Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Бланки следует  печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости  получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

Заключение 

В процессе хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное  целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в  системе управления реализуются  посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды Могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем  информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) - обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ выступает  одновременно и как предмет труда  управленческого работника, и как  его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет  юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его  оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Различные формы  управленческой деятельности реализуются  посредством определенной совокупности документов, например: учет - в виде составления и обработки бухгалтерской  и статистической документации, контроль - путем сбора сведений в письменном виде, планирование - в виде различного рода планов.

Совокупность  взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной  России составляет совокупность законодательных  актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы  создания, технологию обработки и  хранения деловых документов, а также  регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному  обеспечению управления оказались  рассеянными по многим законодательным  и нормативным актам. Знание этих документов Для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон  Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»  установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов («информация», «документированная информация»), обязал организации всех форм собственности  предоставлять соответствующую  требуемую информацию государственным  органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и  ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об  обществах с ограниченной ответственностью»  определяют обязанности обществ  по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных  актов (Федеральный закон РФ «Об  информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народов  Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения  товаров», постановление Правительства  РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения  печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации») содержит нормы, которые  необходимо учитывать при составлении  и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).

Следует упомянуть  ряд Указов Президента РФ «О Государственном  гербе», «Об утверждении перечня  сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении  Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным  степеням секретности» и ряд других, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно  из самих названий этих документов.

Список  литературы 

Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. Изд. 5-е,Ю перераб., и доп. – м.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 344 с.

Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 3-е издание, перераб. И доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520 с.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М.: Научная книга, 1998. – 458 с.

Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЕР, 2003. – 235 с.

Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 368 с.

Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 368 с.

Управленческая  документация. Классификатор. - М.: Книга-сервис, 2003. – 274 с.

ЧувенковА. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. — М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 462 с.

Приложение 1 

Рис. 3. Образец  общего бланка организации 

Рис. 4. Образец  углового бланка письма организации 

Рис.5. Образец  продольного бланка письма организации  

Рис. 6. Образец  продольного бланка письма структурного подразделения

Рис. 7. Образец  продольного бланка письма  

Рис. 8. Образец  бланка конкретного вида документа  должностного лица

1 Стандарты,  обозначаемые «ГОСТ» без буквы  «Р», являются стандартами бывшего  СССР, действующими в настоящее  время в России.

2 Под зоной  понимается часть площади унифицированной  формы документа установленного  размера, предназначенная для  заполнения определенными реквизитами  (ГОСТ Р 51141-98).

Похожие рефераты:

Документирование

Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам  документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта  ГОСТ Р 6.30-97.

Документирование управленческой деятельности

Понятия о документах и способах документирования. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих документов.

Деловая документация

Понятие и значение согласования документов (внутреннего  и внешнего). Характеристика бланков  документов и указание способов расположения реквизитов. Изучение проведения регистрации  и отправки входящих документов. Составление  сопроводительного письма.

Разделение групп документов по функциональному значению

Организационно-правовые и распорядительные документы. Журналы  первичного учета документов. Регистрационно-контрольные  карточки. Отчеты, докладные, сводки. Первичные  документы трудоустройства. Типы записи текстов документов, унификация и  стандартизация.

Порядок составления организационно-распорядительной документации

Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила  оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.

Назначение, свойства управленческого документа

Совершенствование системы управления общественным производством. Рационализация и единая государственная  система делопроизводства. Классификация, стандартизация и унификация управленческих документов. Реквизиты и бланки административных документов.

Бланки документов

Составление и оформление, обработка, хранение, поиск по запросу  документов работниками управленческого  аппарата. Необходимость профессиональных знаний и навыков при организации  и ведении делопроизводства. Бланки документов и максимальный набор  реквизитов.

Правила оформления документов

Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты  бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы  документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная  записка.

Формуляр современного управленческого документа

Понятия реквизит и  формуляр документа, их задачи. Вопросы  документирования, составления и  оформления документов в законодательных  и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные  государственные стандарты на документы.