Іс қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау

      - өндірістегі қайғылы (кездейсоқ)  оқиғаларды тіркеу журналы 75 жыл  сақталады;

      -   қызметкерлердің жеке істеріне  де 75 жыл сақтау мерзімі  –  қызметкердің жасы белгіленеді;

      - мысалы, қаржыландыруға байланысты  құжаттар (қаржыландыру жоспары,  қаржыландыру сметалары, қаржылық  есептер) тұрақты сақталады;

      - кепілдік хат – 3 жыл;

      - қаржы-шаруашылық қызметті тексеру  актілері – 5 жыл;

      - кассаны тексеру актілері –  3 жыл және т.б. 

      4. Құжаттарды сақтау  мерзімі қалай  есептеледі (қай күннен  бастап)? 

      Құжаттарды  сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу  жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. Мысалы, егер құжат 2001 жылдың мамыр айында келген болса, онда оның сақтау мерзімі 2002 жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. 

      5. Сақтауға жатпайтын  құжаттарға не  істейді? 

      Комиссия  іріктеп алған және жойылған құжаттар бойынша акті жасалады, онда жойылған құжаттардың атауы, индекстері және мәтінінің тақырыптары көрсетіледі. Жоюға іріктеп алынған құжаттарды шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға  жол берілмейді. Оларды өртеуге де тыйым салынады. Құжаттар арнайы машинамен  туралып, содан кейін макулатураға тапсырылады.  

     6. Ұзақ мерзімді  сақталатын істерді  ресімдеу 

      Ұзақ  мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам және тұрақты сақталатын) мынадай жұмыстар кіреді:

      - мұқабасына сипаттама – мекеменің  атауы, істің нөмірі,іс номенклатурасына  сәйкес істердің тақырыптары,  жылы, парақтарының саны, сақтау  мерзімі;

      - құжаттардың атауы, олардың күні  көрсетілген істердің тізімдемесін  жасау, әрбір құжаттағы парақтардың  саны көрсетіледі. Тізімдемеге  сараптама комиссиясының мүшелері  қол қояды және кәсіпорын басшысы  бекітеді.

      - брошюралау (кітапша жасау) –  құжаттарды қатты мұқабаға тігу;

      - парақтарды нөмірлеу;

      - растау жазбасын жасау.

     7. Қысқа мерзімде  сақталатын істерді  ресімдеу 

      Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға  дейін) істерді ресімдеу рәсімдері  оңтайландырылған:

      құжаттар  істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель) қала береді;

      парақтары нөмірленбейді;

      істерге тізімдемелер жасалмайды. 

      Сонымен, істер жүргізілген сәттен бастап мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенге дейін кәсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен істердің сақталуын  қамтамасыз етуге міндетті. Жұмыс  бөлмелерінде және осы мақсатта арнайы бөлінген үй-жайда тұрған істер жабылатын  шкафтарда тігінен қойылуы керек. Шкаф олардың толық сақталуын, күннің көзінен, ылғалдан және шаңнан қорғайтындай болуы тиіс. Құжаттарды іздеуді жеңілдету  үшін істер іс номенклатурасына сәйкес қойылады, ал іс номенклатурасынан  алынған үзінді көшірмеде шкафта сақталған барлық істердің атаулары мен индекстері болады, ол шкафтың  ішкі жағына қойылады. Істердің мұқабаларының  түп жағына номенклатура бойынша  индексі көрсетіледі.

      Істерден  құжаттарды алуға жол берілмейді. Ілуде бір жағдайларда басшының ауызша немесе жазбаша рұқсатымен ғана құжатты істен алуға болады (мысалы, сот-тергеу органдарының талабы бойынша  істерден құжатты алу). Мұндай жағдайда құжатты уақытша пайдалануға  беру туралы акті және түпнұсқаны алу  себептері туралы акті жасалады және істе оның сондай расталған көшірмесі  қалдырылады. Акті құжатты уақытша  пайдалануға беруші кәсіпорынның елтаңбалы  мөрімен бекітілуі тиіс. Акт құжаттың түпнұсқасы қайтарылғанға дейін  істе сақталады.

      Тұрақты және уақытша сақталатын істер кәсіпорынның мұрағатына олар аяқталғаннан кейін  бір жылдан кейін беріледі. Мысалы, 1998 жылы аяқталған істер кәсіпорынның мұрағатына 2000 жылдан кешіктірілмей  түсуі керек. Мұрағат істерді  тізімдемелері бойынша қабылдайды, істермен бірге мұрағаттың анықтамалық  аппаратын толықтыру үшін құжаттардың  тіркеу карточкалары да қоса беріледі.

      Егер  жекелеген істер құрылымдық бөлімшелердің  ағымдағы жұмысына қажетті болса, онда олар мұрағаттан уақытша пайдалануға  берілуі мүмкін. Істің орнына карточка-алмастырғыш  қалдырылады, онда:

      - істің қандай бөлімшеге берілгені;

      - оның нөмірі;

      - істегі парақтардың саны;

      - беру күні;

      - алғаны туралы қолхат көрсетіледі.

      Іс  мұрағатқа сол күні қайтарылуы тиіс.

      Кәсіпорындар  мен мекемелердің мұрағаттарында құжаттар 15 жылдан астам сақталмайды (кәсіпорынның бағыныштылығына қарай). Бұған 40 жылға  дейін сақталатын жеке құрам бойынша  материалдар кірмейді. Көрсетілген  мерзім өткеннен кейін істер кәсіпорынның мұрағатынан мемлекеттік мұрағатқа  өткізіледі. 

     1.2. Мекемелер мен кәсіпорындар жанындағы ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру

 

     Ведомстволық  мұрағаттар қызметін ұйымдастырғанда  Қазақстан Республикасының «Ұлттық  мұрағат қоры және мұрағаттар туралы»  Заңын, Қазақстан Республикасының  “Электрондық құжат және электрондық  цифрлық қолтаңба туралы” Заңын, “Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттiк бағдарламасы туралы”  Қазақстан Республикасы Президентiнiң 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығын, «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ереженi бекiту туралы» Қазақстан  Республикасы Үкіметінің  1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысын, “Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың  мемлекеттiк бағдарламасын жүзеге асыру бойынша iс-шаралар Жоспарын бекiту туралы” Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысын, “Қазақстан Республикасында  мұрағат  ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекiту туралы”  Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысын және “Құжаттар көшiрмелерiнiң мемлекеттiк сақтандыру қоры туралы ереженi бекiту туралы” Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысын басшылыққа алған орынды.

     Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз және электрондық  негіздегі құжаттарды жинау, уақытша  сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат  құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады.

     Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру  барысында негізінен Тұрпатты ережелердің  заңды бір  жалғасы «Ведомстволық  мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін»  қаперге алу керек. Бұл ережелер Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі  Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару  жөніндегі Комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 бұйрығымен бекітілген (мемлекеттік тіркеу № 2679, 2004 жылғы 24 қаңтар). Аталмыш негізгі  ережелер ұйымдардың ведомстволық мұрағаттарындағы мына жұмыстар бойынша бірыңғай іс тәртібін белгілейді (яғни регламентін  нақтылайды):

     1) құжаттарды қабылдау, құндылығын  сараптау және ғылыми-техникалық  өңдеуден өткізу;

     2) тұрақты және уақытша (10 жылдан  жоғары) сақталатын істер мен  жеке құрам бойынша істердің, сондай-ақ сақтауға жатпайтын  құжаттарды жоюға бөлу туралы  актілердің тізімдемелерін жасап,  оларды ресімдеу;

     3) сақталынатын құжаттардың есебін  алу, тиісті қорларға бөлу және  олардың сақталуын қамтамасыз  ету;

     4) құжаттарды іздестіруді  жеделдетуге  арналған ғылыми-анықтамалық аппарат  жүйесін жасау, оны жүргізу  және жетілдіру;

     5) айрықша құнды құжаттарды анықтау  және олардың сақтық көшірмелерін  жасау;

      6) ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз  ету, заңды және жеке тұлғалардың  сұраныстарын орындау, мұрағаттық  анықтамалар жазу, құжаттардың көшірмелері  мен үзінділерін әзірлеу және  оларды  ресімдеу;

     7) Ұлттық мұрағат қоры құрамына  енетін құжаттарды тұрақты сақтау  үшін мемлекеттік мұрағаттарға  тапсыру.

     Мұрағат қоймаларына, құжат сақтау құралдарына (стеллаждарға, шкафтарға, сейфтерге) және оларды орналастыру ісіне қойылатын  талаптар егжей-тегжейлі түсіндіріледі. Ережеде осымен қатар құжаттарды, соның ішінде электронды құжаттарды да сақтау тәртібі көрсетілген. Атап айтқанда жарық, температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық режимдердің  нормативтік параметрлері нақтыланып, ведомстволық мұрағаттың есеп жүргізу  құжаттары қандай  құрамнан тұратыны белгіленген. Ереже бойынша бұл  құрамға құжаттардың келіп түсуі  мен шығуын есепке алып отыруға арналған есеп кітапшасы, мұрағат қоры парағы, істер тізімдемесі, мұрағат қоры ісі, құжаттар есебін жүргізуге арналған дерек базасы енеді. Негізгі ережелер электронды құжаттарды қабылдау, есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, пайдалану және мемлекеттік сақтауға тапсыру ісіне қойылатын талаптарды да нақтылайды. Ереженің 1-қосымшасында мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясы мен мемлекеттік ұйымның сараптау комиссиялары туралы Үлгі ереже келтірілген. Бұл комиссиялардың мақұлдауынсыз мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі мемлекеттік органдар ұсынылған істер номенклатурасын, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақтауға алынған істер мен жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін, сақталу мерзімі өткен құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді, іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды т.б. әзірлемелерді қарамайды. Мұнан аталмыш комиссияның мұрағат ісіндегі орны мен рөлін айқын аңғаруға болады. Үлгі ереже бойынша орталық сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясы өздеріне жүктелген міндеттеріне сәйкес Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды іріктеп алатын бірінші инстанция, алғашқы «сүзгі» болып табылады.

      Мұрағат ісін басқару жөніндегі  мемлекеттік  органдар  барлық мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар деңгейінде  ҚР СТ 1237-2004 «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын жалпы  техникалық талаптар» мемлекеттік  стандартын сақтауға қол жеткізуі керек. Сондай-ақ халықаралық стандарттарды, шетелдік мұрағаттардың тәжірибелерін, халықаралық мұрағаттар кеңесінің  ұсынымдарын зерттеп, ретіне қарай  пайдалану да тиімді болмақ.

      Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың кәсіби құрамын нығайтуға бағытталған  кадр саясаты, мұрағат қызметкерлері  біліктілігін арттыруды ұйымдастыру  ісі де көңіл бөлуді талап етеді.

      Іс  қағаздарын жүргізу саласында құжаттаманы  басқару қызметі ИСО 15489 «Ақпарат және құжаттама – Құжаттаманы  басқару» халықаралық стандартын қолданысқа ендіру арқылы одан әрі жетілдіруді  қажет етеді.

     Тәжірибе  көрсетіп отырғандай, іс қағаздарын жүргізу  қызметі барысында аяқталған  істер мен құжаттар ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағаты болмаған жағдайда құрылымдық бөлімшелерге тапсырылады да, үш жылдан кейін олардың жұмыста практикалық  қажеттілігі азаюына байланысты біртіндеп жоғала бастайды. Осылайша жобалық-сметалық, ұйымдық-өкімдік  құжаттамалар, ұйымның құрылтайшылық  және тіркеу құжаттары, жеке құрам бойынша  құжаттар жоғалуы мүмкін. Ешбір құрылымдық бөлімше Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын, тұрақты сақталуға тиісті құжаттардың, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттар мен ұзақ мерзімге (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттардың толық көлемде  сақталуын қамтамасыз ете алмайды. Оған шамасы жетпейді. Мысалы, жеке құрам  бойынша құжаттар (ұйым басшысының жұмысқа қабылдау, қызметтік орындарға қою және жұмыстан босату туралы бұйрықтары, қызметкерлердің тізімдері, жеке құрам бойынша есеп карточкалары, жеке істер, қызметкерлердің бет есептері, жеке тұлғалар мен жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарнасын аударуға төлем тапсырыстары, жеке еңбек шарттары, өндірістегі жазатайым оқиғалар туралы актілер т.б.) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін жүзеге асыру мәселелеріне қатысты, олар 75 жыл сақталады. Бұл категориядағы құжаттардың әлеуметтік ерекше мәніне байланысты Қазақстан Республикасындағы еңбек кодексі оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруды жұмыс беруші міндетіне енгізген (ҚР Еңбек кодексі, 23-бап, 2-тармақ, 16-тармақша). Бұдан шығатын жол біреу ғана – ол ұйым құжаттарын қабылдауды, реттеуді, сақтауды, есебін алу мен жедел іздестіруді және пайдалануды ұйымдастырып отыратын жеке мұрағат құру.