Автор: Пользователь скрыл имя, 28 Марта 2010 в 19:42, отчет по практике
боПроизводственная практика проходила в Управлении регионального развития и централизованного экстерната (УРРЦЭ) РГГУ, которое является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и координирующим региональную деятельность университета, ее развитие и перспективное планирование, внедрение и реализацию в университете и его региональных подразделениях подготовки и аттестации специалистов в форме экстерната, развитие дистанционных технологий обучения. К административно-управленческому персоналу УРРЦЭ относятся следующие должности:
- начальник Управления;
- два заместителя начальника Управления;
- ведущий специалист (секретарь начальника УРРЦЭ).
Введение……………………………………………………………………………3-4
1. Документирование деятельности организации……………………………….5-7
2. Организация документооборота
2.1 Прием и отправка…………………………………………………………….…8
2.2 Регистрация…………………………………………………………………..8-10
2.3 Контроль исполнения………………………………………………………10-11
2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел……11-12
2.5 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив……12-13
3. Самостоятельная работа……………………………………………………..14-16
Заключение……………………………………………………………………...17-18
Федеральное агентство
по образованию
Государственное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ
ИНСТИТУТ
ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Кафедра документоведения
ОТЧЕТ
о производственной
практике по курсу «Организация и
технология документационного обеспечения
управления»
в Управлении регионального
развития и централизованного экстерната
РГГУ
(УРРЦЭ РГГУ)
Студентки 3 курса
д/о
Дубовицкой М.А.
Руководители:
От организации
Ю. И. Купцова
От кафедры
О.В. Мосягина
Москва 2007
Оглавление
Введение…………………………………………………………
1. Документирование
деятельности организации………………
2. Организация
документооборота
2.1 Прием и
отправка…………………………………………………………
2.2 Регистрация…………………………………………………
2.3 Контроль исполнения……………………………
2.4 Классификация
и систематизация документов. Формирование
дел……11-12
2.5 Экспертиза
ценности документов. Подготовка
дел к сдаче в архив……12-13
3. Самостоятельная
работа……………………………………………………..
Заключение……………………………………………………
Введение
Производственная
практика проходила в Управлении
регионального развития и централизованного
экстерната (УРРЦЭ) РГГУ, которое является
структурным подразделением РГГУ, осуществляющим
и координирующим региональную деятельность
университета, ее развитие и перспективное
планирование, внедрение и реализацию
в университете и его региональных подразделениях
подготовки и аттестации специалистов
в форме экстерната, развитие дистанционных
технологий обучения.
К административно-
- начальник Управления;
- два заместителя
начальника Управления;
- ведущий специалист
(секретарь начальника УРРЦЭ).
Структура Управления
включает в себя: организационный отдел,
учебный отдел, отдел экстерната, учебно-методический
отдел, отдел по организации выпуска студентов,
финансово-экономический отдел, информационно-технологический
отдел, экспедиционно-транспортный отдел.
Делопроизводственная
служба Управления представлена секретариатом,
который в своей деятельности
руководствуется такими нормативными
документами, как Инструкция по делопроизводству,
должностные инструкции сотрудников,
номенклатура дел УРРЦЭ за 2007 год.
Таким образом,
непосредственное ведение делопроизводства
в УРРЦЭ возлагается на секретариат.
Он обеспечивает учет и прохождение
документов в установленные сроки,
информирует руководство о
Занимаемая должность
- помощник секретаря руководителя,
предусматривала как знакомство
со стадиями текущего делопроизводства
и особенностями оформления дел
для передачи на хранение в архив,
так и изучение функций секретаря по документному
и бездокументному обслуживанию руководителя.
Структура отчета:
введение, оглавление, три главы, заключение,
приложения.
Введение посвящено
характеристике организации, делопроизводственной
службы, описанию занимаемой должности.
Первая глава
освещает вопрос документирования деятельности
УРРЦЭ, выявляет системы документации,
используемые в Управлении, и основные
виды документов.
Вторая глава
содержит анализ движение входящего, исходящего
и внутреннего
Третья глава
посвящена характеристике самостоятельной
работы, т.е. непосредственно практике.
Уделено внимание организации работы
с документами именно в секретариате
УРРЦЭ, изучены особенности делопроизводства.
Заключение содержит
выводы по организации и технологии
документационного обеспечения
управления УРРЦЭ, дана характеристика
недочетов и соответствий нормативным
актам.
1. Документирование
деятельности организации
В УРРЦЭ присутствует
смешанная организационная
УРРЦЭ издает организационные
(положения, правила, инструкции) и распорядительные
(приказы, распоряжения) документы.
Приказами и
распоряжениями оформляются решения
нормативного характера, а также оперативные,
организационные, кадровые и другие вопросы
внутренней работы УРРЦЭ (Приложение 1).
Проекты приказов,
распоряжений готовятся на основании
поручений ректора
Приказы оформляются
на бланке и имеют установленный
комплекс обязательных реквизитов и
стабильный порядок их расположения
в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная
система организационно-
Подготовка приказа
включает в себя изучение существа вопроса,
сбор необходимых сведений, подготовку
проекта приказа, согласование проекта,
подписание, регистрацию.
После регистрации
приказов или распоряжений их заверенные
копии рассылаются в
Порядок оформления
и составления бланков и
После регистрации
приказов или распоряжений их заверенные
копии рассылаются в
Положение принимается
в том случае, если в нем устанавливаются
системно связанные между собой правила
по вопросам, отнесенным к компетенции
УРРЦЭ. Положение об Управлении регионального
развития и централизованного экстерната
состоит из 6 частей («Общие положения»,
«Задачи и функции Управления», «Структура
и штаты Управления», «Руководство Управлением»,
«Права и ответственность Управления»,
«Контроль, проверка и ревизия деятельности
Управления»).
В правилах устанавливаются
нормы и требования, обязательные
для выполнения.
В инструкции излагается
порядок осуществления какой-либо деятельности
или порядок применения положений законодательных
и иных нормативных актов (Инструкция
по делопроизводству РГГУ).
Положения Инструкции
по делопроизводству РГГУ распространяются
на организацию работы с документами
независимо от вида носителя, включая
их подготовку, регистрацию, учет и контроль
исполнения, осуществляемых с помощью
автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки
документной информации, применяемые
в Университете, должны отвечать требованиям
настоящей инструкции по делопроизводству.
Поскольку УРРЦЭ
оснащено компьютерными средствами,
то в Управлении применяются различные
программные средства, среди которых
в первую очередь необходимо выделить
Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Также в УРРЦЭ
используются такие специальные
программы, как «Модуль сбора
данных для вузов об условиях реализации
образовательного процесса для отдельных
образовательных программ», «Программный
модуль сбора информации. Комплексная
оценка» для автоматизации процедуры
подготовки документов к исполнению.
Положения, правила
и инструкции применяются как
самостоятельные правовые акты, которые
подписываются руководителем
Текст проекта
положения, правил, инструкций печатается
на общем бланке.
Кроме вышеперечисленных
документов, УРРЦЭ (а секретариат
хранит) издает также следующее: инструктивные
и информационные письма, доверенности,
описи дел постоянного хранения, журналы
регистрации. Все эти документы перечислены
в номенклатуре дел УРРЦЭ.
2. Организация
документооборота
Движение документов
в УРРЦЭ с момента их создания
или получения до завершения исполнения
или отправки образует документооборот.
Технологическая
цепочка движения и обработки
документов в УРРЦЭ состоит из
следующих этапов:
- приема и
первичной обработки;
- предварительного
рассмотрения и распределения;
- регистрации
документов;
- направления
на исполнение и исполнения документов;
- оформления
и удостоверения документов;
- отправки.
На каждом этапе
секретариат выполняет типовые
операции по работе с документами.
1.1 Прием и
отправка
Прием и отправка
документов в УРРЦЭ осуществляется,
как правило, средствами почтовой, курьерской,
факсимильной связи и по электронной почте.
Прием и первичная
обработка документов осуществляется
сотрудниками Управления делами. Проверяется
правильность доставки, конверты с
документами вскрываются, проверяется
целостность упаковки документов, наличие
приложений. Документы, адресованные непосредственно
УРРЦЭ (как и любому структурному подразделению)
или с пометкой «лично», передаются адресату
без вскрытия конверта.
2.1 Регистрация
На полученном
документе в правом нижнем углу первой
страницы проставляется регистрационный
штамп, включающий дату, номер и количество
листов документа. Зарегистрированные
документы передают в почту секретарю
ректора или проректора.
Поступившие телеграммы
регистрируются в журнале и немедленно
передаются адресату. Право подписи телеграмм,
составленных в УРРЦЭ, имеют ректор или
проректора.
Передача информации
с помощью телефонограмм
Тексты служебных
документов, направляемые по каналу факсимильной
связи, оформляются на бланках (Приложение
4). Объем передаваемого документа,
не должен превышать 5 листов. Ответственность
за содержание документа возлагается
на руководителя, подписавшего документ.
Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям
В УРРЦЭ регистрации
подлежат все документы, требующие
учета, исполнения и использования
в справочных целях. Регистрируются документы,
поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые -
внутренние и отправляемые.
Информация о работе Организация и технология документационного обеспечения управления