Особенности работы секретаря коллегиального органа (на примере Комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске)

Автор: Пользователь скрыл имя, 17 Февраля 2013 в 14:00, курсовая работа

Описание работы

Цель разработка рекомендаций по оптимизации обязанностей секретаря коллегиального органа на примере комитета образования, науки, молодежной политики в Красногорске.
Задачи:
Изучить теоретические основы организации работы секретаря коллегиального органа.
Проанализировать организацию работы секретаря в комитете образования, науки и молодежной политики в городе Красногорске.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………стр.
ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА…………………………..
1.1. Должностные обязанности секретаря коллегиального органа………….
1.2.Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов в коллегиальном органе……………………………………………………………………..
1.3.Нормативно-методическая база работы секретаря коллегиального органа………………………………………………………………………
ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В КОМИТЕТЕ ОБРАЗОВАНИЯ НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В КРАСНОГРСКЕ…………………………………………………………………..
2.1.Документирование деятельности коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………….
2.2.Недостатки в работе секретаря коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………………………..
2.3. План мероприятий по совершенствованию организации работы секретаря в комитете Образования Науки и Молодежной политики Красногорска………………………………………………
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………

Работа содержит 1 файл

КНЯЗЕВА,ДОУД5,КУРСОВАЯ.docx

— 170.29 Кб (Скачать)

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет  социального  управления

Кафедра управления персоналом,

документоведения и архивоведения

 

 

Князева Елена  Сергеевна

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ  КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

(НА ПРИМЕРЕ КОМИТЕТА ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В КРАСНОГОРСКЕ)

 

Курсовая работа студентки 5-го курса очного отделения

по дисциплине ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Специальность 032001.65

Документоведение  и  документационное  обеспечение  управления

Научный руководитель

 

к.и.н., доцент Е. В. Дуплий




 

 

 

 

 

 

 

Москва    2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………стр.

 ГЛАВА  1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА…………………………..

 

1.1. Должностные обязанности  секретаря коллегиального органа………….

1.2.Особенности составления и оформления организационно-распорядительных  документов в коллегиальном органе……………………………………………………………………..

1.3.Нормативно-методическая база работы секретаря коллегиального органа………………………………………………………………………

ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В  КОМИТЕТЕ ОБРАЗОВАНИЯ НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ В КРАСНОГРСКЕ…………………………………………………………………..

2.1.Документирование деятельности коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………….   

2.2.Недостатки в работе секретаря коллегиального органа на примере комитета Образования Науки и Молодежной политики в Красногорске………………………………………………………………..

 

2.3. План мероприятий по совершенствованию организации работы секретаря в комитете Образования Науки и Молодежной политики Красногорска………………………………………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………

 

Введение

 Актуальность данной работы определяется тем, что любой коллегиальный орган невозможно представить себе без секретаря. Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации. Секретарь - это лицо учреждения. В его труде все важно, в нем нет мелочей. Отписка, неряшливо оформленный служебный документ, не по адресу и не вовремя отправленное письмо, забывчивость, небрежность могут принести большой ущерб делу. Возрастание роли коллегиального органа заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в структуре управления. 

Объект секретариат коллегии комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске.

Предмет особенности обязанностей секретаря в комитете образования науки и молодежной политики Красногорска.

Цель разработка рекомендаций по оптимизации обязанностей секретаря коллегиального органа на примере комитета образования, науки, молодежной политики в Красногорске.

Задачи:

  1. Изучить теоретические основы организации работы секретаря коллегиального органа.
  2. Проанализировать организацию работы секретаря в комитете образования, науки и молодежной политики в городе Красногорске.

ГЛАВА  1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ  КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

    1. Должностные обязанности секретаря коллегиального органа

Должностная инструкция - главный  организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается  на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять  конкретный секретарь, требования к  его профессиональным знаниям и  умениям закрепляются в его должностной  инструкции.

Должностная инструкция секретаря  коллегиального органа четко регламентирует обязанности, права и ответственность.

 

Секретарь выполняет следующие  должностные обязанности:

    • Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности коллегиального органа.
    • Принимает поступающую на рассмотрение в коллегиальный орган корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
    • Принимает документы и личные заявления на подпись председателя коллегиального органа.
    • Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию председателю.

 

    • По поручению коллегиального органа составляет письма, запросы, другие документы.
    • Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых коллегиальным органом (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
    • Обеспечивает совещания (доклады, протоколы) коллегиального органа необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе коллегиального органа.
    • Делает выписки из протокола по поручению коллегиального органа.
    • Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Заседания коллегии протоколируются  секретарем коллегии. Оформленный в  течение 10 дней протокол подписывается  председательствующим на заседании  коллегии и секретарем коллегии.

Документы, представляемые для рассмотрения на заседании коллегии, должны быть подготовлены в соответствии с требованиями Инструкций по организации  делопроизводства   в комитете.

Документы, подготовленные с нарушением требований указанной  Инструкции, небрежно оформленные, секретарь  коллегии возвращает исполнителям на доработку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Особенности  составления и оформления организационно-распорядительных  документов в коллегиальном органе      

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.      

Протокол это отражение  коллегиального способа  принятия решений.    

Протокол  заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных  органов.     

Протокол  заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных  органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как  постоянных, так и временных.     

Протокол  заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы  в деятельности организации, требующие  коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.   

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой  организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия.

  • Подготовительная  работа

 

     Как правило, заседанию предшествует большая  подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в  соответствии с повесткой дня  материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу  или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения  для проведения заседания и др.

  • Регистрация участников

 

     Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация  участников, которая может проводиться  в разных формах: от записи фамилий  присутствующих непосредственно в  черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием  всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации  участников с помощью технических  средств.

  • Выбор формы протокола

 

     В зависимости  от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной или  стенографической. Формы протокола  отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий  в оформлении они не имеют.     

Протокол  составляется на основании:

  1. стенограммы заседания;
  2. звукозаписи заседания;

 

     черновых  рукописных записей, которые ведутся  во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию;

  1. справок;
  2. проектов  решений;
  3. повестки  дня;
  4. списков участников.
  • Составление стенографического  протокола        

 Стенография - способ письма посредством особых знаков и целого ряда сокращений, дающий возможность быстро записывать устную речь.

Скорость стенографического  письма превосходит скорость обычного в 4—7 раз.      

Стенографический  протокол составляется на основе стенографического  отчета о заседании (стенограммы) и  дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку  решения по нему. После вводной  части в таком протоколе делается запись "Заседание стенографировалось". Стенограмма является обязательным приложением к протоколу.

  • Составление протоколов

 

     Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей, которые  ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.     

Если  ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки  записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета  со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение  двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это  время необходимо для снятия возможных  вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может  быть оформлена для долговременного  архивного хранения.

  • Краткий протокол

 

     Краткий протокол - это документ, в котором  фиксируются обсуждавшиеся на заседании  вопросы, фамилии докладчиков и  принятые решения. Такой протокол, как  правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит  оперативный характер. По такому протоколу  невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого  решения.

Информация о работе Особенности работы секретаря коллегиального органа (на примере Комитета образования, науки и молодежной политики в Красногорске)