Іс қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау

     Компанияның жеке мұрағатын құру кезінде материалдық-техникалық қамтамасыз ету мәселесін шешу мен  жұмыс тәртібін айқындау үшін Қазақстан  Республикасы Мәдениет министрлігі  Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару  жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы «Ведомстволық  мұрағаттар жұмысы негізгі ережелерін бекіту туралы» № 93  бұйрығында (мемлекеттік  тіркеу № 2679, 2004 жыл 24 қаңтар) белгіленген  нормаларды қолдану ұсынылады.

     Мемлекеттік емес ұйым Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты  сақтауға тапсырғысы келсе, онда олардың  арасында міндетті түрде құжаттау, құжаттаманы басқару және  құжаттарды мұрағаттық сақтау саласында ынтымақтастық  туралы өзара шарт жасалуы тиіс. Бұл шартта Қазақстан республикасы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңының 7-бабы, 8-тармағына  сәйкес мемлекеттік емес ұйым тапсырылатын құжаттарға иелік тұрғысынан мемлекетке жол береді, осымен қатар екі жақтың міндеттері, құжаттарды мемлекеттік  мұрағатқа тапсыру мерзімі мен  кезеңдері, Қазақстан Республикасы Азаматтық кодексінде қарастырылған  өзге де тармақтар келісіледі.

     Құжаттарды  ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзімінің шегін анықтау үшін «Мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша сақтау тәртібі мен сақтау мерзімі туралы нұсқаулық» әзірленіп, ол 2000 жылы 26 желтоқсанда комитет төрағасының № 83 бұйрығымен бекітілді (мемлекеттік тіркеу № 1355, 2001 жылғы 10 қаңтар). Бұл нұсқаулық Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру уақыттарын айқындап берді. Атап айтқанда:

     1) жоғарғы және орталық мемлекеттік  органдар қызметі барысында түзілген  құжаттар – 15 жылдан кейін;

     2) министрліктерге, басқа да орталық  мемлекеттік органдар мен ведомстволарға  қарасты территориялық органдарда  және мемлекеттік заңды тұлғалар  қызметі барысында түзілген құжаттар  – 10 жылдан соң;

     3) жарғылық капиталында мемлекеттік  меншік үлесі басым ұлттық  компаниялар мен мемлекеттік  республикалық заңды тұлғалар  қызметі барысында түзілген құжаттар  – 10 жылдан кейін;

     4) жергілікті өкілетті және атқарушы  органдар қызметі барысында түзілген  құжаттар – 10 жылдан соң;

     5) облыстық бағыныстағы мемлекеттік  заңды тұлғалар (Астана және Алматы  қалалары) қызметі барысында түзілген  құжаттар – 10 жылдан кейін;

     6) қалалық және аудандық бағыныстағы  мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі  барысында түзілген құжаттар  – 5 жылдан соң.

     Көрсетілген уақыттар ұйымның дәрежесімен бірге  құжат түрлеріне қарай (басқару  ісінде түзілген, ғылыми-техникалық жұмыстар барысында түзілген және т.б. салалар  бойынша туындаған) 5 жылдан 20 жылға  дейін, сондай-ақ олардың материалдық  негіздеріне қарай (дыбысбейнелік, электрондық құжаттар) 3 жылдан 5 жылға  дейінгі мерзімдер аралығында дифференцияланады.

     Іс  қағаздарын жүргізумен шұғылданатын мамандар жұмысындағы маңызды жәйттердің бірі құжаттарды тиісті дәрежеде сақтау мәселесін шешу болып табылады. Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелеріне  сәйкес ұйымдарға құжаттарды уақытша  сақтауға байланысты едәуір күрделі  талаптар қойылады. Олардың ең маңыздыларына  тоқталсақ, мыналар:

• мұрағат қоймасы бөлек ғимаратта болуы, оның қазіргі заманғы өртке қарсы қолданылатын құралдармен, күзет және өрт сигнализацияларымен қамтамасыз етілуі тиіс;
• мұрағат қоймасын жертөледен (подвал), ғимаратқа қосымша жайлардан (цокольдық бөліктерінен) жасауға рұқсат етілмейді;
• мұрағат қоймаларына коммуникациялық су жүйелерін жүргізуге рұқсат етілмейді;
• сөрелерде сақтау металл стеллаждар арқылы ғана жүзеге асырылады;
• температуралық-ылғалдылық режимі мен жарықтандыру режиміне байланысты бірқатар талаптар белгіленген.

     Әрине, құжат сақтауға байланысты бұл көрсетілген  талаптарды орындауға ұйымдар мен  жеке компаниялардың көп жағдайда шамалары келе бермейді. Оның негізгі себептері  мыналар:

• көрсетілген талапқа сәйкес жайлардың тапшылығы немесе тіпті болмауы;
• орын жайларды барлық қажетті жүйелермен (өрт және күзет сигнализациялары, өрт сөндіру жүйесі, металл стеллаждар т.б.) жабдықтауға жұмсалатын шығынның көптігі;
• қаржының жетіспеуі;
• бұл міндеттерді атқаруға қабілетті білікті қызметкерлердің болмауы.

     Бұл проблемалар коммерциялық негіздегі  жылжымайтын мүліктер бағасының  қымбаттау тенденциясына байланысты (сатып алу да, жалға алу да) одан әрі күрделене түсуде. Бұл  компаниялардың мұрағат қоймасы  ретінде пайдаланатын қосымша қымбат орын жайлар әзірлеуден бас тартуына мәжбүр етеді. Ұйымдардың өз мұрағаттарын бұл мақсатқа бүтіндей сай келмейтін  орындарда: гараждарда, жертөлелерде, шатырларда, жалға алынған пәтерлерде т.б. жерлерде сақтайтын жәйттері де аз ұшыраспайды. Мұндай жағдайда ұйым өз құжаттарын толығымен жоғалтып алу  қаупіне жақын тұрады. Ал егер ұйым бақылаушы органдарға талап еткен  құжаттарды көрсете алмайтын болса, бұл экономикалық шығынмен қоса әкімшілік  санкцияларға да жол ашады.

     Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат  қоры және мұрағаттар туралы» Заңына сәйкес мемлекеттік мұрағат функцияларына  ең алдымен Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын жинау, тұрақты сақтау және олардың  пайдаланылуын ұйымдастыру міндеті  енеді. Осылайша мемлекеттік мұрағаттар ұйымдарға олардың Ұлттық мұрағат  қорына енбейтін құжаттарын (бухгалтерлік құжаттар, корреспонденциялар, ішкі саясат пен процедуралар т.б.) сақтауға байланысты көмек көрсете алмайды. Бұл әсіресе  коммерциялық ұйымдар үшін көкейкесті мәселеге айналып отыр. Өйткені оларда түзілетін құжаттардың басым  көпшілігі Ұлттық мұрағат қорына енбейді.

     Нарықтық  экономика мен қызмет көрсету  саласының дамуына байланысты соңғы  кездері Қазақстанда да қызмет көрсетудің мүлдем жаңа – Құжаттарды офистен тыс сақтау деп аталатын түрі пайда болды. Бұл түр Құжаттарды сыртта сақтау немесе Құжаттарды алыста сақтау деп те аталады.

     Офистен тыс сақтау индустриясы Америка  Құрама Штаттарында өткен ғасырдың орта шенінде дүниеге келген. Қазіргі  кезде бұл индустрияда мыңдаған компаниялар жұмыс істейді. Олар құжаттарды кәсіби деңгейде сақтау қызметін бүкіл дүние жүзіне ұсынады. Құжаттарды офистен тыс  сақтаудың негізгі  идеясы не?

     Құжат сақтайтын кез-келген кәсіби компаниялардың жұмыс принципі қазіргі заманғы  мұрағат қоймаларын жасау болып  табылады. Ол қоймалар кез келген ұйым өз құжаттарын ақылы негізде уақытша  сақтауға қоя алатындай әзірленіп, тиісті дәрежеде жабдықталған болуы  қажет. Мұндай компаниялар тікелей  құжат сақтау қызметімен бірге, әдетте, мынадай қосымша қызметтер де ұсынады:

• мұрағат орындары үшін кеңсе тауарлары мен іске жұмсалатын материалдар сату (мұрағат корапшалары, файлдар, папкілер);
• құжаттарды мұрағаттық өңдеу;
• құжаттарды индекстеу (неғұрлым тиімді тәсіл – құжаттар мен мұрағат қорапшаларын индекстеуде штрих-код технологиясын пайдалану);
• құжаттарды клиенттің талап етуі бойынша оның офисіне жедел жеткізу;
• ақпараттардың магниттік негіздерін (дискілер, дискеттер, стриммерлік ленталар, компьютерлік қатқыл дискілер) сақтау;
• құжаттарды сақтау мерзімі өтуіне байланысты жабық түрде жою;

     Міне, осылайша коммерциялық мұрағат арқылы оның клиенттері іс жүзінде құжаттарды сақтау мен өңдеуге байланысты көрсетілетін қызметтің барлық түрін пайдалана  алады. Құжаттарды офистен тыс сақтау индустриясының кең қанат жая  бастауына негізгі себептер айқын: мұндай компаниялардың клиенттері өз құжаттарын коммерциялық мұрағатқа  орналастыру арқылы бірқатар артықшылықтарға  ие болады, атап айтқанда:

     - құжаттарды сақтауға кететін  шығын мөлшері азаяды. Көп жағдайда құжаттарды компания офисінде сақтау оларды коммерциялық мұрағатта сақтағаннан әлдеқайда қымбатқа түседі;

     - штат пен жабдықтар алуға кететін  шығын қысқарады;

     - құжаттарға бақылау күшейеді. Бұл өте маңызды фактор. Өйткені статистикаға қарағанда коммерциялық ақпараттардың сыртқа өтіп кетуі мен корпоративтік шпионаждың 95 пайыздан астамы компанияның өз ішінен шығатын жәйттер екен. Өзінің құпия, жабық құжаттарын осылайша офистен тыс жерде сақтап, оларға қол жеткізілуін шектеу арқылы компания ақпараттардың сыртқа өтіп кету қаупін елеулі дәрежеде азайтады. Мұнымен қоса кәсіби мұрағат компаниялары көп жағдайда сақтаулы құжаттар есебін жүргізудің айтарлықтай тиімді жүйелерін қолданады. Бұл құжаттар қозғалысы жөнінде клиентке әртүрлі есепті мәліметтер беріп отыруға мүмкіндік жасайды;

     - құжаттардың сақталу жағдайы  жақсарады. Құжаттарды арнаулы жабдықтары бар мұрағат қоймаларында сақтаудың жөні бөлек екені белгілі. Мұнда олардың сақталу жағдайы да жақсы болмақ;

     - офистегі пайдалы алаң көлемі  кеңейіп, персоналдардың еңбек  жағдайы жақсарады. Құжаттарының бір бөлігін офистен тыс сақтауға беру арқылы ұйымдар негізгі қызметке арналған қымбат офистік кеңістіктерін босатуға мүмкіндік алады.

     Сонымен қатар ерекше атап өтетін бір жәйт, құжаттарды офистен тыс сақтауға беру арқылы ұйымдағы құжат айналымы мен құжат сақтауға қатысты проблемалардың бәрін шешуге болады екен деген ой тумауы керек. Ұйым жоғарыда аталған артықшылықтардың бәріне тек мынадай шарттарды орындағанда ғана ие бола алады:

     - компанияның өз ішінде құжаттарға  бақылау жасау мен оларды игерудің  тиімді жүйесі жұмыс істейтін  болуы керек. Құжаттарды кәсіби компанияға жай ғана сақтауға беру құжат айналымының бүкіл проблемасын шеше алмайды. Бұл процестер нәтижелілігі ұйымның өз ішінде іс қағаздарын жүргізу саласы бойынша процедуралар мен саясаттарды қатаң сақтауға байланысты. Бұл қызметкерлердің іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жөніндегі жеке жауапкершіліктерін де бекіте түседі. Соңғы кездері қазақстандық ұйымдар өз бизнестерін халықаралық стандарттарға сәйкес сертификаттай бастады. Бұл компания қызметін барлық салада, соның ішінде іс қағаздарын жүргізу жұмыстарында да жүйелеуді талап етеді;  

     - офистен тыс сақтауға берілетін  құжаттар категорияларын айқындап  алу қажет. Құжаттарды мұрағат қоймасынан алу қосымша шығын шығару деген сөз. Сондықтан ұйымның мұрағаттық қорына енетін құжаттар активтілігіне мұқият талдау жасап, офистен тыс сақтауға неғұрлым активті емес құжаттарды ғана тапсыру керек. Сақтау мерзімі таяу араларда біткелі тұрған құжаттарды да офистен тыс сақтауға берудің қажеті аз;

     Сыртта  сақтау үшін тапсырылған құжаттарды қатаң бақылауға алып, есебін біліп  отыру керек. Құжаттарды офистен тыс сақтауға тапсыра отырып, қажет болған жағдайда тиістілерін жедел тауып алу үшін олардың есебін қатаң түрде жүргізіп отыру қажет.

     Ішкі  мұрағаттың болуы шарт. Кәсіби коммерциялық мұрағатпен байланыс құжаттарды офистің  өз ішінде сақтау үшін тиісті жағдай жасау  жауапкершілігінен босата алмайды. Актив құжаттарды сақтау үшін оперативтік  мұрағат жасау кез келген ұйымның  міндеті. Мұнымен қоса бұл мұрағат  мүмкіндігінше жоғарыда аталған  талаптарға сәйкес келетін, ыңғайластырылған орындарда жайғасуы керек.

     Осы шарттар орындалатын болса кез  келген ұйым құжаттарын офистен тыс  мұрағат қоймаларына тапсырудан ұтары мол. Кәсіби мұрағат компаниясымен  байланыспас бұрын ол компанияның  мынадай бірнеше талапқа сай  екеніне көз жеткізіп алу керек:

     - жұмыс тәжірибелерінің жеткілікті  болуы. Мұндай қызмет Қазақстанда  лицензияланбайды. Соған қарамастан  ол компанияның нарықтағы жұмыс  тәжірибесі қандай дәрежеде екенін  айқындап алу керек. Өзге елдерде  офистерінің болуы ол компанияның  қосымша «плюсі» болып табылады (әсіресе, бұрынғы ТМД аумағында  жұмыс жүргізу тәжірибесі болса.  Өйткені мұндағылардың құжат  сақтау стандарты әлі де өте  ұқсас). Мұнымен қоса, әлемнің 38 елінде  жұмыс істейтін және құжат  сақтау жөніндегі аса ірі кәсіби  компанияларды біріктіріп отырған  халықаралық PRISM (Professional Records and Information Services Management) ассоциациясы бар. Таңдаған компанияңыз осы ұйымға мүше ме, жоқ па, оны да біліп қою артық болмайды;

     - мұрағат қоймасының оған қойылатын  талаптарға сәйкес келуі. Құжаттарды  офистен тыс сақтауға бермес  бұрын таңдаған компанияңыздың  мұрағат қоймасына барып, күзет  және өрт сигнализациялары мен  өрт сөндіру жүйелерінің, стеллаждар  жүйесінің бар екендігіне көз  жеткізіңіз. Бұл орынды өрттен  қорғау органдары тексерген-тексермегенін  біліңіз (тексерілген жағдайда  ол туралы тиісті актісі болады). Мұрағат қоймасы жәндіктер мен  кеміргіштерге қарсы арнайы құралдар  арқылы жүйелі түрде өңдеуден  өткізіліп отыруы қажет.

     Сақтаудағы  құжаттардың есебін алуға арналған тиімді компьютерлік жүйе болуы тиіс. Қазіргі кезде штрихтық код қоюға негізделген жүйе неғұрлым оңды нәтижелерімен көрініп келеді;