Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

 

Форма оформления акта

 

 

Комитет по культуре                                                   Утверждаю

Администрации г. Новосибирска                               председатель комитета

Подпись Н.И. Петров

Дата

 

 

 

АКТ

18.05.2000 № 12

Г. Новосибирск

 

 

О проверке сохранности  документов в комитете

 

 

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности  управленческих документов»

 

Составлен комиссией  в составе:

Председатель: зам.председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии:

1. Зав.общим отделом Григорьева Н.И.
2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
3. Зам.главного бухгалтера Мышкина С.И.
4. Референт Прокудина М.В.

 

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию  и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы  хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует  выделить и оборудовать специальное  помещение для архива комитета.

 

 

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й – в дело №  1-23

2-й – в областной архив

 

 

 

Председатель комиссии                Подпись       Г.В. Сидоров

Члены комиссии                            Подпись       Н.И. Григорьева

Подпись       Г.Г. Михайлова

Подпись       С.И. Мышкина

Подпись       М.В. Прокудина

 

 

3.4. Доверенности. Образцы доверенностей.

 

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенности могут  быть служебными и личными.

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.

Личная доверенность выдается гражданином и может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает (учится), жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства или в нотариальном порядке.

Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Срок действия доверенности не может превышать 3-х лет.

Доверенность на получение  материальных ценностей. Форма № М-2а применяется для оформления права работника выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном  экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Форму № М-2а применяют  организации, у которых получение  материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее  пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна бать полностью заполнена и иметь  образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи – как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Доверенность на получение  материальных ценностей выдается бухгалтерией предприятия, подписывается руководителем  предприятия и главным бухгалтером с простановкой печати. Доверенность должна быть зарегистрирована, иметь номер и дату.

Доверенности выдаются либо для совершения однократного действия, либо на определенный срок.

В любом случае указывается  срок действия доверенности. Бухгалтерия ведет учет выданных доверенностей по журналу или по «корешкам» доверенностей, остающимся в бухгалтерии.

 

Образец служебной доверенности

 

АДМИНИСТРАЦИЯ г. РЯЗАНИ

 

ДОВЕРЕННОСТЬ

15.08.2004 г.

на ведение переговоров  и заключение договоров

 

Настоящей доверенностью Администрация г. Рязани в лице Главы администрации Лаврова Игоря Михайловича, действующего на основании Положения г. Рязани от 00.00.2004 г. №3 «Об Администрации г. Рязани», поручает первому заместителю Главы администрации Сокольскому Евгению Васильевичу (паспорт № 45 87 89569 выдан ОВД Ленинского района 12.15.2002 г.) представлять интересы Администрации на переговорах с подрядными организациями, совершать все необходимые действия и заключать договоры (соглашения) по благоустройству города.

Доверенность действительна  до 15.09.2004 г.

 

Образец подпись  Сокольского  Е.В.                     Подпись               удостоверяю

 

Глава Администрации                                            Подпись               И.М. Лавров

 

М.П.

Образец личной доверенности

 

 

ДОВЕРЕННОСТЬ

Москва

17 мая 2004 г.

 

 

Я, Уланов Игорь Сергеевич, (паспорт № 44 00 639514, выдан ОВД «Тверской» 20.04.2001), проживающий по адресу: Москва, ул. Ямская, д.27, кв. 43, доверяю все  права по распоряжению вкладом по счету № 189.235.14 в филиале № 043 Тверского отделения Сбербанка г. Москвы,

Улановой Елене Игоревне, (паспорт № 41 00 440577, выдан ОВД «Бутырский», 23.01.2001), проживающей по адресу: Москва, ул. Руставели, д.12, кв. 9.

 

Образец подписи лица, получившего доверенность _________________________________

 

Подпись лица, получившего  доверенность, удостоверяю              Подпись       И.С. Уланов

 

Подпись Игоря Сергеевича Уланова удостоверяю.

 

Начальник ДЭЗ «Тверское», расположенной по адресу: Москва, ул. Тверская, д. 34.

 

М.П.       18 мая 2004 г.                              Подпись                              Л.Я. Румянцев

 

 

Образец доверенности на получение

 материальных ценностей. Форма  № М-2а

 

 

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением Госкомстата России

От 30 октября 1997 года № 71а

 

	Коды
Форма по ОКУД	0315002
Организация  ______________________________________________________ по ОКПО

 

ДОВЕРЕННОСТЬ № ____________

 

Дата выдачи «_____» _____________ 20    г.

Доверенность действительна по «_____» ________________ 20   г.

_____________________________________________________________________________

наименование потребителя  и его адрес

_____________________________________________________________________________

наименование плательщика  и его адрес

Счет № ____________ в ________________________________________________________

наименование банка

Доверенность выдана ____________________  _____________________________________

должность                                                             фамилия, имя, отчество

Паспорт: серия № _____________________________

Кем выдан ____________________________________________________________________

Дата выдачи «_____» ________________ 20    г.

На получение от _______________________________________________________________

наименование поставщика

материальных ценностей по _____________________________________________________

наименование,

_____________________________________________________________________________

номер и дата документа

 

Оборотная сторона формы  № М-2а

 

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
1	2	3	4

 

Подпись лица, получившего доверенность _________________________________________ удостоверяем.

 

Руководитель ______________________   __________________________________________

М.П.                               подпись                                                                                     расшифровка подписи

Главный бухгалтер _________________    __________________________________________

                                        подпись                                                                                     расшифровка подписи

 

4. Документы  по внешнеэкономической деятельности

4.1. Классификация документов по ВЭД

 

В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки:

• документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами);
• документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;
• коммерческие документы;
• документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные документы);
• страховые документы;
• транспортные и транспортно-экспедиторские документы;
• таможенные документы.

 

 

 

4.2.Коммерческие письма

 

Коммерческие  письма – составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.д.

Не существует единого  стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации (International Organization for Standardization – ISO) устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации – авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее  время отсутствует международный  стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.

 

 

4.3. Реквизиты формуляра коммерческого письма

 

При оформлении писем  за рубежом используются следующие  реквизиты:

5. сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты); наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd.) – общество с ограниченной ответственностью, Incorporated (Inc.) – корпорация  и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).
6. ссылки на документы отправителя и получателя – позволяют связать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма – «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках могу быть указаны порядковый номер документа, краткое обозначение вида документа (например, OR - order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.
7. дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты:

• британский (европейский)

20 May 2004  или: 20 May, 2004

• американский

May 20 2004  или: May 20, 2004

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 02.06.2004 (в одном случае – 2 июня 2004 г., в другом – 6 февраля 2002 г.).