Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления в органах государственной власти

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОУ ВПО  «Омский государственный университет

им. Ф. М. Достоевского»

Исторический факультет

Кафедра дореволюционной отечественной истории

и документоведения

Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления в органах государственной власти

Дипломная  работа

Омск

2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ              3

1. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА              7

1.1. Законодательное регулирование делопроизводства              7

1.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства              13

1.3. Юридическая ответственность за нарушение правил делопроизводства              25

2. ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ              28

2.1. Нормативно-правовое регулирование электронного делопроизводства               37

2.2. Проблемы внедрения электронного делопроизводства в органах государственной власти              43

3. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ              53

ЗАКЛЮЧЕНИЕ              66

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ              69

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных              и              нормативно-методических              документов общегосударственного действия. 

В Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. 

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы документационного обеспечения управления, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; организовать документооборот; обеспечить хранение и использование документов.

Актуальность темы исследования. В действующем законодательстве содер­жится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударст­венных организаций, к оформлению тех или иных видов до­кументов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законо­дательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизвод­ством на современном уровне. Секретарь, уверенно ориентирующийся в нормативных правовых актах, регламентирующих сферу документационного обеспечения управления, способен своевременно заметить и устранить недостатки в оформлении реквизитов документов, представленных на подпись руководителю, а также профессионально организовать процедуры регистрации, прохождения и контроля исполнения документов.

Цель дипломной работы – разработка рекомендаций по совершенствованию нормативно-правового регулирования документационного обеспечения управления в органах государственной власти.

Цель работы определяет ее основные задачи, к числу которых относятся:

- выявление базовых нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводственную сферу (федеральные законы, постановления, указы, инструкции и международные документы);

- выявление особенностей современного нормативно-методического обеспечения делопроизводства;

- проанализировать основные проблемы перехода на электронное делопроизводство.

- показать специфику организации документационного обеспечения управления в органах государственной власти

При написании данной работы был использован широкий круг источников. Их можно разделить на три группы:

1. Источники, которые содержат нормативную базу по делопроизводства;

2. Научная литература;

3. Периодические издания.

К основным нормативно-правовым источникам относятся следующие:

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ) закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536), которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Этот стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Право и политика».

Структура дипломной работы: введение, три главы, заключение, список использованных источников и литературы.

1. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Законодательное регулирование делопроизводства

Под государственным регулированием документационного обеспечения управления понимается деятельность государственных органов, наделенных полномочиями в сфере документационного обеспечения управления, по установлению норм и правил документирования, организации документооборота органов власти и организаций и формирования их документального фонда.

Целью государственного регулирования документационного обеспечения управления является повышение эффективности управления и производства, создание оптимальных условий для применения информационных технологий в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций.

В настоящее время регламентация документирования, органи­зации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирова­ние, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

До 2004 г. федеральным органом исполнительной власти, осуществлявшим государственное регулирование в сфере документационного обеспечения управления, была Федеральная архивная служба, которая в соответствии с положением о ней[1] осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координировала развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В связи с административной реформой Федеральная архивная служба, преобразованная в Федеральное архивное агентство (Росархив)[2], утратила функции органа, осуществляющего государственное регулирование в сфере документационного обеспечения управления. Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, в ведение которого был передан Росархив, также не было наделено соответствующими полномочиями.

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий­ской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[3] закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Этот закон в ст. 11 определяет, что:

1. требования к документированию информации могут быть установлены законодательством Российской Федерации или соглашением сторон;

2. в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, а правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Таким образом, закон наделяет полномочиями в области документационного обеспечения управления следующие органы власти:

Правительство Российской Федерации - определяет порядок документирования в федеральных органах исполнительной власти;

Государственные органы (федеральные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации) – устанавливают правила делопроизводства и документооборота, соответствующие правилам, установленным Правительством Российской Федерации для федеральных органов;

Органы местного самоуправления – осуществляют те же полномочия, что и государственные органы.

Закон подчеркивает, что государственные органы и органы местного самоуправления устанавливают правила делопроизводства и документооборота в пределах их компетенции.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, специальной статьей (ст. 9)[4] определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации[5] определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.