Система экспертных органов Республики Беларусь: структура, функции, особенности работы

При всем многообразии экспертных органов первичной экспертной комиссией является экспертная комиссия учреждений, организаций, предприятий.

Таким образом, государственные органы, государственные организации в соответствии с правилами и инструкциями, издаваемыми органами Государственной архивной службы, обеспечивают сохранность, учет, отбор документов государственной части Национального архивного фонда и подготовку их для передачи на постоянное хранение. Для этого образуются различные экспертные органы, такие как экспертные комиссии, Центральные экспертные комиссии, экспертно-проверочные комиссии и Центральная экспертно-проверочная комиссия. Все они являются совещательными, коллегиальными органами и в своей работе руководствуются множеством нормативных документов Республики Беларусь, в соответствии с которыми осуществляют свою деятельность. В этих документах также указаны все функции, права, задачи и порядок организации работы соответствующих экспертных органов.

1.2 Функции экспертных органов

Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов архивного фонда Республики Беларусь осуществляется рядом экспертных комиссий.

Экспертная комиссия и Центральные экспертные комиссии взаимосвязаны по соподчиненности, так же как и экспертно-проверочная комиссия и Центральная экспертно-проверочная комиссия. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств.

Большинство функций Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий, связанных с практической работой, совпадает. Так, экспертные и экспертно-проверочные комиссии рассматривают и одобряют проекты номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры по учреждению; график передачи материалов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом) [13, с.8].

Экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения.

Центральная экспертная комиссия осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия просматривает описи, составленные в учреждениях, после чего выносит дела на одобрение в экспертно-проверочную комиссию. Экспертные комиссии и Центральные экспертные комиссии:

- утверждают описи  дел долговременного хранения по учреждению и по подведомственным организациям;

- рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документальных материалов с истекшими сроками хранения;

- оказывают методическую помощь подведомственным структурам, не состоящим на учете в архивных учреждениях;

- ведут исследование ценности различных групп документов.

Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. После чего принимается решение о представлении предложений на утверждение экспертно-проверочной комиссии.

У Центральной экспертной комиссии как органа центрального учреждения ведомства есть функции, присущие только ей. Одной из важнейших функций Центральной экспертной комиссии является методическая работа в области экспертизы. Центральная экспертная комиссия рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и передачей документов, подлежащих передаче в государственные архивы, классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (экспертная комиссия принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий). Центральная экспертная комиссия рассматривает проекты таких документов, как рекомендации по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списки учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых  подлежат и не подлежат передаче на государственное хранение; типовые положения об экспертных комиссиях структурных подразделений и подведомственных организаций, другие нормативно-методические пособия.

Все эти проекты после одобрения Центральной экспертной комиссией и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. По согласованию с архивным учреждением Центральная экспертная комиссия может вынести решение о предоставлении экспертным комиссиям структурных подразделений ведомства и подчиненных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.

Таким образом, Центральная экспертная комиссия ведомства выполняет и функции, присущие экспертной комиссии учреждения, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства [6, с.71-72].

Экспертные комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям. В частности, они осуществляют:

1)                экспертизу ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после усовершенствования обработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.);

2)                рассмотрение разработанных в архиве методических пособий по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного хранения, рабочие инструкции и др.);

3)                работу по комплектованию государственного архива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в государственный архив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению и т.п.).

Экспертно-проверочные комиссии органов управления архивным делом и центральных государственных архивов занимаются широкими вопросами экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов (в пределах своей компетенции). В функции экспертно-проверочных комиссий входит рассмотрение:

- списков учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государ­ственное хранение;

- перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;

- проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

- предло­жений об изменении сроков хранения отдельных категорий доку­ментов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номен­клатурами (с последующим внесением предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию);

- описей на дела постоянного хранения и по личному составу, пред­ставляемых учреждениями;

- вопроса о комплектовании государственного архива документами личного происхождения;

- методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов;

- согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»;

- заслушивание экспертных комиссий учреждений и оказание им помощи.

Кроме того, в функции экспертно-проверочных комиссий архивных органов входит вынесение рекомендации по методическим вопросам экспертизы ценности  документов и комплектованию государственных архивов [3, с.26-27].

Центральной экспертно-проверочной комиссия является высшей инстанцией по вопросам эксперти­зы ценности документов. Она выполняет следующую работу:

- разрабатывает принципы комплектования Архивного фонда Республики Беларусь и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общебелорусского значения;

- разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности до­кументов государственных архивов Республики Беларусь и определяет категории учреждений, организа­ций и предприятий, от которых производится прием докумен­тов в государственные архивы;

- разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;

- определяет состав документов, подлежащих хране­нию в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;

- рассма­тривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;

- вы­носит решения о разрешении отдельным министерствам и ве­домствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уни­чтожении документов [7, с.46].

Таким образом, экспертные комиссии взаимосвязаны по соподчиненности и большинство их функций совпадает. Но каждая экспертная комиссия расширяет свои полномочия в зависимости от её значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. В то же время каждая комиссия имеет и выполняет свои, присущие только ей, функции.

1.3 Права, задачи и организация работы экспертных органов

Первичным экспертным органов в учреждении, организации, предприятии является ее экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создаются приказом руководителя организации, предприятия, учреждения в соответствии с Положением о ней из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия является совещательным, коллегиальным органом.

Экспертная комиссия предприятия, учреждения, организации рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела рассматриваются полистно, чтобы не было ошибок.

Определение сроков хранения документов проводится по типовым и ведомственным перечням.

Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Государственным комитетом по архивам и делопроизводству. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Государственным комитетом по архивам и делопроизводству.

По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечнях, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важностью документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы организации, предприятия, учреждения подразделяются на четыре группы:

1)                документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

2)                документы передаваемые на длительное хранение в архив гимназии (со сроком хранения свыше 10 лет);

3)                документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

4)                документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение) [12, с.55].

Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями учреждений государственного архива, с Центральной экспертной комиссией отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания и консультативную помощь.

Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному руководством.

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.