Подсчет и оптимизация документооборота

 

 

Содержание

1.Теоретический вопрос  №1. Подсчет и оптимизация документооборота…3

1.1 Подсчет документооборота и его задачи………………………………….3

1.2 Проектирование рациональной системы документооборота ……………..5

Теоретический вопрос №2. Процесс защиты данных в кадровой службе…7

Список литературы...............................................................................................29

Практическое задание…………………………………………….…………….30

 

 

Теоретический вопрос №1

Подсчет и оптимизация  документооборота

1.1 Подсчет документооборота и его задачи

Документооборот – это  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки или направления  в дело.

Цели подсчета документооборота состоят в определении: объема обрабатываемой документации; интенсивности труда сотрудников; составления табеля документов; планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления; технологической оснащенности процессов работы с документами; сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов [3].

В течение последних  десятилетий нормативно-методическими  разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

-сведения об объеме документооборота, как правило, занижены из-за несовершенной методики их сбора;

          - сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

         -сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задач:

            ● с какой целью собираются сведения,

            ● какой хронологический период и какая глубина проведения учета необходимы,

             ● каково будет их дальнейшее использование.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут  определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся  практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса - по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета  и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений.

Выбор конкретных методик  подсчета документооборота, единиц измерения, временной период, формы представления  промежуточных результатов и  итоговых сведений устанавливаются в инструкции по документационному обеспечению управления организации. [5]

1.2 Проектирование рациональной системы документооборота

Оптимизация системы  документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например:

1. исключение возвратного движения документов;
2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3.участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;

4.различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

5.учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном», т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации, и утверждаемых руководством организаций. [6]

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов.

Самостоятельные схемы  рекомендуется разрабатывать для  различных потоков и категорий  документов:

●входящих,

●исходящих,

●внутренних,

●приказов по личному составу,

●приказов по основной деятельности и др.

 В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания  документов от момента написания  черновика. Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки. Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых  и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в «традиционных», давно установившихся системах управления проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др. [2]

Разработка детальных  схем прохождения документов становится необходимой при разработке или  адаптации компьютерной системы  автоматизации документооборота.

2.Процесс защиты данных в кадровой службе

 

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса процесс защиты персональных данных в кадровой службе должен быть строго регламентирован. Именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработка персональных данных и неукоснительное соблюдение всеми руководителями и работниками этих требований лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере. [1]

Каждый сотрудник фирмы должен быть индивидуально письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Наиболее правильно подобную информацию включать в трудовой договор с работником, т.к. одноразовые получения разрешений будут отнимать много времени. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные [2].

Порядок работы с кадровой документацией  должен в полном объеме соответствовать  требованиям обращения с конфиденциальными документами.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы первым руководителем  фирмы должен быть издан приказ о  закреплении за каждым работником этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях.

Одновременно должна быть утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава фирмы, структурных  подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках, на справках и других документах печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только руководителем кадровой службы, т.ч. в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов. Одновременно руководитель службы контролирует правильность оформления документов.

Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у руководителя кадровой службы и  выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании  приемных часов этот работник отчитывается перед руководителем службы об израсходованных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистыми и испорченные бланки. Проставлять печати и штампы, а иногда и росписи на чистых бланках документов категорически запрещается. [6]

 

При автоматизированной обработке кадровой информации не рекомендуется данную систему (связанные автоматизированные рабочие места кадровой службы) включать в локальную сеть фирмы.

В кадровой службе локальная сеть (или единичные компьютеры) должна быть снабжена необходимыми средствами программно-аппаратной и криптографической защиты информации, регламентирована жесткой системой разграничения доступа работников службы к обрабатываемой и хранимой информации. В локальную сеть может быть включена рабочая станция (автоматизированное рабочее место) первого руководителя фирмы.

Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные  журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и  нерабочее время в металлических  постоянно запертых шкафах. У каждого  работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Кадровая служба фирмы должна иметь  минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.

Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется  эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе  внутренние) запираются на надежные замки  и опечатываются личной печатью  руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны фирмы. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск печати обычно делается на пластилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять острым предметом и затем восстановить.

Одновременно включается и проверяется надежность средств  охранной сигнализации. Сдача под охрану и вскрытие помещений кадровой службы разрешаются только ее руководителю, а в исключительных случаях - заместителю первого руководителя, отвечающему за работу с персоналом. Перед вскрытием проверяется сохранность и номера печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити).

При обнаружении каких-либо попыток проникновения в помещение  оно не вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руководителю службы безопасности. Дальнейшие действия санкционируются первым руководителем. [4]

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствии работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем кадровой службы в присутствии двух работников этой службы. О вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт подписывается указанными лицами. После выполнения необходимых действий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой службы.

При явке на рабочее место  сотрудника, отвечающего за хранящуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия документов, дел  и других материалов. Уборка помещения службы осуществляется под наблюдением руководителя кадровой службы.