Основные положения по документированию управленческой деятельности

 
 
 
 
 
 
 

Реферат 

На тему: «Основные положения по документированию управленческой деятельности»

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Миасс 2011

 

Оглавление 

Введение………………………………………………………………………3

1. Единые правила документирования управленческих действий, определенные ГСДОУ и УСД……………………………………………….4
2. Виды организационно-распорядительных документов…………….6

2.1.Понятие распорядительной  документации. Составление и оформление  постановлений, решений, распоряжений………………………………….11

2.2. Составление  и оформление организационной  документации: уставы, инструкции…………………………………………………………………..15

3. Общий порядок  оформления ОРД………………………………………17

 Приложение  А……………………………………………………………....19

 Приложение  Б……………………………………………………………….20

 Заключение………………………………………………………………….22

 Библиографический  список………………………………………………..23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Значение  документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражение  деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.

Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

В данной работе рассмотрены документы, связанные  с управленческой деятельностью, а  именно организационно-распорядительные документы(ОРД), их составление и оформление.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Единые  правила документирования управленческих действий, определенные ГСДОУ и УСД

 

Как   мы   знаем,   документирование   управленческой   деятельности

охватывает  все процессы, относящиеся  к  записи  на  различных  носителях  и оформлению   по   установленным   правилам   информации,   необходимой   для осуществления управленческих действий.

       Состав  управленческих  документов   определяется   компетенцией   и

функциями организации,  порядком  решения  вопросов,  объемом  и  характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется  в  табеле  документов.

Единство  правил документирования управленческих  действий  на  всех  уровнях управления     обеспечивается     применение     Государственной     системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)  и  унифицированных  систем документации (УСД).

       Все управленческие  документы   по  наименованию,  форме  и   составу реквизитов должны соответствовать  УСД,  требованиям  ГСДОУ,  положениям  об организации   и   другим   нормативным   документам,   содержащим    правила документирования.   В   соответствии с    действующим    законодательством    и компетенцией   органы   управления   создают   следующие    распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы,  поручения, инструкции.

       Кроме того, на предприятиях, в  ходе  заседаний,  советов,  собраний,

совещаний,  ведутся  записи,  на  основе  которых   затем   составляются   в протоколы.

       В пределах своей компетенции  организации  всех  уровней  управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с  вышестоящими отраслевыми  и   функциональными   органами,   подведомственным   и   другим организациям и отдельным гражданам.  Это  происходит  в  том  случае,  когда невозможен   или   затруднен   бездокументный   обмен    информацией.    При необходимости более срочной передачи информации  составляются  телеграммы  и телефонограммы, используется факсимильная, модемная связь либо телефон.

       Организации  на  основании   положений  о   них   и   других   актов,

определяющих  их компетенцию, издают и иные документы: планы  работ,  отчеты, прейскуранты,  стандарты,  уставы,   положения,   правила   и   др.   проект управленческого  документа   должен   быть   согласован   с   исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений  или  организаций.

Причем  согласование документа должно производится в строгой очередности.

       Подписывается    либо    утверждается    управленческий     документ

руководителем  организации,  либо  замещающим  его   должностным   лицом   в соответствии  с  его  компетенцией,  установленной   правовыми   актами.   В некоторых  случаях  необходимо  наличие   нескольких   подписей   (если   за содержание  документа  ответственны  несколько  должностных  лиц,  если  это совместный документ нескольких организаций и др.).

       В  целях   сокращения   количества   применяемых   форм   документов, министерства  и  ведомства  разрабатывают  отраслевые   табели   документов, необходимых и достаточных для реализации  функций  и  задач  организации.  В табель включаются документы как традиционные, так и  создаваемые  средствами вычислительной  техники.   Табель   подписывается   ответственным   за   его составление  и  утверждается  руководителем   ведомства.   Ведение   табеля, внесение  в  него   изменений   осуществляются   службой   документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле запрещается. 

2. Виды организационно-распорядительных документов

 

    Управленческая  деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

К  организационным  относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания; к распорядительным – постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Другие  формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее. 

Основные  документы управления 

ПРИКАЗ

Приказ является самым распространенным видом распорядительного  документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы  основной деятельности. 

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

Это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения  по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера. 

ПРОТОКОЛ

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. 

АКТ

   Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами.  Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.

   Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес. 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение  какого-либо вопроса, с выводами и  предложениями составителя. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Внешние докладные записки подписываются руководителем организации. 

КОНКТРАКТ

Контракт (договор) – документ, фиксирующий  соглашение двух сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается между отдельными  гражданами и организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами

не менее 10 лет. 

СПРАВКА

Документ  содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. 

ДОВЕРЕННОСТЬ 

   Документ, дающий право совершение каких –  либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

Доверенность  бывает двух видов: официальная и  личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном  экземпляре и под расписку. Личная доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. 

ПОЛОЖЕНИЯ

Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение  об учебно-методическом объединении  по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся на длительном стационарном лечении.  

УСТАВ

В уставе определяются структура, функции и  права организации. Например: устав  школы-гимназии, утвержденный Советом  гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также  структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление   школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены. 

ИНСТРУКЦИЯ

Устанавливает правила, которые регулируют специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и отдельных граждан. Например: Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция  о порядке пользования печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и так далее.