Нормативно-методическая база для проведения экспертизы ценности документов

После итоговой записи оформляется  подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным  за документационное обеспечение, и  согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр  хранится в службе ДОУ, второй - в  архиве, третий используется в структурном  подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех  экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации  и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

Основные этапы  разработки типовых перечней документов

 

1929 год	«Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения»    денежно-материальной  отчетности второстепенного значения»
1938 год	«Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без  утверждения архивных органов»
1943 год	«Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий  Союза ССР с указанием срока  хранения материалов»
1955 год	«Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских учреждений, предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов»
1956 год	«Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения»
1957 год	«Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием сроков хранения материалов»
1965-69 годы	4 выпуска «Перечня  документальных материалов, подлежащих  приему в государственные архивы  СССР»:  Вып.1. Типовые категории  документальных материалов Вып. 2. Вопросы народного  хозяйства  Вып 3. Вопросы народного  образования, здравоохранения, социального обеспечения, торговли и коммунального хозяйства Вып. 4. Вопросы культуры
1973 год	Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы СССР»
1989 год	«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения»

 

         Заключение

 

Теория экспертизы ценности документов как любая научная  теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).

Таким образом, современная  экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: номенклатур дел, перечней, классификаторов и т.п. Можно констатировать тот факт, что для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов.

     При проведении  экспертизы ценности документов  следует руководствоваться перечнями  типовых архивных документов  с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся  в процессе деятельности федеральных  органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также, подведомственных им организаций, с указанием на сроки хранения (отраслевые перечни), а также  указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших, в указанные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативно правовыми актами. Сроки хранения, установленные ими являются обязательными для всех организаций независимо от формы собственности как государственных, так и негосударственных.

           Так же для проведения экспертизы ценности документов важна номенклатура дел. С ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

В то же время в процессе работы с документами в организации  необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к оценке документов в процессе работы с ними.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1.   ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
3. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.
4. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002.
5. Основные правила работы ведомственных архивов.- М., 1986.- С. 24-27.
6. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года.
7. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): Методические рекомендации.- М.: ВНИИДАД, 1997.
8. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.- М., 1989.
9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000.
10. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения.- М., 2000.
11. Алексеева Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Делопроизводство.- 2003.- № 2. - С. 85-92.
12. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов. М., 1985.
13. Делопроизводство: учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2004.
14. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем».- Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с.
15. Еремченко В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях / В.А. Еремченко// Отечественные архивы. 1992.- № 5.- С.8-15.
16. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий/ М.П. Жукова // Отечественные архивы.- 1994.- № 5.- С. 10-13.
17. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б. Зиновьева.- М.: Профиздат, 2001.- 208 с.
18. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П. Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993.
19. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова.- Ростов н/Д: МарТ, 2002.-272.

¹ Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России.- М., 1979. С. 129

² История делопроизводства в СССР/ под ред. Я.З.Лившица, В.А. Цикулина.- М.: МГИАИ, 1974.- 134 с.

³ Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б. Зиновьева.- М.: Профиздат, 2001.- 208 с.

⁴ Алексеева Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Делопроизводство.- 2003.- № 2. - С. 85-92.

⁵ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000 с.54

⁶Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ А.В. Пшенко.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2003.-256 с