Подготовка документов к хранению

Министерство  образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное  учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный профессионально-педагогический университет»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА По дисциплине: «Документоведение и делопроизводство» Тема: «Подготовка документов к хранению»

 
 

Выполнил  студент Проверил преподаватель: ________________________________

 
 
 
 
 

Екатеринбург 2011

 

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение

       Делопроизводство – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами. Свод терминов и правил, определяющих делопроизводственные процессы в организациях, изложен в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 года № 536.

       Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочение и хранение документов – создание условий для их использования  в справочной работе учреждений и  пополнение Государственного архивного фонда РФ.

       Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

       - экспертизу (оценку) научной и практической  ценности документов;

       - оформление дел;

       - описание документов постоянного  и долговременного хранения;

       - обеспечение их сохранности;

       - передачу дел в архив учреждения, т.е. ведомственный архив. (Ведомственным  называется архив, находящийся  в непосредственном подчинении  соответствующей организации, не  входящий в систему государственной  архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. 
 

       Формирование  дел.

       Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

       В дело помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы  подлежащие возврату.

       При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются  службой ДОУ, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

       Формирование  дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

       При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования, изложенные в Основных правилах работы архивов организаций:

       - документы постоянного и временного  хранения необходимо группировать  в отдельные дела;

       - включать в дело по одному  экземпляру каждого документа;

       - группировать в дело документы  одного календарного года; исключение  составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течении всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др. 
 
 

       Экспертиза  ценности документов.

       Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

       Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

       Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

       К критериям происхождения относятся : роль и место организации в  системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

       К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в  документе, значение имеющейся в  документе информации, подлинность документа.

       К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

       При отнесении документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

       Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

       Действующего  законодательства и правовых актов  Российской Федерации по архивному  делу и документационному обеспечению  управления;

       Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерных номенклатур дел;

       Нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации  в области архивного дела.

       Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

       На  первом этапе экспертизы ЭД архив  совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общи критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень учреждается экспертной комиссией организации.

       Экспертиза  ЭД проводится экспертной комиссией  во взаимосвязи с документацией  организации на традиционных носителях (применяется в комплексе системы  общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

       При  приеме ЭД на хранение в архив учитываются  факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. 

       Порядок проведения экспертизы ценности документов.

       Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного  обеспечения управления совместно  с ЦЭК организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

       Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

       Дела  с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения  и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

       Дела  с отметкой «ЭПК», содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

       Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

       Подшивка  вновь оформленных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

       Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

       Подготовка  электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

       Проверка  физического состояния машинных носителей, предназначенных для  передачи в архив;

       Запись  ЭД на машинные носители;

       Проверка  качества записи;

       Описание  ЭД;

       Проставление  архивных шифров на единицах хранения (футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу:

       Подготовка  комплекта сопроводительной документации.

       Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем документа.

       По  результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пример

Опись дел постоянного  хранения

Наименование  организации 

Фонд № ___________                                    УТВЕРЖДАЮ 

ОПИСЬ № _____________                            Наименование должности

Дел постоянного  хранения                            руководителя организации 

за _______________ год                                  Подпись      Расшифровка

                                                                                                подписи

                                                                            Дата

Название  раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6