Система документации, унифицированная система документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации

      Принципы  управления документами в равной степени применимы 
к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход 
от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, 
а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

      Многие  вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так 
и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации.

      Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, 
но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

      Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства.

Новый национальный стандарт 
по документообороту 2007 года

      В 2007 году введён в действие новый стандарт в области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов 
по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Новый национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».

      Россия  интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, 
и в этой связи всё острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сферах информационных технологий и докумен-тационного обеспечения управления.

      Создание  международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» («Информация  и документация – Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление  архивами (документами)», действующим  в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации 
по стандартизации (ИСО – ISO, International Organization for Standardization), явилось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.

Назначение и структура 
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

      В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации  на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».

      Приказом  ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и введён в действие с 1 июля 2007 г. ГОСТ состоит из 11 разделов:

• область применения;
• нормативные ссылки;
• термины и определения;
• преимущества управления документами;
• нормативная среда;
• политика управления документами и ответственность;
• требования к управлению документами;
• проектирование и внедрение системы управления документами;
• процессы управления документами и контроль;
• мониторинг и аудит;
• обучение.

      Данный  стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации».

      Стандарт  регулирует процессы управления документами  государст-венных, коммерческих и общественных организаций, предназначенных для внутреннего или внешнего пользования.

      Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них  документов, а также обеспечения  соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

      Действие  этого ГОСТа распространяется на документы (всех форматов 
и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

      Стандарт, в целом, носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК).

      ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ  раздел – «Политика управления документами  и ответст-венность», в котором, в том числе, сказано: «Ответственность и полномочия 
в области управления документами должны быть чётко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несёт ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит 
в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях 
и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена 
на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

      Стандарт  содержит также ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, её соответствие нормативной среде 
и требованиям отчётности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддержи-ваемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

      Стандарт  содержит методические рекомендации по проектированию 
и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере отражён не был. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, 
а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. 
В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчётности.

Заключение

     Эффективность управления в значительной степени базируются 
на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. 
От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу⁷. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность 
и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

      Нисколько не приуменьшая  практическую ценность, актуальность 
и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно 
в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизован 
и огосударствлено. Поэтому международный стандарт ИСО 154989-2001 
не является для нас чем-то новым, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики «играл» по своим самостоятельно установленным (зачастую в пределах одной компании) правилам.

Список  использованной 
литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону, «Феникс», 2001
2. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления 
   в условиях автоматизации документооборота), Делопроизводство, 1999 № 2
3. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к офор-млению документов.
4. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопро-изводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт-Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998
5. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Журнал «Секретарь-референт», 2008, № 1
7. Журнал «Секретарь-референт», 2008, № 5
8. Журнал «Секретарь-референт», 2007, № 6
9. Краткий словарь видов и разновидностей документов. Главархив, ВНИИДАД, М., 1974
10. Организация работы с документами: Учебник (под ред. проф. В.А. Кудряева) 2-е изд., перераб. и доп., ИНФРА-М, М., 592 с., 2002
11. «Делопроизводство в системе государственного управления», Учебно-практическое пособие, 2001

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ  ОСНОВНЫХ  ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ 
АКТОВ  И  НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ 
ДОКУМЕНТОВ,  РЕГУЛИРУЮЩИХ  СФЕРУ  ИНФОРМАЦИИ 
И  ДОКУМЕНТАЦИИ,  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО 
ОБЕСПЕЧЕНИЯ У ПРАВЛЕНИЯ,  УПРАВЛЕНИЯ 
ДОКУМЕНТАМИ  И  АРХИВНОГО  ДЕЛА

1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008)
2. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах 
   с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006)
3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007)
4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле 
   в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007)
5. Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
6. Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
8. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» 
   (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007)
9. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007)
10. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005)
11. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 
    «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006)
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33
13. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233
14. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/ПС.
15. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176
16. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2
17. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ 
    от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008)
18. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ 
    от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008)
19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России 
    от 08.11.2005 № 536
20. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006)
21. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
22. Правила организации хранения, комплектования, учета и исполь-зования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях 
    и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19
23. Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 
    «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»
24. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290
25. Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17
26. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины 
    и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28
27. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
28. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
30. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005
31. Организационно-распорядительная документация. Требования 
    к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003
32. Перечень типовых управленческих документов, образующихся 
    в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003)
33. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов 
    и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297
34. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы 
    по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72
35. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152
36. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23