Іс қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау

     Әр  түрлі бағытта жұмыс жүргізуші  ұйымдармен жазысқан қатынас қағаздарынан тұратын істердің тақырыптары жалпылама  көрсетіледі. Мәселен, «Жабдықтар жеткізу  жөнінде акционерлік қоғамдармен  жазысқан қатынас қағаздары». Егер қатынас қағаздары бір ғана корреспондент  арқылы жүргізілген болса, ол тақырыпта  нақты көрсетіледі. 

     Істер номенклатурасын жасауда жиі  орын алатын қателерге тоқталып өту  лазым.

     Ең  негізгі талап – тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істерді  өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына сараптама жасауды, сақтауға немесе жоюға іріктеуді  едәуір жеңілдетеді. Істер номенклатурасын  жобалау кезінде жылдық, тоқсандық  және айлық жұмыс жоспарларын  қамтитын істердің тақырыптарын өз алдарына жеке-жеке қарастыру керек. Оперативті есеп берулер жайы жылдық жұмыс жоспарының жағдайымен сәйкес. Бұйрықтарды бірнеше  іс тақырыптарына бөлу керек: негізгі  қызмет бойынша; іссапарлар бойынша; әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойынша; жеке құрам бойынша. Өйткені бұлардың сақталу мерзімдері әртүрлі. Бұйрықтардың шығуына негіз  болған баяндау хаттар, түсініктемелік хаттар, өтініштер мен өзге де құжаттар үшін жеке-жеке тақырыптар беру қажет.

     Іс  тақырыптарын әзірлеп болған соң, енді оларды номенклатураға жүйелеп енгізуді бастаймыз. Дұрыс әзірленген схема  тұрақты сақталатын және уақытша  сақталатын істердің тізбелерін де дұрыс  әзірлеуге көмектеседі. Егер ұйымда құрылым анық болмаса, істер құрылымдық бөлімшелер бойынша немесе қызмет бағыттары  бойынша орналастырылады. Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру тәртібі  құжаттардың маңыздылығына және олардың бір-бірімен өзара байланыстылығына қарай реттеледі. Ең алдымен ұйымдық-өкімдік  құжаттар: жарғылар немесе ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар орналасады; мұнан соң жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік құжаттары  келеді; бұдан кейін – сол ұйымның  өз бұйрықтары мен кеңесші органдар хаттамалары салынады. Өкімдік құжаттардың  жобалары және оны әзірлеуге қатысты  басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіз  болатын құжаттар тиісінше негізгі  істерден кейін орналасады. Мұнан  әрі жоспар бағытындағы құжаттар мынадай кезекпен орналасады: даму тұжырымдамасы; перспективалық (ұзақ жылдарға арналған); жылдық, тоқсандық және оперативті құжаттар. Осы схемаға сәйкес бұлардан кейін есеп беру құжаттары салынған істердің тақырыптары тұрады. Есеп беру құжаттарынан соң тақырыбында  «құжаттар» деген термині бар, қызметтің  әртүрлі мәселелерін қамтитын істер  келеді. Сонан кейін ақпараттық-анықтамалық  құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған  анықтамалар мен ақпараттар; қызмет бабындағы қатынас қағаздары, ведомствоға қарасты ұйымдармен және өзге де ұйымдармен жазысқан қатынас хаттар салынған істердің тақырыптары қойылады. Соңында тіркеу-есепке алу формалары (журналдар, картотекалар) бір бөлім ретінде беріледі. Бухгалтерлік құжаттарды жүйелеу схемасы мұнан бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны қайталап жатпаймыз.

     Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі – құжаттардың сақталу мерзімдерін  анықтау. Сақтау мерзімін анықтау ең маңызды  жұмыс түрлерінің бірі. Құжат сақталуы мен сақтау мерзімі  өткен құжаттарды жоюдың заңдылығы  осы «анықтауға» тікелей байланысты. Сақтау мерзімін анықтау үшін бірнеше  нормативтік құжаттар қажет болады. Бұлар: Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен бекіткен «Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін тұрпатты құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген тізбесі», сондай-ақ, 2000 жылы қолданысқа енген «Мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілетін жеке құрам бойынша құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген үлгі тізбесі».

     Тұрпатты  тізбелер бөлімдеріндегі құжаттар қызметтің  функционалдық бағыттары бойынша  логикалық өзара байланысына  қарай орналасады. Кейбір жағдайларда  Тізбе баптарында құжаттардың нақты  түрлері аталмайды, бірақ бір  мәселе бойынша сақталу мерзімі  бірдей түрлі құжаттарды біріктіреді. Тұрпатты тізбеде құжаттың бір түріне әр түрлі сақтау мерзімдері белгіленген  екі бағана бар. Бұл құжаттарын тұрақты  сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыратын және құжаттарын өздерінде  сақтайтын ұйымдарға арналған.

     Істер номенклатурасын жасауда «Сараптау-тексеру  комиссиясы», сондай-ақ «Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша», «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» деген  белгілері бар істерге айрықша  назар аудару қажет болады. «Сараптау-тексеру  комиссиясы» деген белгі бұл  істе құнды құжаттар болуы мүмкін екендігінен хабар береді. Сондықтан  оларды сақтауға тапсырарда немесе жоятын кезде соңғы шешім құжаттарды зерттеп барып және ұйымның сараптау комиссиясымен, қажет болған жағдайда жергілікті мұраған органының сараптау-тексеру  комиссиясымен де келісе отырып қабылданады.

     «Қажеттілігі  жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша»  белгілері құжаттардың практикалық  мәні уақыт жағынан шектеулі екендігін  білдіреді. Ескерту (4-бағана) түсініктеме  береді және сақтау мерзімі мен орынын анықтайды. Мәселен, «Ревизия аяқталған  жағдайда ғана» белгісі бұл талаптың міндетті түрде орындалу қажеттігін білдіреді; «Келісім-шарт мерзімі өткен  соң», «Бекітілгеннен кейін» белгілері  сақталу мерзімі осы көрсетілген  жағдайлардан бастап есептелетінін  білдіреді.

     Ресми тізбелер бойынша белгіленген сақтау мерзімін азайтуға жол берілмейді. Бірақ, жұмыстың өзіндік ерекшеліктеріне  байланысты қажеттілікке орай сақтау мерзімін көбейтуге рұқсат етіледі. Іс қағаздарын жүргізу қызметінде сақтау мерзімдері ресми тізбелер арқылы белгіленбеген  жаңа құжат түрлері пайда болған кездерде олардың сақталу мерзімдері туралы шешімді жоғарғы ұйымның  сараптау комиссиясы немесе ұйымның  өз сараптау комиссиясы қабылдайды. Бұл  шешімді соңынан мұрағат органының  сараптау-тексеру комиссиясы бекітеді.

     Осылайша  ұйымның уәкілетті бөлімшесі  істер номенклатурасын жасап, оған құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімін  алады. Мұнан соң жоба ұйымның  және жергілікті мұрағат органының  сараптау комиссияларына қарауға жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін  істер номенклатурасы қолданысқа енеді. Ұйымның қызмет функиялары мен құрылымдары  өзгерген жағдайда істер номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы істер номенклатурасы кем  дегенде 5 жылда бір рет қайта  жасалып тұруы керек. Жыл сайын  қайта басылып, тиісті түзетулер  ендірілу арқылы бекітіліп отыруы тиіс. 

     1.1.2. Іс қағаздарын қалыптастыру

 

     Іс  қағаздарын қалыптастыру – бұл құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес белгілі  бір іске жатқызу және оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу.

      Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) және мынадай  талаптарға жауап беруі тиіс:

      1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы  немесе расталған көшірмелері), стандарттардың  талаптарына сәйкес ресімделген  құжаттар ғана тігіледі.

      2. Іске мынадай құжаттар:

      - іс тақырыбына сәйкес келмейтін;

      - тиісінше ресімделмеген (пысықтауға  қайтарылады);

      - қайтаруға жататын,

      - бастапқы үлгісі;

      - құжаттардың көбейтілген көшірмелері  (мысалы, көшіру аппаратында) тігілмейді.

      Іске  бір құжаттамалық жылдағы құжаттар топтастырылады. Істің ішіндегі құжаттар белгілі бір тәртіппен орналастырылады. Құжаттарды орналастырудың негізгі  принциптері мынадай:

      - мәселесі бойынша (құжатта қозғалатын  мәселе бойынша),

      - хронологиялық (құжаттардың күні  бойынша),

      - әліпби (авторлардың фамилиясы бойынша  немесе корреспондент-мекемелердің  атауының әліпбиі бойынша),

      - нөмірі (реттік нөмірі бар бір  тектес құжаттар топтастырылады, мысалы: жүк құжаттары, түбіртектер  және т.б.).

      Негізінен мәселе-қисынды принцип жиі қолданылады, құжаттар бір мәселені шешуге қатысты  қисынды сабақтастықпен тігіледі. Құжаттарды орналастырудың мұндай жүйесі хронологиялық  принципке сәйкес келеді. Тұрақты  және уақытқа сақтау мерзімі бар  құжаттар әр түрлі іске қалыптастырылады.

      Іс 250 парақтан аспауы керек. Сондықтан, егер құжаттар көп болса, олар бірнеше  томға қалыптастырылады, мұндайда істің  мұқабасына томның нөмірі көрсетіледі.

      Істің мұқабасында мыналар ресімделеді:

      ● кәсіпорынның толық атауы;

      ● іс номенклатурасы бойынша іс индексі, егер іс бірнеше томнан тұрса, томның реттік нөмірі;

      ● іс номенклатурасына сәйкес істің атауы;

      ● құжаттамалық жыл;

      ● парақтар саны;

      ● сақтау мерзімі. 

     1.1.3. Құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау

 

      Іс  қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану  кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып  табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың  басты мақсаты – Қазақстан  Республикасының ұлттық мұрағат  қорын толықтыруға және оны анықтамалық  жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.

      Орындалған  құжаттарды сақтауға және пайдалануға  дайындау мыналарды қамтиды:

      ● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына  сараптама жасау;

      ● істерді ресімдеу;

      ● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;

      ● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету. 
 

Құжаттардың құндылығын сараптау 

      Іс  қағаздарындағы құжаттардың құндылығына  сараптама жасау іс номенклатурасындағы  құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру кезінде жүргізіледі. Құжаттардың  құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады. Оның ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен жұмыс тәртібі анықталады. 

      Енді  осында келтірілген жәйттерді былайша  нақтылап көрсетейік. 

      1. Құжаттар қашан  мұрағатқа тапсыруға  дайындалады? 

      Орындалған  құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды  кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу  іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.  

      2. Сақтау мерзімін  кім және қандай  нормативтік актінің  негізінде анықтайды? 

      Құжаттарды  мұрағатқа тапсыруға дайындаудың  бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.

      Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің  арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты – құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық  маңызын жоғалтқан  құжаттарды жоюға  іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары  қызметінің және мұрағаттың білікті  мамандары кіреді.

      Сараптау  комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау мерзімдері көрсетілген  құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі  – ұйымның, кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік  нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі  типтік және ведомостволық болады.

        Типтік – олардың мақсаты барлық  мекеменің ведомостволық бағыныштылығына  және саласына қарамастан қызметі  барысында құралатын бір тектес  типтік құжаттардың сақталу мерзімін  бірегейлендіру. Мысалы, басшылық бұйрықтарының,  жоспарлар мен есептердің, жеке  құрам бойынша құжаттардың, бухгалтерлік  құжаттардың және т.б. сақталу  мерзімдері. Барлық осы және қалған  типтік құжаттар деп аталатындар  барлық мекемеде бірдей функция  атқарады, сондықтан да бірдей  сақталу мерзімі болуы тиіс.

      Ведомостволық – қызметінің жеке саласы бойынша. Ол кәсіпорын айналысатын сала қызметінің бағыты бойынша құжаттардың барлық түрін мейлінше толық қамтуы керек.  

      3. Құжатқа қандай  сақтау мерзімі  белгіленуі мүмкін? 

      Комиссия  құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін  белгілеуі мүмкін:

      - қысқа мерзімді сақтау мерзімдері  – 10 жылдан аз (мысалы 1 жыл, 3 жыл  немесе 5 жыл);

      - ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері  – тұрақты сақтауды қосқанда 10 жылдан астам;

      - бірқатар құжаттар сақталмайды  – олар жойылады.

      Типтік  басқару құжаттарының тізбесіне  сәйкес бірқатар құжаттарға белгіленетін сақтау мерзімдері мынадай: