Режим хранения документов

Для проведения санитарно-гигиенических  работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.д.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже раза в месяц)²¹.

Охранный режим.

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры²². На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке²³.

Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией. На окна архивохранилища должны быть обиты металлическим листом. В целях пожарной безопасности в хранилищах прокладывается только скрытая электропроводка, не допускаются никакие «переноски и времянки», светильники должны быть только закрытого исполнения. Помещение архива должно быть не выше 2-го этажа, иначе эвакуация документов в случае пожара будет затруднена.

В целях защиты документов от разрушающего воздействия солнечных лучей  на окна архивохранилища должны быть установлены защитные жалюзи.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

Таковы основные требования к самому помещению архива, которые должен знать каждый заведующий и предъявлять их руководству и хозяйственным службам при решении этого вопроса. Более подробно эти сведения изложены в специальных нормативах, одним из которых являются «Основные правила работы ведомственных архивов».

 

5. Основные требования к оборудованию и помещениям архива

 

Создание оптимальных условий  хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для архива  помещения и проведением планово-  предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива  средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования  для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

- созданием оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении  архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий [8,стр.271].

Хранилища должны быть оборудованы  стационарными стеллажами с соблюдением  установленного для архива порядка  их размещения;

Ширина главных проходов (между рядами стеллажей) -120 см;

Ширина проходов между стеллажами -75 см;

Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене – 75 см;

Расстояние между полками по высоте – 40 см;

Расстояние между стеной и торцом стеллажа – 45 см;

Расстояние между пола до нижней полки стеллажа – не менее 15 см, а  в цокольных этажах не менее 30 см²⁴.

Допускается оборудование хранилища  деревянными стеллажами при условии  обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов²⁵.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы²⁶.

Для хранения секретных, особо ценных документов и учетных документов ведомственного архива используются сейфы  и металлические шкафы.

 

6. Электро- и противопожарное оборудование

 

В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Основным противопожарным оборудованием  архивов являются углекислотные  огнетушители новейших конструкций, которые  устанавливаются из расчета не менее  одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение²⁷.

Помещение архива оборудуется противопожарным  водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются  на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный  рукав протяженностью до крайней  точки хранилища [20,стр.120].

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы  пожарной сигнализацией.

В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества  на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных  приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ  и взрывоопасных предметов.

 

 

Заключение

 

В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно- технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало  отличаются от  архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений.

Архивы – это уникальные хранители «памяти человечества», государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

В нашей стране насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть. В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная.

Обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику. Пристальное внимание концентрируется на приоритетных направлениях архивной области, и прежде всего на обновлении основных производственных фондов, техническом перевооружении и реконструкции действующих учреждений и лабораторий, а также строительстве современных архивохранилищ.

Ограниченные возможности традиционных методов обработки больших объемов  архивной информации обусловили необходимость  совершенствования и развития системы  научно-справочного аппарата Государственного Архивного Фонда РФ на базе информационных технологий, ориентированных на применении организационной и вычислительной техники. Большое значение придается разработке прогрессивных технологий автоматизированной реставрации и воспроизведения документов на базе микропроцессорной техники.

В данной работе проанализированы основные современные методы и тенденции  в области режимов хранения и факторов разрушения документов. С научно-технической точки зрения рассмотрены вопросы механизма старения и долговечности документов, технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений; конструктивный ремонт зданий, оборудования и освещения хранилищ; традиционные и автоматизированные системы хранения; средства транспортировки документов; системы и средства противопожарной защиты; контрольно-измерительные приборы для измерения микроклимата в помещении. А также исследованы основные параметры оптимизации физической сохранности документов, техника кондиционирования и способы автоматического регулирования климата в хранилище.

На основе работы показаны оптимальные  условия сохранности документов, которые следует учитывать в  перспективе экономичного унифицированного подхода к проектированию и строительству  архивов.

 

 

Список источников и литературы:

 

1. Положением об Архивном фонде Российской Федерации. – М., 1994. – 8с.
2. Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации». М., 2004
3. Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – 226 с.
4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996. - 224с.
5. Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения сохранности документов. – М., 1986 - 238 с.
6. Горфейн Г.М., Шепелев Л.Е. Архивоведение. Учеб. Пособие. Л., Изд-во Ленинград. Ун-та, 1971. – 85 с.
7. Тельчаров А.Д. Архивоведение: пособие для подготовки к экзаменам.М.: Приор-издат.  – 2005. – 140 с.

¹ Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации». М., 2004, с. 49

² Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации». М., 2004, с. 42

³ Тельчаров А.Д. Архивоведение: пособие для подготовки к экзаменам. М.: Приор-издат,2005, с. 60

⁴ Тельчаров А.Д. Архивоведение: пособие для подготовки к экзаменам. М.: Приор-издат,2005, с. 62.

⁵ Тельчаров А.Д. Архивоведение: пособие для подготовки к экзаменам. М.: Приор-издат,2005, с. 63.

⁶ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 40.

⁷ Там же.

⁸ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 40.

⁹ Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации». М., 2004, с. 68.

¹⁰ Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения сохранности документов. – М., 1986 – С. 202.

¹¹ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 136.

¹² Там же

¹³ Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996. – С. 40.

¹⁴ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 197.

¹⁵ Горфейн Г.М., Шепелев Л.Е. Архивоведение. Учеб. Пособие. Л., Изд-во Ленинград. Ун-та, 1971. – С. 56.

¹⁶ Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996. – С. 59.

¹⁷ Там же

¹⁸ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 187.

¹⁹ Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996. – С. 107.

²⁰ Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996. – С. 157.

²¹ Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996. – С. 151.

²² Там же

²³ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 120.

²⁴ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 98.

²⁵ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 120.

²⁶ Основные правила работы государственных архивов РФ. - М., 2002. – С. 185.

²⁷ Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения сохранности документов. – М., 1986 – С. 164.