Система документации, унифицированная система документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации

Министерство  иностранных дел  Российской Федерации 

Государственное общеобразовательное учреждение

КОЛЛЕДЖ 
 

Кафедра 
специальных и общепрофессиональных дисциплин 
 
 

Цикловая  комиссия 
по ДОУ и архивоведению 
 
 
 
 

Захарова  Мария Александровна 
 

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ, 
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА  ДОКУМЕНТАЦИИ, 
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА 
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ 
ДОКУМЕНТАЦИИ 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа 
по дисциплине «Документоведение» 
студентки первого курса дневного отделения 
12 группы 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2010

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение   3

1. Системы унификации и стандартизации документов   4
1. Основные цели и принципы унификации  4
2. Основные цели стандартизации   5
2. Различные виды систем документации   6
1. Организационно-распорядительная система   7
2. Система плановой документации   7
3. Система отчётной документации   8
4. Система информационно-справочной документации    8
5. Система договорной документации   9
6. Система документации обеспечивающего типа   9
7. Система служебной документации и документации с грифом секретности   10
3. Унифицированная система документации

3.1.Классы УСД и ГОСТы   11

4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации   13
1. Основные группы организационно-распорядительных 
   документов   13
2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации   13
5. Электронный документооборот   17
1. Задачи и принципы  17
2. Новый национальный стандарт по документообороту   19
3. Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007   19

Заключение   22

Список использованной литературы   23

Приложение 1   24

Перечень основных законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами 
и архивного дела

Приложение 2   27

Реквизиты организационно-распорядительных документов

 

ВВЕДЕНИЕ

     Управленческий  труд основывается на научной организации труда, которая предполагает такую рациональную постановку работы, при которой 
с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

     Управленческий труд совершенствуется путем внедрения механизации 
и автоматизации, которые предъявляют к обрабатываемым документам жесткие требования: к формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и порядку работы с ними.

     В настоящее время регламентация документирования, организации технологии документационного обеспечения управления ведётся в нескольких направлениях: законодательное урегулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

     В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество  разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены  для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы –системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

     При работе с документами, очень важно определить к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

     Цель  данной работы – рассмотреть различные системы документации 
и их классификации, унифицированную систему документации и изучить один 
из основных видов управленческой документации учреждений, организаций 
и предприятий - служебные организационно-распорядительные документы; представить информацию о ГОСТах Российской Федерации по документо-обороту и документационному обеспечению управления, а также рассмотреть систему электронного документооборота.

 

1. системЫ унификации 
И стандартизации документов

Основные цели и принципы унификации

      Система документации – это совокупность различных видов 
и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

     Основными направлениями совершенствования документации и доку-ментооборота являются унификация и стандартизация. Они являются одним из факторов повышения производительности управленческого труда.

     Унификация – это процесс «приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию», а также выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения.

     Основными принципами унификации документов являются:

• унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документа для конкретной системы документации 
  и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации 
  и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
• комплексность унификации. При её проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
• информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска 
  и подтверждения юридической силы документа;
• сокращение числа видов документов. Достигается за счёт совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
• стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
• сопряжение с действующими системами классификации 
  и кодирования технико-экономической информации;
• экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

     Унификация  обычно проводится как предварительный этап стандар-тизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Основные  цели стандартизации

• сокращение количества применяемых в управлении документов;
• типизация их форм;
• установление единообразных требований к документам, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;
• снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку 
  и обработку документов;
• достижение информационной совместимости баз данных, создаваемых 
  в различных отраслях деятельности.

     Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых 
в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения 
в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартов. Стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований 
к объекту. Требования стандартизации носят обязательный характер в пределах сферы его распространения.

      Стандарты в области делопроизводства и документооборота содержат чётко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

 

       Стандарты рассматривают следующие  вопросы:

• требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса 
  и введены в систему документооборота, какую информацию эти документы должны содержать, какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
• требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
• требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
• требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к исполь-зованию;
• требования к системам, в задачи которых входит создание 
  и сохранение документов;
• инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов после истечения срока хранения¹.

2. РАЗЛИЧНЫЕ  ВИДЫ 
СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

     В управленческой деятельности и делопроизводстве органов управления используются различные  системы документации:

• организационно-распорядительная (ОРД);
• плановая;
• отчётная;
• финансовая;
• документация по материально-техническому обеспечению;
• договорная;
• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т.д.;
• система служебной документации и документации с грифом секретности.

      Документы, составляющие ту или иную систему документации, 
в комплексе обеспечивают документирование определённой управленческой функции или вида деятельности. Дадим краткую характеристику указанных систем документации.

Организационно-распорядительная система

     Назначением организационно-распорядительной системы докумен-тации (ОРД) является регламентирование деятельности организации во всех её аспектах. К этой системе документации относятся: уставы организаций, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, инструкции, регламентирующие отдельные направления в деятельности организации, должностные инструкции.

     Система организационно-распорядительных документов призвана регулировать деятельность всей организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов и т. д.). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

     Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются 
в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Система плановой документации

     Общим назначением плановой документации является установление целей и задач  деятельности организации, определение необходимых ресурсов 
и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, 
по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.