Система документации, унифицированная система документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации

      Она включает в себя пять основных групп  документов:

• организационная–правовая документация (положения, уставы, инструкции, правила, определяющие статус учреждения, организации, его структурные звенья и порядок их работы);
• распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения);
• информационно-справочная документация (письма, телеграммы, докладные записки, сводки, запросы, справки и т.д.);
• документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела и карточки, приказы о переводах, характеристики, удостоверения 
  и т.д.);
• документация по предложениям, заявлениям, жалобам граждан 
  и коллективов.

      Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

      Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, её компетенцию, структуру, штатную численность 
и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

      Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида 
и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руково-дителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

      С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или 
до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

      Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

      Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы 
и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

      Текст большинства организационно-правовых документов состоит 
из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты 
и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

      В процессе подготовки организационно-правовые документы 
в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) 
со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним 
из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

      К организационно-правовым документам относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

      Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.³ Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.⁴

      Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, её компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

      Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз 
по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руково-дителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

      В юридическом плане распорядительные документы относятся 
к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

    С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и терри-ториальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

     Основанием  для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

      Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

      С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

      Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

      Документы этой системы играют служебную роль по отношению 
к организационно-правовым и распорядительным документам. ⁵

      Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх 
по системе управления: от работника к руководителю подразделения, 
от руководителя подразделения к руководителю организации, от подве-домственной организации в вышестоящую.

      В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

      Документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела и карточки, приказы о переводе, характеристики, удостоверения 
и т.д.). Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку 
и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам должны разрабатываться кадровыми службами самостоятельно. Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

     Документация по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и коллективов – обращения граждан Российской Федерации и юридических лиц с предложениями, заявлениями и жалобами - важное средство осуществления охраны прав личности. Порядок и организация рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан и юридических лиц в МСТ строится в соответствии с действующим законодательством.

5. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Задачи  и принципы

      В Российской Федерации, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в электронном делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

      Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

• обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
• интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
• увеличение объёмов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
• совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации 
  и администрирования государственных услуг.

      Исходя  из контрольных значений показателей  развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %⁶. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

      С началом широкомасштабного использования  в делопроизводстве информационных технологий область электронного документооборота стала многогранной и быстро изменяющейся, что тут же нашло отражение 
в соответствующих национальных и международных стандартах.

      Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании правил работы сотрудников 
в условиях внедрения информационных технологий. Эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются 
в соответствующих нормативных и методических документах. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.