Лекции по «Документационное обеспечение управления»

факс (095) 737-35-20

                                  737-35-21

 

2003.  №  03-14/635                                                                        Директору АО «Траст»

На № 187/18   от 29.12.2002                                                                       г-ну А.Г. Потапову

Краснопресненская наб., д.12,

Москва, 123100

 

 

 

Подтверждаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена  нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения от 27.12.2002 №245.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

 

 

Зам. Генерального директора               Личная подпись                           П.Р. Зимин

 

 

 

Н.П. Захарова

т. 568-36-64

 

Письмо-приглашение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Данное письмо может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении письма-приглашения могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.

Как правило, письма-приглашения  адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!»

 

 

 

 

 

Образец письма-приглашения

 

 

Уважаемый…………………………………………………….

 

Фирма «GRIF GmbH» совместно с управлением техники безопасности РАО «ЕЭС России» приглашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Нефтегазстрой – 2004».

 

На стенде выставлены такие изделия, как:

• специальные защитные костюмы;
• костюмы для электромонтеров;
• монтажные пояса;
• различные перчатки, в том числе диэлектрические;
• различные респираторы и маски;
• специальная обувь с различными степенями защиты;
• каски, наушники и др.

 

Будем рады видеть Вас в павильоне № 4

с 15 по 20 октября 2004 г. по адресу:

Москва, Сокольнический вал, 1

 

 

 

 

А. Григорьев                                                                              Ю. Жуков

Директор представительства                                                   Заместитель начальника

«GRIF GmbH» в г. Рига                                                            Генеральной инспекции

(0132) 615177                                                                             по эксплуатации электростанций

РАО «ЕЭС России»

(095) 2204400

 

 

 

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как  правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в  письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства….

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…

В противном случае Вам будут  предъявлены штрафные санкции…

В противном случае мы не несем  ответственности за последствия… и т.п.

 

 

Образец письма-требования

 

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

ДИРЕКЦИЯ ЭКСПЛУАТАЦИИ ЗДАНИЙ

 

Ул. Строителей, д.8, г. Довинск, 540006; Тел./факс (8-432) 54-10-01

ОКПО                    ОГРН                        ИНН/КПП

 

   30.06.2003     №    01-02/112                                                  Генеральному директору

На _________ от   __________                                                 СУ-1

 А.А. Котенкову

 

Об устранении неполадок

 

 

При прокладке канализации  и устройстве канализационных камер  по адресу: ул. Северная, 10 на колодцы  были установлены крышки, не соответствующие  размеру обечаек, что приводит к сдвигу и переворачиванию крышек при проезде автомашин.

Мы неоднократно устно  и письменно обращались к начальнику участка № 4 Агафонову А.И. с просьбой устранить неполадки, однако меры до сих пор не приняты.

Так как открытые колодцы могут привести к несчастным случаям, требуем срочно принять неотложные меры по устранению неполадок.

В противном случае мы снимаем с себя ответственность  за несчастные случаи, которые могут произойти по вине Вашего управления.

 

 

Директор                                                                                         М.М. Алексашенко

 

 

Н.Г. Кравцова

54-10-00

 

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как  правило, составляются в свободной  форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или поздравления.

В письмах-поздравлениях  используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в  связи с …

Искренне поздравляем  Вас с …

Примите наши искренние  поздравления в связи с …

Сердечно поздравляем  Вас с … и т.п.

Письма-поздравления могут  оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

 

 

Образец письма-поздравления

________________________________________________________________________________

 

  17.02.2003     №   01-08/67                                                 Председателю Совета директоров

На № ______  от _________                                                ОАО «ЭКСПОРОСТ»

г-ну Д.В. Проклову

 

 

Уважаемый Дмитрий Вадимович!

 

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем Совета директоров акционерного общества «ЭКСПОРОСТ».

Ваш опыт и высокая  профессиональная подготовка послужат дальнейшему укреплению положения Вашей компании в системе внешнеэкономических связей.

Надеемся на сохранение и развитие взаимовыгодного сотрудничества наших компаний.

Желаем Вам крепкого здоровья, успехов и процветания!

 

 

С уважением,

 

 

Генеральный директор                                                                   Л.Д. Дмитриев

 

 

2.4. Язык и стиль деловой документации

 

Стиль – это особенность  языка, проявляющаяся в отборе, сочетании  и организации языковых средств  в связи с задачами общения. Различают следующие функциональные стили:

• публицистический
• научный
• художественно-литературный
• разговорно-обиходный
• официально-деловой

Любая информация нуждается  в языке, на котором она будет  зафиксирована, передана и воспринята. Стиль официально-делового общения  людей в разных сферах жизни сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль – это такая функциональная  разновидность  языка, которая   обслуживает  сферу  официальных  деловых   отношений преимущественно в письменной форме.

Требования к документам:

• краткость и компактность изложения официального материала;
• точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
• последовательность использования технических приемов правотворчества.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование  слов, относящихся к разговорной  лексике, например «секретарша», «лаборантка».

Неумение выразить мысль  точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель – именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях».

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении.

Даты и календарные  сроки в тексте документов рекомендуется  писать следующим образом:

• 15 мая 2000 г.,
• в мае 2000 г.,

но:

• за 8 месяцев 2000 года,
• в 2000 году,
• план на 2000 год,
• с 1988 по 1999 год,
• в 1992-1993 годах

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной  буквы пишутся первое число и  имена собственные:

• Восьмое марта
• Новый год
• День металлурга
• День российской печати
• Рождество христово

но:

• День Победы

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется  следующее за ним слово:

• 1 Мая
• 8 Марта

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»:

• 10 автомобилей
• 50 рабочих

а не:

• 10 штук автомобилей
• 50 человек рабочих

 

 

 

3. Договорно-правовая документация

3.1. Договоры

 

Договор – это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, т.е. это двухсторонняя или многосторонняя сделка.

Сделка – это действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, в том числе обязательств, возникающих из договоров и иных сделок.

Заключая договор, стороны  должны руководствоваться, в первую очередь, нормами ГК о сделках (имея ввиду необходимость соответствия договора условиям действительности сделок); общими положениями ГК об обязательствах (правила исполнения договоров, обеспечение исполнения, установление ответственности в случае нарушения договоров); нормами, посвященными условиями договоров и порядку их заключения (часть этих норм относится к договорам-сделкам, а остальные – к договорам-правоотношениям).

 

 

 

 

3.2. Примерная форма договора  поставки

 

Договор поставки – наиболее распространенный вид договора купли-продажи, используемый в предпринимательской деятельности. Все условия договора должны быть конкретными и не допускающими двойственного толкования, так как нередко подобные договоры являются предметом судебного разбирательства.

 

 

ДОГОВОР

поставки товаров