Движение  документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

     Сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

     Выданные  для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

     При возврате документа с грифом «КТ» ответственный сотрудник сверяет документ по журналу, проверяет количество листов документа и в отсутствие работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

     Документы с грифом «КТ» должны копироваться с разрешения руководства предприятия  в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

     Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке  вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет  наличие всех документов с  грифом «КТ»;

- отбирает  документы с грифом «КТ» для  архивного хранения;

- отбирает  документы с грифом «КТ» для  уничтожения.

     В случае установления факта утраты документов немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.

     Для расследования факта утраты руководителем  предприятия назначается комиссия.

     При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

     При передаче дел в архив на документы  с грифом «КТ» составляется отдельная  опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

     На  документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. 

Реализация режима коммерческой тайны на примере ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»

 

     Открытое  акционерное общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (ОАО «ФСК ЕЭС») создано в соответствии с программой реформирования электроэнергетики Российской Федерации как организация по управлению Единой национальной (общероссийской) электрической сетью с целью ее сохранения и развития.

     Определение отнесения информации к коммерческой тайне осуществляется исполнителем, ответственным за разработку организационно-распорядительного  документа, в соответствии с Перечнем информации, составляющей коммерческую тайну ОАО «ФСК ЕЭС».

     К информации, составляющей коммерческую тайну ОАО «ФСК ЕЭС», допускаются работники, которым такая информация необходима для выполнения трудовых обязанностей.

       В трудовом договоре с работником  отражается его обязанность не  разглашать информацию, отнесенную  к коммерческой тайне ОАО «ФСК ЕЭС». Работник дополнительно подписывает обязательство установленной формы о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну, и ознакомлении об ответственности за разглашение такой информации (приложение 1).

     Общие требования к документам КТ

     На  всех проектах документов КТ и документах КТ, вне зависимости от вида, в  правом верхнем углу должен быть проставлен гриф конфиденциальности «Коммерческая  тайна» с указанием обладателя этой информации, включая полное наименование и место его нахождения. Образец  грифа «Коммерческая тайна» представлен  в приложении 2. В случае если документ является сопроводительным письмом к приложению, которое содержит информацию, составляющую КТ, на нем под грифом «Коммерческая тайна» проставляется надпись: «Без приложения - не коммерческая тайна». На приложении проставляется гриф «Коммерческая тайна» (приложение 2) К регистрационному номеру документа КТ через дефис дописывается признак «-КТ».

     Все проекты документов КТ и документы  КТ, представленные в электронном  виде, должны быть защищены с применением  средств защиты информации, с момента  начала подготовки проектов документов КТ.

     Создание  и размещение документа  КТ

     При создании проекта документа КТ автор  документа обеспечивает его защиту посредством блокирования в контекст безопасности «Проект документа  КТ», в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации.

     До  момента импорта проекта документа  КТ в АСУД, при необходимости согласования проекта документа КТ в рабочем порядке, автор документа направляет проект документа КТ адресатам посредством защищенного почтового обмена в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации.

     Размещение  проекта документа КТ в АСУД осуществляется посредством импорта документа в защищенном виде.

     При осуществлении импорта проекта  документа КТ в АСУД автор документа в регистрационной карточке устанавливает гриф «Коммерческая тайна». При размещении проекта документа КТ в АСУД автор документа должен убедиться, что проект документа КТ размещается в АСУД в защищенном виде.

     При осуществлении регистрации проекта  документа КТ ответственный работник должен изменить контекст безопасности документа с «проект документа КТ» на «Документ КТ» в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации.

     Обработка входящих документов КТ

     По  факту приема документа КТ в печатном виде ответственный работник производит его преобразование в электронный  вид и обеспечивает его защиту посредством блокирования в контекст безопасности «Документ КТ» в  соответствии с инструкциями на установленные  средства защиты информации.

     Ответственный работник осуществляет размещение и  регистрацию входящего документа  КТ в АСУД посредством импорта документа КТ. При осуществлении импорта документа в АСУД ответственный работник в регистрационной карточке устанавливает гриф «Коммерческая тайна».

     По  завершении регистрации в АСУД печатная версия документа КТ передается непосредственному исполнителю документа с отметкой о передаче путем размещения в АСУД комментария в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа. По факту приема исполнителем печатной версии документа КТ осуществляется отметка о факте приема в АСУД с отметкой о передаче путем размещения в АСУД комментария в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа. Хранение печатной версии документа КТ должно выполняться с условием исключения несанкционированного доступа к документу других лиц.

     Передача  и печать проектов документов КТ и документов КТ

     Печать  проектов документов КТ и документов КТ осуществляется ответственным работником при регистрации документа КТ, предназначенного для отправки в  иную организацию (иному лицу), а  также при обращении лицом, допущенным к данному проекту документа  КТ или документу КТ, согласовавшим  с руководителем структурного подразделения  автора документа в АСУД вывод документа на печать с указанием количества экземпляров в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа. Выдача проектов документов КТ и документов КТ в печатном виде производится ответственным работником с обязательной отметкой в АСУД, размещенной в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа, выведенного на печать.

     При выводе на печать проектов документов КТ и документов КТ ответственный  работник проставляет на документе  рядом с грифом «Коммерческая  тайна» номер экземпляра данного  документа КТ.

     Обработка организационно-распорядительных документов и протоколов совещаний по основной деятельности с грифом «Коммерческая тайна»

     При создании в АСУД проектов ОРД и протоколов совещаний, содержащих коммерческую тайну, автор проставляет на документе гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна», указывает соответствующую информацию в регистрационной карточке документа, обеспечивает его защиту посредством блокирования в контекст безопасности «Проект документа КТ», в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации и несет ответственность за нахождение (размещение) документа в АСУД в защищенном виде.

     Снятие  грифа КТ

     Решение о снятие грифа КТ принимается  на комиссии ОАО «ФСК ЕЭС» по защите коммерческой тайны. После снятия грифа КТ документы (в зависимости от установленных сроков хранения) передаются в общем порядке в Архив ОАО «ФСК ЕЭС» или уничтожаются в структурном подразделении - адресате или инициаторе документа, по истечению срока хранения.

     Уничтожение документов КТ

     Документы с грифом «Коммерческая тайна», установленные  сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

     Уничтожение печатных версий документов КТ производится механическим способом, в установленном  порядке комиссией по уничтожению  документов КТ с составлением актов  «о списании документов с истекшими  сроками хранения» и «об уничтожении».

     Уничтожение документов КТ, представленных в электронном  виде, производится с использованием специального программного обеспечения, не позволяющего восстановить информацию.

Заключение

 

     В заключение следует сказать, что  для обеспечения сохранности  и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала  требованиям работы с конфиденциальными  документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с  грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности  сотрудников предприятия за нарушение  норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических  и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекла за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые не оправдывали бы риск и  затраченные на это усилия.

         

                                    
 
 
 
 

Литература

 

1. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – 206 с.
2. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.
3. Приказ № 475 от 10.08.2011 «Об организации работы по защите информации, составляющей коммерческую тайну ОАО «ФСК ЕЭС»».
4. Справочная правовая система «Консультант Плюс».

Приложение 1

     ДОГОВОРНОЕ  ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

     Я,___________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) __________________________________________________________________ (должность) обязуюсь:

     1. В период работы в Открытом  акционерном обществе «Федеральная  сетевая компания Единой энергетической  системы» (ОАО «ФСК ЕЭС») соблюдать установленный режим коммерческой тайны.