Этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов

     Функциональное  назначение распоряжения о приеме работника на работу (форма № Т-1) заключается в документировании факта приема гражданина на работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете граждан, принимаемых на работу на основании трудового договора. Подписанное руководителем предприятия распоряжение объявляется работнику под роспись. На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка по форме № Т-2 (Приложение А).

     Функциональное  назначение распоряжения о переводе работника на другую работу (форма  № Т-5) состоит в документировании факта перевода гражданина на другую работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете  переводов работников на другую работу в пределах предприятия. Подписанное руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) распоряжение объявляется работнику под роспись. На основании распоряжения о переводе работника на другую работу делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2, лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а), вносится запись в трудовую книжку работника (Приложение Б).

     Функциональное  назначение распоряжения о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6) — документирование факта предоставления отпуска работнику предприятия, а также оформление и учет отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия и заключенными с  ними трудовыми договорами³. Подписанное руководителем предприятия распоряжение объявляется работнику под роспись⁴. На основании распоряжения о предоставлении работнику отпуска делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2, лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику») (Приложение В).

     Функциональное  назначение распоряжения о прекращении  действия трудового договора с работником (форма № Т-8) заключается в документировании факта увольнения работника предприятия, а также в оформлении и учете увольнения работников по основаниям, предусмотренным законодательством. Подписанное руководителем предприятия распоряжение объявляется работнику под роспись. На основании распоряжения делается запись в личной карточке работника по форме № Т-2, лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а), трудовой книжке работника, после чего с работником производится расчет по форме № Т-61 («Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником») (Приложение Г).

     Оформление  распоряжений по персоналу производится в соответствии с ГОСТ Р6.3О—2003 с  использованием следующих реквизитов:

     -наименования  предприятия;

     -наименования  вида документа;

     -даты  документа;

     -регистрационного  номера документа;

     -места  составления или издания документа;

     -заголовка  к тексту;

     -текста  документа;

     -отметки  о наличии приложения;

     -подписи;

     -грифа  согласования;

     -визы  согласования документа;

     -отметки  об исполнителе;

     -идентификатора  электронной копии документа 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Управление  организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования  распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

     В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего  документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

     Правила оформления документов закреплены в  правовых и нормативных актах, которые  издают федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций  и их объединений.

     Требования  к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический  документ (образец, эталон, модель) устанавливает  комплекс норм, правил, требований к  объекту стандартизации.

     Применение  стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и  как следствие более эффективной  деятельности организации. 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников и литературы 

1. Конституция Российской Федерации.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации.
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №   125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №   149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №   225 «О трудовых книжках».
6. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №   69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
7. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №   1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
8. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №   65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
9. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденное постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 № 98.
10. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №   1411).
11. Андреева В.И. Делопроизводство : практическое пособие / В.И.Андреева. – Изд. 10-е перераб. и доп. – М. : Интел-Синтез, 2005.
12. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие / М.И. Басаков. 3-е изд., испр. и доп. – Ростов – на – Дону: Феникс, 2005.
13. Большаков А.С. Краткий курс. Менеджмент / А. Большаков. - Санкт – Петербург. : Питер, 2000.
14. Большаков А.С. Современный менеджмент теория и практика /А.С. Большаков, В.И. Михайлов. - Санкт – Петербург.: Питер, 2002.
15. Веснин В.Р. Стратегическое управление : учебник для вузов / В. Р. Веснин - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: Проспект, 2005.
16. Кнышова Е.Н., Менеджмент / Е.Н. Кнышова. – М. : Форум – Инфра – М., 2003.
17. Кудряев В.А. Организация работы с документами : учебник / В.А. Кудряев. – Изд. 2-е перераб. и доп. – М. : Инфра- М, 2002.
18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности / И.Ю.Крылова. – СПб. : Издательский дом «Бизнес – пресса», 2004.
19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – Изд. 2-е испр. и доп. – М. : Интел-Синтез, 2003.
20. Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. – Изд. 5-е испр. и доп. – М. : Интел-Синтез, 2002.
21. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления : учебное пособие / Т.В.Кирсанова – Изд. 5-е испр. и доп. – М. : Инфра-М, 2003.
22. Поршнев А.Г. Управление организацией : учебник / А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева, Н.А. Соломатин. – Изд. 2-е доп. и перераб. - М. : Инфра- М, 2001.
23. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие. – М.: Форум-Инфра-М, 2002.
24. Румынина Л.А. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002.
25. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика : учебник / З.П. Румянцева. - М. : Инфра- М, 2003.
26. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления : учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М. : «Проспект», 2005.
27. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. 10-е изд., доп. и переработано. - М.: Приор, 2005.
28. Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент : учебник / Р.А. Фатхутдинов. – Изд. 3-е, перераб. и доп. - М. : Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко», 2002.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ПРИЛОЖЕНИЕ  А 

     

 

      Приложение Б 

     

 

      Приложение В 

     

 

      Приложение Г