Организация контроля за исполнением документов строится на базе регистрационных данных и должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

     Контролю  за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

     По  указанию руководства организации  на контроль может быть поставлен  любой документ, устное поручение, задание.

     Контроль  за ходом и сроками исполнения документов осуществляет подразделение контроля исполнения документов или специально назначенный работник.

     Руководители  организаций железнодорожного транспорта несут личную ответственность за своевременное и качественное исполнение решений, поручений Президента и Правительства Российской Федерации, приказов, указаний и поручений руководства МПС, постановлений Коллегии МПС.

     Заместители руководителя организации железнодорожного транспорта являются ответственными за контроль исполнения документов в структурных  подразделениях, которые они курируют в соответствии с распределением обязанностей или в соответствии с конкретным поручением руководителя организации.

     Ответственность за организацию работы по контролю за своевременным и качественным исполнением документов в структурных  подразделениях организаций несут  руководители этих подразделений.

     Руководитель  организации (структурного подразделения) в пределах своих полномочий устанавливает порядок непосредственного контроля исполнения документов и поручений в организации (структурном подразделении) и назначает лиц, осуществляющих контроль в соответствии с установленным порядком; несет ответственность за его осуществление, анализирует и оценивает результаты исполнения поручения.

     Основным  нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления.

     Автономные  компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

     Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.

3. Составьте объяснительную записку

      Объяснительная  записка – документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки).

                                                                              Директору школы № 28

                                                                               Г-ну Сомову В.Д.     

            ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА  

      10.04.07 

      О срыве турнира

      по  настольному теннису 
 

         Согласно плану внеклассной работы  школы по физическому воспитанию  на период с 01.04.97. по 09.04.97. был  запланирован турнир по настольному  теннису. Должно было принять участие в турнире 10 команд.

      Однако  в турнире приняла участие  только половина команд. Не подали заявки следующие классы: 9а, 10а, 8б, 8г, 11а. 
 

      Преподаватель физкультуры                                       В.Д. Маслов 

      В дело 00-00

      Подпись

      Дата

      Заключение 

      В ходе выполненной работы, я рассмотрела такие вопросы, как пути самосовершенствования руководителя, организация контроля и исполнения внутренних документов, составила объяснительную записку. Из выше сказанного, можно сделать следующие выводы:

      Самосовершенствование необходимо каждому, но особенно менеджерам и руководителям, в задачу которых входит управление другими людьми. Однако развивать навыки руководства следует не только менеджерам. В современном деловом мире, при меняющейся структуре организаций, высокой самостоятельности сотрудников и необходимости своевременно и гибко откликаться на запросы клиентов, каждому человеку нужно уметь возглавить коллектив.

      Контроль  за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления. Целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. В контроле исполнения документов можно выделить:

  • Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

 • Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

Список  литературы

1.  ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2009 г.
2. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 г.
4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2009 г.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 г.
6. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2010 - №2.
7. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2008 г.
8. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2009 г.
9. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2007 г.
10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2007 г.