Режим хранения документов

Оглавление

 

Введение.................................................................................................................................. 2

Создание оптимальных  условий............................................................................................ 4

Основы обеспечения физико-химической сохранности документов................................ 6

Факторы разрушения документов......................................................................................... 7

Режимы хранения документов............................................................................................... 9

Основные требования к оборудованию и помещениям архива........................................ 15

Электро- и противопожарное  оборудование...................................................................... 16

Заключение............................................................................................................................. 18

Список использованной литературы................................................................................... 20

 

 

Введение

 

Время, которое переживает сегодня  наша страна, может по-разному оцениваться  историками, политиками, но не исключено, что этот этап необычайно значительный по характеру, глубине, по масштабу преобразований: период переходный, а поэтому слишком болезненный, противоречивый. И, конечно, внимание исторической науки и к уходящей эпохе, и к нынешнему периоду будет велико.

Документы являются средством закрепления  различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов – света, температуры и влажности воздуха, его газового состава и др.

Цель данной работы рассмотрение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов, факторы разрушения документов и их описание. Основной задачей работы является технология хранения защиты информации от преждевременного разрушения. В качестве предмета выступают режимы хранения.

В работе подробно рассматриваются  основы физико-химической сохранности  документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия  их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и  упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени  происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения  документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

 

 

Создание оптимальных условий  хранения

 

Архивы недостаточно собрать –  не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история архивной сферы в нашей стране связана  с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответное, бездумное отношение к документам.

Специалистам, связавшим свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению сохранности документов включает в себя обширный комплекс мероприятий, в который входит создание оптимальных условий хранения. Остановимся на этом вопросе.

Оптимальные условия хранения документов:

• наличие помещения для архива организации;
• наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.);
• оснащение архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
• поддержание оптимальных условий для физико-химической сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов возлагается приказом директора  архива на заведующего архивохранилищем. Заведующий архивохранилищем несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
• оборудованием средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации;
• применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ;
• применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки).

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению¹.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния  при поступлении документов в  архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение². При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива³.

 

 

2. Основы обеспечения физико-химической сохранности документов

 

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных  условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно- гигиенических требований.

 

Физико-химические факторы разрушения документов.

Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой⁴.

На физико-химическое состояние  документов в хранилищах оказывает  неблагоприятное воздействие ряд  факторов: резкие перепады температуры  и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая  ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально.

Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии – окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой.

Для этого пригодны сорта бумаг:

• рисовальная марки В,
• чертежная марок В, 0 № 1, 2,
• обложечная марки А, перфокарточная,
• форзацная лощеная марки А⁵.

Картонирование предохраняет документы  и от другого отрицательно влияющего  на них фактора - пыли. Пыль, попадая  между волокнами бумаги, разрушает  целлюлозу и тем самым снижает  прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения.

 

3. Факторы разрушения документов

 

Физико-химические факторы

Архив предусматривают и располагают  в специально построенных зданиях не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями структурных подразделений, в составе которых он действует.

Архив должен быть удален от:

Промышленных  предприятий загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окиси азота), на расстояния установленные санитарными нормами.

Объектов и  сооружений, опасном в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе  не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/м3):

Сернистого газа - 0,05;

Окислов азота - 0,085;

Хлора - 0,03;

Пыли силикатной - 0,05.

Предназначенные для хранения документов помещения в приспособленных  зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии⁶.

Температурно-влажностные факторы

Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем  кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный  режим хранения документов⁷.

В архивохранилищах рекомендуется  поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности)⁸.

Солнечный свет

Солнечный свет так же является одним  из губительных факторов действующих  на основу бумаги и красителей.

Под влиянием ультрафиолетовых лучей  бумага желтеет, теряет свою прочность  и текст выцветает (угасание текста), разрушаются кожаные переплеты⁹.