Организация работы с конфиденциальными документами организации

Вариант №15

Оглавление

1. Организация работы с конфиденциальными документами организации

2.    Исправьте ошибки в оформлении реквизитов

3.    Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку.

4.    Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

5.    Исключите лишнее:

Список литературы

1. Организация работы с конфиденциальными документами организации

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, четкое определение их видов, форм, разбиение на группы по различным основаниям: по юридической силе, по способу фиксации информации, по содержанию или роду деятельности, по назначению, по видам, по степени сложности, по месту составления, по срокам исполнения, по сфере действия, по степени гласности, по степени полноты, документы по срокам хранения.

Документы делятся на входящие, исходящие и внутренние соответственно каждый вид документов имеет свои схемы обработки.

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 1): разработка проекта документа; согласование документа; подписание документа; регистрация документа; отправка документа.

рис. 1. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов.

Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов.

Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 2.

Рис. 2. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства. Конфиденциальный документ – это необходимым образом оформленный носитель документированной информации, который содержит сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. [1]

Не смотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, данный термин широко используется только для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не относящихся к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, то есть собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. К конфиденциальным документам относится:

В государственных структурах документы, проекты документов, относящиеся к служебной информации ограниченного доступа (чиновники называют их документами для служебного пользования), которые содержат сведения, относящиеся к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в СМИ.

В предпринимательских структурах документы, содержащие сведения, которые их владелец имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства.

Независимо от принадлежности документа и базы данных, содержащие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические инновации (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и других структур.[2]

Документированная информация ограниченного доступа делится на секретную и несекретную.

Главный признак секретного документа, это наличие в нем сведений, составляющих государственную тайну. А несекретными документами называются те документы, которые не содержат сведения государственной тайны (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы) или которые содержат персональные данные. Такие документы именуются конфиденциальными.

Конфиденциальность документа всегда имеет разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала (от нескольких часов до нескольких лет). Нужно учитывать, что основная часть конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка между фирмами до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф снимается. А те исполненные конфиденциальные документы, которые имеют ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Срок нахождения документов в делах может быть кратковременным или долговременным. Это зависит от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов, также, зависит от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые или посреднические. Не следует отождествлять два разных понятия – срок хранения документов и период их конфиденциальности. Период конфиденциальности может быть длиннее, чем срок хранения документов и дел.

Процесс документирования конфиденциальной информации/ В отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации имеет специфические этапы и процедуры.

Выделяют следующие основные этапы:

- получение разрешения на издание конфиденциального документа;

- установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

- оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

- составление вариантов и черновика конфиденциального документа;

- изготовление проекта конфиденциального документа;

- издание конфиденциального документа.[2]

Данные этапы характеризуются жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам факт фиксирования ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков. Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится информация, не зафиксированная на каком-либо носителе. Угрозы ценной информации появляются сразу при возникновении мысли о том, что ее нужно документировать.

Следовательно, система защиты конфиденциальной информации должна начинать работать не после издания конфиденциального документа, а заранее, то есть до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа. В первую очередь необходимо решить: а) является ли данная информация конфиденциально и, если да, то б) какой уровень грифа конфиденциальности ей нужно присвоить. На, документах, которые содержат информацию ограниченного доступа, принято проставлять гриф ограничения к документу. Как правило, на документах такой гриф ставится в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа ставят на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

Если законодательством не установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может принять решение о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как «Банковская тайна», «Налоговая тайна» и др., применяемых для обозначения сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

Наряду с грифом «Конфиденциально» может использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого уровня конфиденциальности. Порядок установления этих грифов должен регламентироваться внутренними нормативными документами организации, работающей с документами конфиденциального характера.

Гриф конфиденциальности присваивает:

- исполнитель при подготовке к составлению проекта документа;

- руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы при согласовании или подписании документа;

- работником службы КД при первичной обработке поступающих документов.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности сведений.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве. Для работы с конфиденциальными документами должны привлекаться люди, специально назначенные должностные лица, прошедшие специальную проверку, в честности которых нет сомнений. Также, эти люди должны быть соответствующим образом подготовлены и обучены, так как профессиональные недочеты и отсутствие правил в их работе могут слишком дорого обойтись фирме.[1]

Исполнители могут работать с конфиденциальными документами в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям сохранности и конфиденциальности документов.

Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение в общем делопроизводстве, но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

2.    Исправьте ошибки в оформлении реквизитов

a)   1.11.12 года

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, в нашем случае 01.11.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 ноября 2012 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, в данном случае: 2012.11.01.

b)   гор. С - Петербург, Россия, улица С. - Щедрина, дом 35-2, офис 2.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ

С. - Щедрина ул., д. 35, С - Петербург, ИНДЕКС 

c)   Верно:

22.12.2009.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, в нашем случае:

Верно

Инспектор службы кадров               Личная подпись          Т.С. Левченко

22.12.2009

3.    Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность: вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку.

При совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. составляется письмо-претензия (рекламация), которое содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Составление письма-претензии (рекламации) целесообразно в следующих случаях:

          при несоответствии качества товара условиям договора, государственным стандартам, техническим условиям;

          при несоответствии количества товара условиям договора;

          при несогласованном изменении цены.

Письмо-рекламация ОАО «Пром» к ОАО «АСТРОН»

(обязательное)

ОАО «Пром»                                                                       Генеральному директору

                                                                       ОАО «АСТРОН»

                                                                       П.И. Иванову                                               

614000, г. Пермь                                                                                     440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12                                                                                     ул Попова, 11