Проблемы документирования в развлекательных учреждениях

    ДОУ к электронным «безбумажным»;

    – повышение доли интеллектуального  труда в работе с документами и снижение трудозатрат на рутинные операции;

    – повышение качества документов, создаваемых  в организации;

    – исключение дублирования ввода в информационно-поисковую систему сведений о документе на различных участках его обработки;

    2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:

    – обеспечение автоматизированного  контроля исполнения документов в подразделениях организации;

    – информирование сотрудников и руководства  о поступивших и создаваемых  документах,

    – исключение потерь документов;

    – оперативное получение информации о состоянии исполнения и местенахождения  любого документа;

    – сокращение сроков прохождения и  исполнения документов;

    3. В области организации доступа к информации:

    – обеспечение сохранности текстов  документов, подготовленных в электронной  форме, а также всех сопутствующих  материалов, относящихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

    – обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

    Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой для единой системы, охватывающей все подразделения  организации. При этом конечным результатом этого должно стать:

    – введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами  в единой сети;

    – объединение потоков электронных  документов организации;

    – использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;

    – введение общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.;

    - обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

    В настоящее время на рынке программных  продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства некоторых из них.[8, c 96]

    Система «Дело-96» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

    - контроль всех этапов делопроизводственных  операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;

    - единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

    - занесение в память компьютера  текстов резолюций;

    - направление резолюций и документов  по сети исполнителям;

    - поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

    - пересылку отчетов исполнителей  по документу ответственным исполнителям;

    - отслеживание документооборота  организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

    - контроль за своевременным исполнением  поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний  руководства; проверку сроков  исполнения документов;

    - объединение и группировку зарегистрированных  документов по различным признакам  сходства;

    - ввод сведений об отправке  исходящих документов адресатам  для создания реестров рассылки  документов;

    - получение информационных и статистических  материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

    - хранение электронных документов;

    - «отправления» документов в дело  в соответствии с номенклатурой дел и извлечения (при необходимости) их из дела.

    Последующие версии этой системы поддерживает доступ к документам посредством Шегпег-технологии.

    Существует  она в двух вариантах:

    1) как законченная система (программное  обеспечение, документация, обучение пользователей);

    2) как открытый к развитию вариант,  представляющий базовый набор моделей, специализированную библиотеку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки; она предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки.

    Программный комплекс позволяет реализовать  в автоматизированном режиме следующее документационные операции:

    - регистрацию входящих, внутренних  и исходящих документов с использованием  регистрационных карточек;

    - сохранение документов, созданных  разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;

    - интегрированный вызов соответствующего приложения при открытии документа;

    - рассылку документов, заданий, поручений  как одному пользователю, так и по списку;

    - контроль за прохождением и  исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);

    - поиск документов с возможностью  сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;

    - поддержку нескольких версий  одного документа; 

    - сканирование бумажных документов  и распознавание текстов (ОСИ);

    - интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования  и печати документов; 

    - архивирование документов;

    - гибкую настройку на административную  иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;

    - ограничение прав доступа пользователей  к документам и функциям системы.[10, c 26]

    Программно-технологический  комплекс «ЗолушкаЛУШ» - электронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент программных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и «Служебная корреспонденция».

    Система выполняет:

    - регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводи 
тельных документов, прикрепленных к основному документу, повторных 
и вторичных документов;

    - контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;

    - подготовку справок, сводок и  списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

    - поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

    - организацию доступа к электронным копиям документов.

    Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.

    Среди них можно выделить:

    - регистрацию документов по шаблонам  реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;

    - контроль исполнения документов;

    - передачу документов в приложения  для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;

    - архивное хранение документов  и их графических образов, полученных путем сканирования;

    - поиск документов по их содержанию  и набору реквизитов;

    - пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

    В настоящее время фирмой разработаны  и распространяются три версии системы:

    «Евфрат»  - персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

    «Евфрат@.50НО»  - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты. Однако в этой системе не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возможность контроля исполнения документов;

    «Евфрат 97» - система автоматизации на предприятиях и в организациях собственности.[10, c 48]

    Система также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:

    - регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

    - постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

    - статистический анализ исполнительской  дисциплины сотрудников организации;

    - автоматическую доставку электронных  документов исполнителям;

    - создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

    Внедрение системы в организации дает возможность:

    - централизованного хранения документов  в электронном виде;

    - формализации процедур создания  и обработки документов;

    - единого управления и контроля  за движением документов. Система  содержит инструменты задания  маршрутов прохождения

    - документов, аудита, отслеживания их  статуса в процессе обработки,  а также дает возможность подключать  лицензированные средства криптографической защиты.

    В системе «Документ-2000» организована поточная обработка документов. Весь документооборот организации подразделяется на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

    Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам, службам и  подразделениям. Полностью автоматизирована работа с отправляемыми и внутренними документами.

    Система позволяет выполнять следующие  функции: разработку документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процессов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа; их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; разграничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справочников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).[16, c 74]