Лекции по «Документационное обеспечение управления»

ГОУ СПО «Московский государственный техникум моделирования обуви и маркетинга»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Конспект лекций

по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления» 

для специальностей 080110, 080112, 080113

 

Автор: Ярдухина С.П.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Основу деятельности любого предприятия или    организации  составляет  работа  с информацией  - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.

Информация – это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления. 

Документ (от лат. «документум» – свидетельство) – это материальный носитель  данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документационное  обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

С древности и до 19 века понятие «документ» употреблялось  в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала 20 века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации  уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски , карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д. и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Документ имеет две  сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа – это способность  передавать информацию. Сюда относятся  актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа  относят долговечность  прочность  документа и способность противостоять  различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды.    Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов делят на общие  и специальные.

Общими функциями документов являются:

• информационная – фиксация, хранение и передача информации;
• коммуникативная – передача, обмен  информацией;
• социально-культурная–документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей.

Специальными функциями    документов являются:

-  правовая – одни  документы являются источником  права, другие могут    быть   доказательством в  юридической сфере;

• организационная – установка правовых  отношений;
• управленческая – решение управленческих вопросов и принятие решений на  основе документированной информации;
• обучающая – передача знаний между людьми и поколениями;
• познавательная – получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений;
• мемориальная -  передача исторических сведений об отдельных людях  или обществе, документы, являющихся историческим наследием.

 

 

 

 

 

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Тема 1.1. Государственная  система ДОУ. Системы документации

 

Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ  – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий  для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, обработки  и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.  Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда  и внедрения новейших технических средств.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями  или предприятиями разрабатываются  сходные и повторяющиеся документы.

Самой общей и целостной, занимающей верхнюю позицию в   комплексе   систем, следует считать верхнюю позицию в комплексе систем, следует считать общегосударственную  систему документации, охватывающую все документы, возникающие и обращающиеся в стране; их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам:

Функциональными системами документации определяются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная.

Отраслевыми системами документации определяются  те, которые в том или ином объеме  присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности, например, медицинская, учебная, научно-исследовательская.

Однотипность значительного  числа решаемых задач, единообразные  технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сформулировать комплекс единых требований к этим системам  документации.

Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства в 1965 г., система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи   стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений, а также  государственного надзора и ведомственного контроля  за  их внедрением и соблюдением.

Единая система  технологической документации была разработана в 1971 г., состоящая из более чем 20  стандартов и руководящих документов. Данная система может решать задачи в области оформления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

Параллельно, на основе международных  требований была создана Единая система конструкторской документации.

 

 

 

Тема 1.2. Унификация и стандартизация управленческой деятельности

 

Унифицированная система документации – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах  и т.п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому  виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки и хранения.

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки  документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Стандартизация  документов – это форма юридического  закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в ДОУ.

Установлены следующие  категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ);
• отраслевые  стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

Требования к оформлению документов  установлены государственным стандартом – ГОСТ   Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Положения стандарта определяют:

• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов.

ГОСТом установлены  следующие реквизиты документов;

01 – Государственный герб Российской  Федерации;

02 – герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на  учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к  тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка о исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор  электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической  силы. Кроме того применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документами. Нельзя забывать и о том , что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа  не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической  силы (наименование организации –  автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов  используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Бланк документа –  это стандартный лист бумаги с  реквизитами, идентифицирующими автора  официального документа.

Для изготовления  бланков  документов используются два формата  бумаги – А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

А4 – 210*297

А5 – 148*210

ГОСТ устанавливает  два  варианта расположения реквизитов на бланке:

• угловой (реквизиты располагаются в верхнем левом углу)
• продольный (вдоль верхнего поля документа)

Например:

Бланк письма с угловым  расположением реквизитов

 

                         РОСАРХИВ

                   Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский  институт

             документоведения и архивного дела

                               (ВНИИДАД)

            Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

                     Тел./факс: (095) 718-78-74