Подготовка документов к хранению

       Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам  конверт, а затем очередным номером  каждое вложенное в конверте.

       Подшитые  в дело документы с собственной  нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

       Если  обнаруживается много ошибок в нумерации листов дела, необходимо провести их перенумерацию при этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

       Способы хранения дел

       В настоящее время различают два  способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.

       При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

       При вертикальном способе хранения дела расставляются подобно книгам на полке. На корешке дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.

       Если  хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается что позволяет  наглядно проверить целостность  папок, стоящих в одном ряду. Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт выдачи документа во временное пользование по определенной форме.

       Этот  акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения  последнего. При возвращении документа  акт уничтожают.

       Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми  печатями организации, которая выдала документ во временное пользование, и организации, получившей его.

       В том случае когда дело выдается во временное пользование, заполняется  карточка-заместитель.

       Дела  выдаются только специально на то уполномоченными  лицами и возвращаются в тот же день.

       Выносить их из здания организации или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.

 

       Пример.

       Карточка-заместитель

 

       Карточка-заместитель

 

       Дело  № __________________                                               _____________

                                                                                                                (дата)

       Индекс  дела _____________

       Структурная часть _____________________________________________

 

Количество  листов	Кому  выдано	Расписка в  получении	Дата возвращения	Расписка в  приеме
1	2	3	4	5

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Заключение