Нормативно-методическая база для проведения экспертизы ценности документов

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

 

«Российский государственный  гуманитарный университет»

(РГГУ)

Историко-архивный институт

 

 Факультет Документоведения

 и документационного  обеспечения

 управления

 

 

 

 

 

 

 

Тарасова Александра Михайловна

 

Нормативно-методическая база для проведения экспертизы ценности документов

Реферат по архивоведению

студентки 4 курса очной  формы обучения

 

 

 

 

 

 

 

  Руководитель

Герасимова  Е.С

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2011

Оглавление

 

Введение........................................................................................................3

Глава 1.Перечни............................................................ .............................5

          История создания перечней в России........................................................ 6

Виды и типы перечней................................................................................14

Структура перечня.................................................................................16

Способы группировки учреждений в схеме перечня................................17

 

Глава 2.Номенклатуры дел.....................................................................20

Определение круга документов для включения  в номенклатуру............21

Составление заголовков дел.......................................................................22

Разработка классификационной  схемы....................................................23

Определение сроков хранения дел..............................................................23

Индексация  дел............................................................................................24

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел....................24

 

Приложение ...............................................................................................27

Заключение.................................................................................................28

Список литературы...................................................................................30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Экспертиза ценности документов – одно из важнейших  направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как  именно стадии делопроизводства отводится  главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная  задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных  архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.

          Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов заложены в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), согласно которым экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
• нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

 

В своей работе я подробно рассматриваю типовые и ведомственные перечни, типовые и примерные номенклатуры дел.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что и  в статьях перечней, и в заголовках номенклатур дел прослеживается значение  критериев, с учетом которых определяются сроки хранения документов, а значит именно благодаря этим документам можно грамотно проводить экспертизу ценности документов.

В ходе работы над рефератом  мною были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.А. Кузнецова, Е.В. Алексеева, Н.Б. Зиновьева, Е.М. Бурова, и др.

Реферат состоит из введения, двух глав, приложения, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Перечни

 

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.

Успешному претворению  в жизнь различных путей решения  вопросов экспертизы ценности документов, как известно, способствует нормативно-методическое обеспечение всех вопросов работы: номенклатуры дел, типовые, ведомственные перечни. И в статьях перечней, и в заголовках номенклатур дел прослеживается значение критериев, с учетом которых определяются сроки хранения документов.

Ведущую роль в процессе установления сроков хранения документов играют перечни, являющиеся «ключом» к созданию прообраза Архивного фонда страны.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.

           Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.

 

          Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

 

         История создания перечней в России.

Первые перечни, так  же, как и исторические архивы, были ведомственными. Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения  «решенных дел» к середине XIX века, когда «помещения канцелярий действующих учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно, потому что таких помещений уже недоставало».¹

Все ведомства делили свои документы  на три разряда: дела, не подлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным  недостатком ведомственных перечней XIX века был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась порою противоположно.

После Октябрьской революции были сделаны попытки найти единые критерии оценки документации.

К 1925 году уже имелся список материалов, подлежащих или не подлежащих хранению. Однако он был слишком длинным и не помещался в одном законодательном акте. Тогда было высказано требование о подготовке специальных справочников (перечней) с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и не подлежащих хранению силами каждого ведомства и учреждения (Положение «О сдаче архивных материалов Центрархиву РСФСР и порядке их отбора для хранения и уничтожения»). Положение ВЦИК и СНК РСФСР от 29 января 1929 года «Об архивном управлении РСФСР» обязало все учреждения, предприятия и организации приступить к составлению перечней дел с указанием сроков их хранения. Перечни могли составлять центральные органы управления (наркоматы) для всех учреждений (включая низовые), входящих в систему этого органа.

Макулатурная кампания, проводившаяся в связи с бумажным кризисом конца 1920-х годов, помешала выполнению этого постановления. Работа по созданию ведомственных перечней развернулась во второй половине 1930-х  годов. В 1930-40-е годы было издано более 80-ти ведомственных перечней. Однако они были немногим лучше своих предшественников XIX века. Разнобой в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть. К 1929 году относится идея создания типового перечня для документов всех ведомств.² (Основные этапы разработки типовых перечней документов в Приложении).

Типовые перечни послужили  основой для разработки ведомственных  перечней. К 1991 году в организациях и на предприятиях использовалось около 60-ти ведомственных перечней, которые образовали систему нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов во всех отраслях управления.

Сложившаяся система  перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию  для государственных организаций.

Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои, и в связи с этим возникли организации иных форм собственности, в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.³

Так, очень своевременным  явился перечень для негосударственных  коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы  постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных  коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку оно выпущено как в традиционном, так и электронном формате, то содержит на дискете программу просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Это новый тип перечней, где даны группы документов постоянного и временного хранения, но последние не дифференцированы по срокам, а обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций был дан в Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)».

Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственных  организаций, построены по типовым  функциям (по производственно-отраслевой схеме), а именно:

• организационно-распорядительным, контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспечения управления и организации хранения документов;
• экономического прогнозирования, текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;
• организации экономических связей, оперативно-коммерческой деятельности, информационного обслуживания и маркетинга;
• трудоустройства, организации и нормирования, оплате и охране труда, работы с кадрами;
• материально-технического снабжения, административно-хозяйственного обслуживания;
• социально-бытовым, жилищным, деятельности общественных организаций.

Видовой состав документов постоянного хранения по указанным  функциям в основном однороден в  рассматриваемых перечнях. По сравнению  с Перечнем типовых документов (1989 г.) новыми явились группы документов съездов и общих собраний учредителей, пайщиков и акционеров по работе с акциями, о долевой собственности и т.п.

В перечнях для негосударственных  организаций особо акцентируется  внимание на документах, содержащих сведения о «коммерческой тайне». В перечне, данном в Справочном пособии «Управленческие документы постоянного срока хранения...», предлагается на постоянное хранение оставлять свод сведений, составляющих «коммерческую тайну» организации.

В Методических рекомендациях  «Отбор на государственное хранение управленческих документов...» дан более полный спектр с анализом природы появления и методики отбора документов, закрываемых организацией на «коммерческую тайну».

Но в любом случае при отборе документов, содержащих подобного рода сведения, необходимо свои действия согласовывать с правительственным перечнем сведений, которые не могут составлять «коммерческую тайну».