Основные положения по документированию управленческой деятельности

Инструкции  бывают типовые и индивидуальные. 

ПРАВИЛА

Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые  к сотрудникам  предприятия. Правила издаются по различным  вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях. 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с  целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. 

РЕШЕНИЕ

Правовой  акт, принимаемый коллегиальными органами и 

совещательными  органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 

ПИСЬМА. ФАКСЫ

В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление писем.

Письмо – это общее название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответы. 

ТЕЛЕГРАММЫ

Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по

телеграфу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие распорядительной документации. Составление и оформление постановлений, решений, распоряжений

 

Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Они составляют систему распорядительной документации. 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ  -  правовой  акт,  принимаемый  высшими  и  некоторыми центральными органами федеральной  исполнительной  власти,  действующими  на основе  коллегиальности,  а   также   представительными   и   коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в  целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед  данными  органами,  и установление стабильных норм, правил.

       Постановления принимаются также  руководящими коллегиальными  органами общественных организаций  по  наиболее  важным  принципиальным  вопросам  их деятельности.

       В соответствии с  постановлением  Совета  Министров  -  Правительства Российской  Федерации  "Об  утверждении  правил   подготовки   ведомственных нормативных актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления,  инструкции, положения,  разъяснения,   указания   отнесены   к   разряду   ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним  или несколькими структурными подразделениями федеральных органов  исполнительной власти  с  учетом  их  функций  и  компетенции.  Для  их  подготовки   могут создаваться рабочие группы.

       Юридическими основаниями для  издания постановлений могут  быть  законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, постановления Правительства Российской Федерации,  для постановлений федеральных органов исполнительной  власти  -  ранее  изданные этими органами постановления и  другие  ведомственные  нормативные  акты,  а также   необходимость    осуществления    собственной    исполнительной    и распорядительной  деятельности  в  целях  выполнения  возложенных на  орган управления  задач  в  соответствии  с  предоставленной  ему  компетенцией  и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

       Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный  герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и  органа,  издающего постановления, место  издания,  заголовок  к  тексту,  подпись  руководителя органа, издающего постановление.

       Постановления могут содержать  приложения - схемы,  графики,  таблицы, образцы  документов,   положения,   инструкции   и   другие   документы.   В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение  1)  или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

                                               ПРИЛОЖЕНИЕ

                                               к постановлению Правительства

                                               Российской Федерации

                                               от27 января 1997 г. №18 

                                               или: 

                                               УТВЕРЖДЕНО

                                               постановлением Правительства

                                               Российской Федерации

                                               от 27 января 1997 г. №1177

       Проект   постановления    должен    быть    согласован    со    всеми

заинтересованными  органами  исполнительной   власти   и   иметь   визы   их руководителей. Для  проектов  ведомственных  нормативных  актов  обязательна процедура их  юридической  экспертизы  и  соответственно  виза  руководителя юридической службы.

       Постановления   подписываются   руководителем   органа    управления.

Постановления  Правительства  Российской  Федерации  и  федеральных  органов исполнительной власти вступают в силу после их  регистрации  и официального опубликования.  

       РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый  коллегиальными  и  совещательными органами учреждений,  организаций,  предприятий,  фирм  в  целях  разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

       Решениями называются  также   совместные  распорядительные  документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими  на  основе коллегиального и единоличного принятия решений).

       Решения оформляются в том же порядке, как  и  постановления,  за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол  "РЕШИЛ",  "РЕШИЛА","РЕШИЛИ", например:

       "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет  директоров РЕШИЛ…" 

РАСПОРЯЖЕНИЕ  -  правовой  акт,  издаваемый  единолично   Президентом Российской Федерации, а также  единолично  руководителем,  главным  образом, коллегиального органа управления в целях  разрешения  оперативных  вопросов.

Как правило, имеет  ограниченный  срок  действия  и  касается  узкого  круга организаций и должностных лиц.

       Распоряжения  по  существующей  практике  также  издают  руководители предприятий по вопросам частного характера.

       Распоряжения составляются и  оформляются по тем  же  правилам,  что  и приказы. Различие между ними состоит  в  том,  что  в  текстах  распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Составление и оформление организационной документации: уставы, инструкции

Комплекс  взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами. 

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и  граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. 

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация. 

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности. 

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др. 

Начинается  инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. 

Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными  словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Общий порядок  оформления ОРД

Документы оформляются на фирменных бланках. НА фирменный бланк вносят постоянную информацию, которая может оформляться  типографским способом или средствами малой полиграфии. Используется бумага А3 (420*297), А4 (210*297), А5 (210*148). Левое поле не менее 20 мм, правое поле не менее 10 мм, верхнее не менее 15 мм, нижнее не менее 20 мм. Допускается оформление документа на двух сторонах листа. В этом случае левые и правые поля меняют местами. Бланки документов могут оформляться с продольным или угловым расположением реквизитов. И те, и другие бланки имеют одинаковую юридическую силу. Бланки делятся на общие и бланки для писем. Реквизиты документов предусматривают 29 реквизитов. Реквизит - обязательный элемент документа. Неправильное оформление реквизита или его отсутствие делают документ недействительным.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТ 6.30-97:

    01 – Государственный герб Российской  Федерации;

    02 – Герб субъекта Российской  Федерации;

    03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

    04 – код организации;

    05 – основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

    06 – идентификационный номер налогоплательщика  / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);

    07 – код формы документа;

    08 – наименование организации;

    09 – справочные данные об организации;

    10 – наименование вида документа;

    11 – дата документа;

    12 – регистрационный номер документа;