Контрольная работа по "Делопроизводству"

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером  букву "К" на левом поле документа  напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале  или карточке делает отметку о  контроле, сроках исполнения, ответственном  исполнителе. Эти сведения берутся  из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале  нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля. Очень удобна для осуществления  контрольных операций регистрационно-контрольная  карточка. На ее верхнем поле кружком  обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для простановки срока  фактического исполнения документа. Карточки помещаются в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно  разделить на 33 ячейки (рубрики). 31 ячейка соответствует максимальному числу  дней в месяце, в 32-й ячейке размещают  карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем  месяце, в 33-й ячейке располагают  карточки на неисполненные в срок документы. В контрольной картотеке  карточки располагают по датам исполнения документов, т. е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки.

Контрольная картотека может вестись  не только на документы, но и на устные поручения и задания руководства  предприятия.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

В ряде фирм для ведения контрольных  операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает  промежуточные сроки исполнения, и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Секретарь-референт проводит в установленные  дни предварительную проверку и  получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и, в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных  совещаниях руководства). Продление  сроков исполнения может производиться  только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля руководителем  после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в карточке или журнале.

Список используемой литературы:

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

 

3. Интернет- ресурсы.

 

 

4. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004.

 

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

 

 

6. Стенюков М.В.  Образцы документов по делопроизводству. – М.; ПРИОР. 2002.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА  ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

ТОО «Маяк»

ПРИКАЗ

08.01.95 №2

Москва

 

О введении Инструкции

по делопроизводству

 

        В целях  совершенствования работы с документами  на предприятии и обеспечения  их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ

 

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

 

        2.  Ввести  в действие Инструкцию по делопроизводству  с 12.02.95.

 

        3.  Всем  структурным подразделениям и  сотрудникам ТОО с 01.02.95 руководствоваться  правилами работы с документами,  закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

 

        4.  Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные предприятия до 01.02.95.

       

        5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П.А.

 

 

Директор предприятия               Личная           С.Т. Борисов 

                                                      подпись

Визы

 

Иванова А.И

.

Подпись

                                                                                                    

 

 

 

                                                                                            

 

 

 

            Приложение 1. Примерная форма журнала регистрации входящих документов.

Журнал регистрации входящих документов