отправляемые);
3. Внутренние.

    Каждый  из документопотоков имеет свою особенность  в составе, количестве, обработки  и движении.  

    Объем документооборота – это количество всех документопотоков за отчетный период. Обычно отчетным периодом выбирает год. 
 

    Рассмотрим  блок-схему работы с входящими документами (входящий документопоток):

    

Прием конвертов, проверка правильности адресования Вскрытие конвертов и проверка вложений     Предварительное рассмотрение (рассортировка, разметка)      Постановка  отметки о поступлении (входящего  штампа) на документе   Регистрация   Передача (доклад) документов руководителю		Передача писем «лично» работникам фирмы
Рассмотрение  документов руководителем (резолюция)      Внесение сведений из резолюции  в журнал или карточку регистрации   Передача документов исполнителю         Контроль исполнения документов   Исполнение документов		Передача документов замдиректора в структурные подразделения  или                Подшивка  документов в дела исполнителям

    Рисунок 1. Блок-схема входящего документопотока

    Предварительное рассмотрение входящих документов производится с целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые. На регистрируемых документах ставится отметка о поступлении документа в организацию.

    Регистрация документов – это присвоение номера (индекса) и проставление его на документе  с последующей записью кратких  данных о нем в журнале, карточке или памяти ЭВМ.

    Регистрация документов преследует определенные цели: учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам и  обеспечивает сохранность документа. Существует 3 системы ругистрации  документов:

1. Централизованная система – когда документы регистрируются в одном месте или одним работником;
2. Децентрализованная система – регистрация документов в местах их создания или исполнения;
3. Смешанная система – часть документов регистрируется централизованно, другая часть в структурных подразделениях.

 

    Резолюция – это письменное указание руководителя по поводу исполнения документа.

    Пунктом 10 указывался контроль исполнения документов. Целью данного контроля является обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. На таких документах делается пометка  о контроле. Одной из форм контроля является ручная сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используется карточный ящик с 32 разделителями: 31 разделитель – это числа месяца, 32 разделитель – используется для карточек, срок исполнения которых падает на следующий месяц, перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.

    Сроки исполнения документов могут быть определены:

1. Законодательством (обращения граждан);
2. В документах, поступивших от высших организаций  содержащих каких-либо поручение, обычно срок установлен в самих документах;
3. В распорядительных документах и решениях коллективных органов срок указывает по каждому пункту;
4. На документах, рассмотренных руководителем, срок исполнения содержится в резолюции.

Для решения периодически повторяющихся  вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения документов, которые устанавливаются актами высших органов власти и управления.

    Рассмотрим  блок-схему работы с исходящими документами (исходящий документопоток):

    

Составление проекта исходящего документа   Согласование проекта документа   Проверка  правильности оформления документа (секретарем или отделом)      Подписание руководителем   Регистрация документа      Постановка индекса (номера) на документе   Проверка правильности адресования   Отправка  документа адресату Подшивка  второго экземпляра (копии) в дело

    Рисунок 2. Блок-схема исходящего документопотока.

 

3. Третий  элемент делопроизводства - архивное хранение

 

    Третья  составляющая системы делопроизводства – система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать  исполненные документы и формировать  их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел.

    Номенклатура  дел – перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве: выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно.

    Разработка  номенклатуры дел – очень важный шаг в организации системы  делопроизводства. Номенклатура дел  организации – это сводный  документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел  подразделений. Подразделения организации  разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны  службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел  могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах.