Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

01-20 - номер  дела по номенклатуре дел;

156 - порядковый  регистрационный номер.

     При индексации входящих, исходящих и  внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой  лежат следующие правила:

     Расположение составных частей индекса должно быть постоянным; система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

     Если  в конкретной организации при  небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа  или информации о нем необходимым  и достаточным является использование  только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.

5. РКК

     Массив  регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые  признаки) РКК:

алфавитный;

географический (региональный);

корреспондентский;

номинальный (по видам и разновидностям документов);

предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);

структурный (по структуре организации, по отделам);

хронологический (по дате) и т.д.

     При расстановке РКК, как правило, удается  активизировать несколько поисковых  признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы  расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать  по названиям регионов, расположенных  по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить  в алфавитном порядке и т.д.

     Внутри  каждой рубрики карточки расставляют  по хронологии или в валовом порядке  регистрационных номеров. Традиционно  применяется обратный (...5, 4, 3, 2,1) порядок  регистрационных номеров и дат.

     Справочная  картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

     Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные  формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

6. Автоматизированная  форма.

     Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов – способ регистрации документов с использованием специального программного обеспечения.

При использовании  автоматизированной формы регистрации  документов сведения о документе  вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки могут быть разными. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Автоматизированная  форма регистрации документов в  настоящее время широко применяется  во многих организациях, т.к. она имеет  ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной  формами регистрации, а именно:

- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

- автоматический контроль исполнения документов;

- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе.

7. Заключение.

     Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное  управление требует некоторой системы  работы с документами. Чем шире сфера  и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную  роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок  документооборота.

     Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в  произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами  работает учреждение, какова история  и текущее состояние того или  иного вопроса, чем конкретно  заняты исполнители.

     Общегосударственные нормы регламентируют только форму  готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с  проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены  произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

8. Литература.
1. Смирнова Е. П. «Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие.» Издательство "Омега-Л", 2007
2. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006
4. Vprikaz.com
5. Profis.ru