Режим хранения документов

Чтобы обезопасить документы от солнечного света хранилища должны быть минимально освящены: используют светорассеивающие стекла.

Биологические факторы разрушения документов.

Очень опасны для документов биологические  вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве – серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение «старения» документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности  необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для  документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках.

Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся  потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 – 27°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах¹⁰.

Грибы очень чувствительны  к действию газов, поэтому для  борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.

Насекомые, грызуны  как фактор разрушения

Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем  повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки.  Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

 

4. Режимы хранения

 

Световой режим.

Для сохранности  документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в  темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения¹¹.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Естественное  освещение в хранилищах допускается  рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п¹².

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания  в закрытых плафонах с гладкой  поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным  ультрафиолетовым участком спектра  типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Степень разрушения документов зависит от силы и продолжительности  действия на них света. Защиту документов от солнечного света можно обеспечить тремя основными способами: полной изоляцией хранилища от естественного освещения; сокращением количества солнечного света, проникающего в хранилище; фильтрацией солнечного света для исключения (или сведение до минимума) вредной радиации.

Самым простым  и радикальным средством защиты документов от вредного влияния солнечных лучей можно считать полную изоляцию хранилища от дневного света. Поэтому проблема защиты документов от света либо вообще не возникает, либо решается весьма просто в подземных хранилищах и в хранилищах, оборудованных компактными передвижными стеллажами¹³.

Несмотря на то что строительство архивохранилищ, использующих искусственное освещение, в последние годы получает распространение, в ряде стран архивисты считают нецелесообразным полностью отказываться от дневного света из-за продолжительного пребывания сотрудников в хранилищах. Поэтому в существующих хранилищах и во вновь проектируемых новых зданиях архивов до настоящего времени предусматривается сооружение окон различного размера и конструкций, открывающих доступ к дневному свету. Однако при этом следует применять разнообразные способа ограничения степени интенсивности солнечного излучения и сведения до минимума его вредного воздействия на документы.

Можно рекомендовать размещение окон на северной и западной сторонах здания (при этом южная и восточная стороны здания делаются сплошными) или проектировать их не по оси межстеллажных проходов, а против торцовых сторон стеллажей; можно применять над окнами «козырьки» (навесы) из бетона или алюминия, заменять обычные стекла светозащитными или покрывать их светофильтующей пленкой.

Выбор того или  иного способа ограничения солнечного излучения зависит от конкретных условий (географического местоположения архива, интенсивности солнечной радиации, материальных ресурсов). Для этого нередко в хранилищах используются шторы, занавеси, жалюзи, ставни.

Температурно-влажностный  режим сохранности документов

Температура и  влажность воздуха являются основными  факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем  кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный  режим хранения документов, т.е. такой  температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства¹⁴.

В архивохранилищах рекомендуется  поддерживать постоянную температуру  в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности)¹⁵.

Одним из самых страшных врагов для  бумажных носителей документной  информации являются плесень и грибок, которые непременно появляются при  повышенной влажности подвальных помещений  архивохранилища, если в нём  проходят незащищённые трубопроводы отопления.

Плесень очень быстро распространяется, и если вовремя её не обнаружить и не принять необходимые меры, может последовать необратимое  разрушение документов. Поэтому в  помещениях архива с повышенной влажностью должно проводится регулярное обследование документов, при обнаружении поражённых плесенью дел их необходимо немедленно изолировать и дезинфицировать. Стеллажи, шкафы, коробки в которых хранились поражённые плесенью документы протирают водным раствором формалина (3 – 5 %) и просушивается¹⁶.

Температурно-влажностный режим  в хранилищах контролируется путем  регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два  раза в неделю, при нарушениях режима хранения – ежедневно, особенно этот контроль важен для архивохранилищ, где хранятся документы на плёночных носителях, отличающиеся от бумажных гораздо большей уязвимостью.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале¹⁷.

Для контроля за температурой и уровнем  влажности в архивохранилище  применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).

Прибор состоит из двух термометров  – сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.

Отклонения от норм температуры  и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха – установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха – уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений¹⁸.

Однако все эти мероприятия  проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом  воздуха в хранилище.

 

Санитарно-гигиенические условия  сохранности документов

Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли ( не более 0,15мг/м3)¹⁹.

Для защиты документов от пыли необходимо выполнять следующие правила. Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Но если все-таки приходится открывать  окна или форточки, их надо затягивать отжатой марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина.

Не реже одного раза в год проводить  обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина.

Проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ. Не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств.

Следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей, и были окрашены масляной краской. Периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических  условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни²⁰.

При обнаружении в хранилище  насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются  и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, щелях пола, под плинтусами и т.д., необходима дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).