Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

ВЫПУСКНАЯ

КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

 

 

Тип работы Тема	Дипломная работа
	Организация и управление документооборотом в корпорации
	(на примере Уфимского  филиала ОАО “УРСА Банк”)

 

 

Студент             Факиева Алина Владимировна                 _п/п__      01.11.2007

                                              Ф.И.О.                                         подпись          дата

Руководитель   Исмагилова Тагира Валинуровна            __п/п__      09.11.2007

                                              Ф.И.О.                                        подпись          дата

Консультант     __________________________                 _______       _______

                                              Ф.И.О.                                         подпись          дата

Рецензент          Захарова Наталья Викторовна                __п/п__       10.11.2007

                                             Ф.И.О.                                        подпись          дата 
 
Председатель комиссии по предзащите  

                      

       Исмагилова Тагира Валинуровна                                       __п/п__      25.11.2007

Ф.И.О.                                                               подпись          дата 
                                                           МОСКВА 2007 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

Приложения                                                                                                              111

 

Введение

 

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается  механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые  увеличивают производительность труда  работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно - организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств  механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с  тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного  обеспечения управления в банковской сфере. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы банков, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы  организация и технология документационного  обеспечения деятельности ОАО «УРСА  Банк».

Целью написания дипломной  работы является анализ документооборота финансовой корпорации ОАО «УРСА  Банк», а также разработка  и внесение рациональных предложений по совершенствованию документооборота.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

– изучить теоретические  основы и особенности организации  документооборота в банке;

– ознакомление с организационной  структурой Компании;

– изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;

– рассмотрение места  и значения службы документационного  обеспечения в деятельности ОАО  «УРСА Банк»;

– изучение организации  службы документационного обеспечения  управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

– изучение и анализ нормативных  документов, регламентирующих организацию  делопроизводства;

– разработка предложений  по совершенствованию работы с документами  с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

– внесение предложений  по автоматизации делопроизводства и документооборота.

 

Глава 1 Документация и документооборот  в банках

1.1 Документация  по операциям банка

 

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся  к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

– то, что является основанием для операции отражения в учете банка;

– то, на основе чего совершаются  бухгалтерские записи;

– то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти  записи (мемориальные документы), и  те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы) [30,78].

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы - это  акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних  делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы  с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

– расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

– кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные  ордера);

– документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций [31,64].

Формы банковских документов стандартизированы и унифицированы.

Перечень утвержденных к применению форм документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (утвержден Госстандартом России в 1993 году). В деятельности банков в основном используются бланки класса форм 04 "Унифицированная система банковской документации", т. е. бланки по банковским операциям начинаются с 04 (например, платежное требование - 0401061). Вместе с тем в состав утвержденных документов постоянно вносятся изменения в части формата документов и правил их оформления.

 При необходимости  (или отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов.

Совершение операций в кредитной организации может  происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

– операции, совершаемые  без документов клиентов банка, оформляются  документами, составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля [32,80];

 – основанием для  проведения операций по корреспондентским  счетам является выписка по  корреспондентскому счету, выдаваемая  банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ  РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

– при проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях  и другие документы.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О бухгалтерском учете".

Стандартные документы  содержат следующие основные реквизиты:

– дату документа (различается  дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, - отметка, там, где предполагается разрыв, - отдельный реквизит);

– номер документа;

– наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

– наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

– сумму (числом и прописью);

– контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);