Организация и управление документооборотом в корпорации (на примере Уфимского филиала ОАО “УРСА Банк”)

– назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание  для ее совершения);

– коды технической обработки;

– подписи ответственных  лиц  клиента и оттиск его печати;

– подписи работников банка, проверивших документ [31,11].

Все документы должны быть оформлены на электронных машинках. Кассовые документы заполняются  от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет ответственности  за отказ в приеме сомнительных документов.  Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность  за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

1.2 Организация  документооборота в банке

 

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет  две важнейшие составляющие:

– порядок осуществления  документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

– график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления  документооборота и его графики  разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

– все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в  течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день [56,20];

– расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении  времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим  рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

При осуществлении обслуживания:

– прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических  лиц  в течение операционного  дня производится непосредственно  учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;

– расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

– операции самого банка  по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким  расчетом, чтобы обеспечить своевременное  оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день [56,21].

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских  документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной  деятельности банка, но и расчетно-платежные  документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в  бумажной и электронной форме.

В своей работе по организации  и ведению делопроизводства и  архивного дела банки должны руководствоваться нормативными документами Государственной архивной службы РФ, имеющими как общий характер, так и разработанными непосредственно для кредитных организаций.

Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных  с бухгалтерским учетом и отчетностью, определены в Типовом перечне для кредитных организаций от 16 января 1996 года №10-2-1/65, согласованном с Банком России и Ассоциацией российских банков.

В целях обеспечения  сохранности документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

 Документы постоянного  хранения и документы по личному  составу передаются в государственные  архивы в соответствии с Указанием Банка России от 03.12.2001 № 1060-У и письмом Банка России. (Приложения 1-4). 

При хранении регистров  бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В настоящее время  в соответствии с новыми Правилами  бухгалтерского учета база данных лицевых  счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов [49,134].

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным  путем ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено  формирование документов.

Электронные документы  хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем  архиве, наводятся в присутствии  кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, владеющего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).

Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы  брошюруются по месяцам.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов [49,145].

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении, есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором между банками.

Уничтожение электронных  документов производится в отношении  соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий  этих документов на бумажных носителях.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении  дел к уничтожению. Документы  дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления Главного управления ЦБ РФ по г. Москве банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой [56,25].

На копиях документов главных бухгалтер ставит отметку "Копия. Документ изъят". В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.

1.3 Внутрибанковская  платежная система как организация  документооборота многофилиального  банка

 

Исторически банковская система строилась таким образом, что каждый филиал банка фактически являлся самостоятельным банком, со своими активами, своим менеджментом, своей финансовой политикой. Хорошо это или плохо - никто никогда не задумывался: это было неизбежностью, поскольку связь между подразделениями банка была только фельдъегерьской (во всяком случае, конфиденциальные документы можно было переправить из одного подразделения в другое только таким образом), что для решения текущих вопросов дорого и недостаточно оперативно. Таким образом, автоматически получалось, что каждое подразделение банка проводит собственную политику, периодически отчитываясь перед руководством банка о проделанной работе. Потому ничего удивительного нет и в том, что автоматизация банков в подавляющем большинстве своем строилась на повторении существовавшей организационной структуры банков: автоматизировалось автономное балансовое банковское учреждение, иногда с возможностью построение некоторой отчетности общебанковского плана с ее пересылкой в головную контору и последующей консолидацией там. Все известные мне промышленные банковские системы автоматизации построены именно по этому принципу, и было бы странно если бы это было не так.

Однако, с повсеместной автоматизацией банковских учреждений; с появлением понятия «электронный документ», и, соответственно, возможности оперативно и конфиденциально передавать банковские документы между территориально отдаленными подразделениями банка; с повсеместным вхождением в обиход понятия «система электронных платежей» и, соответственно, с отказом от сопровождения платежа бумажным документом - с появлением этих новых факторов автономность филиала перестала быть неизбежностью и стала лишь общепринятой практикой. Что, впрочем, тоже немало [56,19].

Банкир - профессиональный консерватор. По определению. Для банкира  появление новой возможности - само по себе отнюдь не повод отказываться от проверенной, «накатанной» технологии. Для этого нужны веские основания. Есть ли веские основания отказываться от привычной автономности балансового банковского подразделения?

1. Во-первых, это чисто финансовая целесообразность. Сосредоточение финансовых ресурсов или, по крайней мере, централизация управления финансовыми потоками - задача, полноценное решение которой сулит значительный чисто экономический выигрыш.

2. Во-вторых, это административная целесообразность. Перманентный контроль действий подразделений, получение в реальном режиме времени подробной информации о том, что происходит «внизу» позволяет своевременно обнаружить и исправить допускаемые ошибки, пресечь (не допустить!) злоупотребления, и, в конечном итоге, повысить качество управления банком.